ОПЫТ РАЗРАБОТКИ РЕФЕРЕНСНОЙ МОДЕЛИ СМАРТ-ОФИСА ДЕПУТАТА ЗАКОНОДАТЕЛЬНОГО СОБРАНИЯ.
с дополнениями
DIGITAL APPROACHES TO THE TRANSFORMATION OF LEGISLATIVE ACTIVITY.
EXPERIENCE DEVELOPINGTHE DEPUTY SMART OFFICE REFERENCE MODEL.
с дополнениями
DIGITAL APPROACHES TO THE TRANSFORMATION OF LEGISLATIVE ACTIVITY.
EXPERIENCE DEVELOPINGTHE DEPUTY SMART OFFICE REFERENCE MODEL.
Малык Вадим Витальевич
Депутат Законодательного Собрания Ленинградской области, Председатель рабочей группы по совершенствованию законодательства в сфере патриотического воспитания.
Коломыцев Михаил Владимирович
Депутат Законодательного Собрания Ленинградской области, Председатель постоянной комиссия по жилищно-коммунальному хозяйству и топливно-энергетическому комплексу.
Миллер Сергей Михайлович
Эксперт-консультант в области проектного управления.
Keywords: digital transformation, reference model, road map for digital transformation, IT- processes, project management, the project smart office.
Депутат Законодательного Собрания Ленинградской области, Председатель рабочей группы по совершенствованию законодательства в сфере патриотического воспитания.
Коломыцев Михаил Владимирович
Депутат Законодательного Собрания Ленинградской области, Председатель постоянной комиссия по жилищно-коммунальному хозяйству и топливно-энергетическому комплексу.
Миллер Сергей Михайлович
Эксперт-консультант в области проектного управления.
Keywords: digital transformation, reference model, road map for digital transformation, IT- processes, project management, the project smart office.
Законодательная сфера государственной деятельности подлежит усовершенствованию и цифровой трансформации, в том числе и на уровне регионального парламента.
Совершенствование законодательства Ленинградской области, осуществляемое в настоящее время, направлено на выведение области общественных отношений на современный уровень, их переходу на цифровую платформу общего взаимодействия и участия, в том числе, к цифровому правительству, созданию региональной цифровой информационной платформы – портала Ленинградской области в сфере общественного взаимодействия с органами государственной власти (единое цифровое окно - ситуационный центр).
Как следствие, трансформации подлежит и сфера законодательной деятельности, которая позволит создать основу последующих изменений.
Основания осуществления цифровой трансформации в законодательной сфере Ленинградской области:
1. На сегодняшний день стратегия цифровой трансформации реализуется на основе стратегии социально-экономического развития Ленинградской области, что приведет к корректному комплексному планированию, в том числе, сокращению расходов денежных средств и их эффективному использованию на основе утверждённых KPI.
2. Налаживаются эффективные коммуникации между обществом и органами законодательной и исполнительной власти, растет прозрачность/осведомленность о выгодах, которые может принести использование инструментов цифровой трансформации для достижения поставленных целей.
3. Стратегия цифровой трансформации включает стратегический и операционный (проектный)планы преобразований. Результатом являются решения в области цифровой трансформации, принимаемые на основе сформированной концепции. Участники (команды проектов) определяют приоритеты, действуют согласованно и, соответственно, более эффективно.
4. Постоянный рост уровня зрелости, улучшения (совершенствования) процессов цифровой трансформации приводят к достижению высоких/приемлемых результатов и способствует проведению серьезных изменений в цифровой инфраструктуре, прикладных информационных системах. Дополнительным стимулом к изменениям при высокой зрелости процессов является наличие данных о прошлой деятельности, детального учета затрат и качества транзакций, отзывов и комментариев пользователей.
5. Использование проектного подхода к управлению цифровой трансформацией, что позволяет учесть повторяемость использования лучших практик и тиражирование передового опыта.
Необходимо отметить, что разрабатываемая референсная модель является общей для всех сфер законодательной деятельности в Ленинградской области и не акцентирует особенности каждой сферы деятельности.
В настоящее время реализуются пилотные проекты в ЗАКС Ленинградской области. Создан цифровой смарт офис депутата, и смарт офис постоянной комиссии. На них ведётся отработка сценариев и процессов цифровой трансформации.
Отработка в ходе пилотного проекта показала, что стратегия цифровой трансформации должна учитывать:
· Доступность надежной и нужной информации для принятия решений.
· Соблюдение внутренних политик.
· Знания, экспертиза и инициативность для осуществления инноваций.
Стратегия цифровой трансформации законотворчества — это часть общей стратегии развития региона, либо отдельно выделенный документ, в котором указано, каким образом, в какие сроки, за счет каких технологий и за какие деньги регион может повысить эффективность законодательной сферы.
Она отвечает на вопрос как, с точки зрения цифровой трансформации, регион должен работать, чтобы достигнуть своих целей.
Наличие стратегии цифровой трансформации, а также соответствие стратегии цифровой трансформации стратегии развития региона приводит к тому, что отдача от реализации проектов весьма высока. В таких случаях, инвестиции в цифровую трансформацию являются эффективными и результативными. При этом не существует достоверных методов учёта дополнительной общественной польз (блага), существенно повышающих эффективность цифровой трансформации.
Принятие стратегических решений в области цифровой трансформации базируются на следующих 11 принципах, которые были разработаны командой трансформации (в том числе в составе совместной рабочей группы ЗАКС и Правительства области):
1. Общественно ориентированные цели цифровой трансформации
Описание: Цели цифровой трансформации определяются в соответствии с целями, поставленными Президентом Российской Федерации в Майском Указе и национальных проектах.
Ценность: Создание связи между целями региона и целями цифровой трансформации. Достижение целей региона требует получения ряда результатов цифровой трансформации, которые описываются целями стратегии Ленинградской области.
2. Стратегическая долгосрочная ценность превыше дешевых мгновенных выгод.
Описание: Должна обеспечиваться оптимальная добавочная ценность от принимаемых решений, инициатив, на основе предварительно подготовленного кейса (реализуемого пилотного проекта).
Ценность: Фокусировка задач и целей цифровой трансформации на получение ценности от принимаемых решений.
3. Управление и минимизация рисков цифровой трансформации.
Описание: в регионе должна проводиться регулярная оценка рисков цифровой трансформации с последующей разработкой мероприятий по их минимизации.
Ценность: Управление рисками цифровой трансформации.
4. Управление отношениями общества, ветвей власти и цифровой трансформации.
Описание: команда цифровой трансформации должна строить взаимоотношения с обществом в качестве их равноценного партнера на основе взаимного доверия с использованием понятных определений и терминологии.
Ценность: Налаживание взаимопонимания между правительством, ЗАКС и командой цифровой трансформации.
5. Использование цифровых инноваций.
Описание: Команда цифровой трансформации должна быть нацелена на достижение конкурентных преимуществ с помощью внедрения и использования цифровых инноваций.
Ценность: Использование инноваций для получения конкурентного преимущества.
6. Управление знаниями и компетенциями в области цифровой трансформации.
Описание: Команда цифровой трансформации должна обеспечить своевременное обучение в соответствии с приоритетными задачами, а также обеспечить процесс накопления и передачи знаний между сотрудниками.
Ценность: Повышение эффективности работы, сохранение и накопление знаний и компетенций.
7. Управление активами.
Описание: Команда цифровой трансформации должна вести учет активов и ресурсов, а также минимизировать их диверсификацию и максимизировать их консолидацию. Осуществить формирование портфеля цифровых компетенций.
Ценность: Эффективное использование активов и ресурсов, оптимизация расходов на приобретение активов, в том числе за счёт достижения эффекта масштаба.
8. Аутсорсинг процессов цифровой трансформации и управление соглашениями о сервисах
Описание: Команда должна обеспечить передачу на аутсорсинг некритичных процессов с учетом параметров «цена-качество» и обеспечить оптимальный уровень гибкости и масштабируемости сервисов цифровой трансформации посредством соглашения об уровне сервиса (SLA).
Ценность: Сосредоточение усилий сотрудников на основной деятельности и возможность заложить и поддерживать высокие стандарты цифровой трансформации для максимизации их эффективности.
9. Облачные технологии.
Описание: Команда должна обеспечивать плавный переход на облачные технологии в качестве альтернативного технологического решения с учетом параметров «цена-качество».
Ценность: Оптимизация временных и материальных затрат на внедрение и поддержание систем цифровой трансформации, повышение гибкости работы с ними.
10. Приобретение систем и оборудования.
Описание: Команда и регион должна обеспечить наиболее оптимальный выбор между арендой и покупкой систем и мощностей с учетом параметров «цена-качество».
Ценность: Повышение долгосрочной эффективности инвестиций в системы цифровой трансформации и мощности.
11. Регламентация деятельности цифровой трансформации.
Описание: Команда и регион должна обеспечить регламентацию деятельности по цифровой трансформации. Должны быть описаны политика в области информационных технологий и политика в области информационной безопасности. Должны быть решены правовые и этические вопросы в цифровом пространстве
Ценность: Полное представление о реализации принципов на практике, и обеспечение соответствия принятых решений принципам. С их помощью можно показать зрелость подходов и моделей цифровой трансформации.
Таким образом, следование вышеперечисленным принципам, позволит региону избежать ошибок и финансовых потерь и обеспечить достижение запланированных результатов в области трансформации законодательной деятельности, ее приближение к нуждам граждан и общества.
Совершенствование законодательства Ленинградской области, осуществляемое в настоящее время, направлено на выведение области общественных отношений на современный уровень, их переходу на цифровую платформу общего взаимодействия и участия, в том числе, к цифровому правительству, созданию региональной цифровой информационной платформы – портала Ленинградской области в сфере общественного взаимодействия с органами государственной власти (единое цифровое окно - ситуационный центр).
Как следствие, трансформации подлежит и сфера законодательной деятельности, которая позволит создать основу последующих изменений.
Основания осуществления цифровой трансформации в законодательной сфере Ленинградской области:
1. На сегодняшний день стратегия цифровой трансформации реализуется на основе стратегии социально-экономического развития Ленинградской области, что приведет к корректному комплексному планированию, в том числе, сокращению расходов денежных средств и их эффективному использованию на основе утверждённых KPI.
2. Налаживаются эффективные коммуникации между обществом и органами законодательной и исполнительной власти, растет прозрачность/осведомленность о выгодах, которые может принести использование инструментов цифровой трансформации для достижения поставленных целей.
3. Стратегия цифровой трансформации включает стратегический и операционный (проектный)планы преобразований. Результатом являются решения в области цифровой трансформации, принимаемые на основе сформированной концепции. Участники (команды проектов) определяют приоритеты, действуют согласованно и, соответственно, более эффективно.
4. Постоянный рост уровня зрелости, улучшения (совершенствования) процессов цифровой трансформации приводят к достижению высоких/приемлемых результатов и способствует проведению серьезных изменений в цифровой инфраструктуре, прикладных информационных системах. Дополнительным стимулом к изменениям при высокой зрелости процессов является наличие данных о прошлой деятельности, детального учета затрат и качества транзакций, отзывов и комментариев пользователей.
5. Использование проектного подхода к управлению цифровой трансформацией, что позволяет учесть повторяемость использования лучших практик и тиражирование передового опыта.
Необходимо отметить, что разрабатываемая референсная модель является общей для всех сфер законодательной деятельности в Ленинградской области и не акцентирует особенности каждой сферы деятельности.
В настоящее время реализуются пилотные проекты в ЗАКС Ленинградской области. Создан цифровой смарт офис депутата, и смарт офис постоянной комиссии. На них ведётся отработка сценариев и процессов цифровой трансформации.
Отработка в ходе пилотного проекта показала, что стратегия цифровой трансформации должна учитывать:
· Доступность надежной и нужной информации для принятия решений.
· Соблюдение внутренних политик.
· Знания, экспертиза и инициативность для осуществления инноваций.
Стратегия цифровой трансформации законотворчества — это часть общей стратегии развития региона, либо отдельно выделенный документ, в котором указано, каким образом, в какие сроки, за счет каких технологий и за какие деньги регион может повысить эффективность законодательной сферы.
Она отвечает на вопрос как, с точки зрения цифровой трансформации, регион должен работать, чтобы достигнуть своих целей.
Наличие стратегии цифровой трансформации, а также соответствие стратегии цифровой трансформации стратегии развития региона приводит к тому, что отдача от реализации проектов весьма высока. В таких случаях, инвестиции в цифровую трансформацию являются эффективными и результативными. При этом не существует достоверных методов учёта дополнительной общественной польз (блага), существенно повышающих эффективность цифровой трансформации.
Принятие стратегических решений в области цифровой трансформации базируются на следующих 11 принципах, которые были разработаны командой трансформации (в том числе в составе совместной рабочей группы ЗАКС и Правительства области):
1. Общественно ориентированные цели цифровой трансформации
Описание: Цели цифровой трансформации определяются в соответствии с целями, поставленными Президентом Российской Федерации в Майском Указе и национальных проектах.
Ценность: Создание связи между целями региона и целями цифровой трансформации. Достижение целей региона требует получения ряда результатов цифровой трансформации, которые описываются целями стратегии Ленинградской области.
2. Стратегическая долгосрочная ценность превыше дешевых мгновенных выгод.
Описание: Должна обеспечиваться оптимальная добавочная ценность от принимаемых решений, инициатив, на основе предварительно подготовленного кейса (реализуемого пилотного проекта).
Ценность: Фокусировка задач и целей цифровой трансформации на получение ценности от принимаемых решений.
3. Управление и минимизация рисков цифровой трансформации.
Описание: в регионе должна проводиться регулярная оценка рисков цифровой трансформации с последующей разработкой мероприятий по их минимизации.
Ценность: Управление рисками цифровой трансформации.
4. Управление отношениями общества, ветвей власти и цифровой трансформации.
Описание: команда цифровой трансформации должна строить взаимоотношения с обществом в качестве их равноценного партнера на основе взаимного доверия с использованием понятных определений и терминологии.
Ценность: Налаживание взаимопонимания между правительством, ЗАКС и командой цифровой трансформации.
5. Использование цифровых инноваций.
Описание: Команда цифровой трансформации должна быть нацелена на достижение конкурентных преимуществ с помощью внедрения и использования цифровых инноваций.
Ценность: Использование инноваций для получения конкурентного преимущества.
6. Управление знаниями и компетенциями в области цифровой трансформации.
Описание: Команда цифровой трансформации должна обеспечить своевременное обучение в соответствии с приоритетными задачами, а также обеспечить процесс накопления и передачи знаний между сотрудниками.
Ценность: Повышение эффективности работы, сохранение и накопление знаний и компетенций.
7. Управление активами.
Описание: Команда цифровой трансформации должна вести учет активов и ресурсов, а также минимизировать их диверсификацию и максимизировать их консолидацию. Осуществить формирование портфеля цифровых компетенций.
Ценность: Эффективное использование активов и ресурсов, оптимизация расходов на приобретение активов, в том числе за счёт достижения эффекта масштаба.
8. Аутсорсинг процессов цифровой трансформации и управление соглашениями о сервисах
Описание: Команда должна обеспечить передачу на аутсорсинг некритичных процессов с учетом параметров «цена-качество» и обеспечить оптимальный уровень гибкости и масштабируемости сервисов цифровой трансформации посредством соглашения об уровне сервиса (SLA).
Ценность: Сосредоточение усилий сотрудников на основной деятельности и возможность заложить и поддерживать высокие стандарты цифровой трансформации для максимизации их эффективности.
9. Облачные технологии.
Описание: Команда должна обеспечивать плавный переход на облачные технологии в качестве альтернативного технологического решения с учетом параметров «цена-качество».
Ценность: Оптимизация временных и материальных затрат на внедрение и поддержание систем цифровой трансформации, повышение гибкости работы с ними.
10. Приобретение систем и оборудования.
Описание: Команда и регион должна обеспечить наиболее оптимальный выбор между арендой и покупкой систем и мощностей с учетом параметров «цена-качество».
Ценность: Повышение долгосрочной эффективности инвестиций в системы цифровой трансформации и мощности.
11. Регламентация деятельности цифровой трансформации.
Описание: Команда и регион должна обеспечить регламентацию деятельности по цифровой трансформации. Должны быть описаны политика в области информационных технологий и политика в области информационной безопасности. Должны быть решены правовые и этические вопросы в цифровом пространстве
Ценность: Полное представление о реализации принципов на практике, и обеспечение соответствия принятых решений принципам. С их помощью можно показать зрелость подходов и моделей цифровой трансформации.
Таким образом, следование вышеперечисленным принципам, позволит региону избежать ошибок и финансовых потерь и обеспечить достижение запланированных результатов в области трансформации законодательной деятельности, ее приближение к нуждам граждан и общества.
