Тенденции управления проектами: Будущее управления проектами

Практически любой бизнес выиграет от управления проектами, искусства достижения ваших бизнес-целей в рамках реалистичных параметров. С каждым годом инновации в этой области делают достижение этой цели проще, чем когда-либо.

Чтобы узнать, что ждет управление проектами на горизонте, мы поговорили с несколькими экспертами, чтобы узнать их мнение о новых тенденциях отрасли. Итак, если вам интересно узнать, как будет выглядеть управление проектами в 2024 году и далее, читайте дальше!

Широкое внедрение технологий следует за растущим спросом на лучшие результаты.

Искусственный интеллект и аналитика обещают снизить частоту неудач бизнес-проектов и повысить вероятность успешных результатов.

По мере того, как искусственный интеллект и аналитика упрощают практическую сторону управления проектами, компании переключают внимание на человеческие элементы, такие как мягкие навыки, эмоциональный интеллект и командное взаимодействие.

Достижения в области программного обеспечения и гибридных методологий управления проектами помогают руководителям проектов ориентироваться в работе с удаленными и рассредоточенными командами.

Современное программное обеспечение для управления проектами обеспечивает предприятиям беспрецедентную адаптивность и гибкость.

Искусственный интеллект (ИИ)

Искусственный интеллект производит фурор во всех отраслях благодаря своей беспрецедентной способности улучшать основные бизнес-операции. От автоматизации простых задач до анализа настроений пользователей компании используют искусственный интеллект и алгоритмы для разработки лучших практик и повышения эффективности повседневной деятельности. 62% компаний согласны с тем, что с помощью искусственного интеллекта они стали более продуктивными и действенными.

Это особенно актуально для области управления проектами, где эффективность играет решающую роль. Искусственный интеллект может способствовать успеху проектов множеством способов, в том числе:

Как и во всех отраслях, существует большой интерес к потенциалу искусственного интеллекта. В краткосрочной перспективе искусственный интеллект может автоматизировать такие трудоемкие действия, как составление и публикация протоколов собраний.

“Мы также можем увидеть инструменты, которые могут помочь в разработке, пересмотре и мониторинге графиков и планов проектов. Искусственный интеллект не устранит необходимость в менеджерах проектов. Вместо этого это позволит им заниматься деятельностью, требующей критического мышления или навыков межличностного общения, которые сейчас невозможно автоматизировать ”.

Взяв на себя эти задачи, искусственный интеллект также может помочь снизить количество неудачных проектов, которые были серьезной проблемой в этой области в течение очень долгого времени. Хотя с годами это число снижалось, последнее исследование Института управления проектами показало, что средний процент неудач проектов остается на уровне 28%.

Статистика Неудач проектов

Институт управления проектами прослеживает внедрение искусственного интеллекта еще с докомпандемического периода, когда первые пользователи использовали его возможности для улучшения качества обслуживания клиентов, эффективности сотрудников и результатов проектов. Теперь, при его более широком использовании, он помогает управлять и прогнозировать ключевые факторы, такие как стоимость, продолжительность и прогресс, одновременно упрощая выполнение.

Однако, по мнению эксперта Шейна Анастази, генерального директора PS Principles, его перспективы могут быть немного завышены. Он говорит:

хотя искусственный интеллект по-прежнему многообещающий, он недостаточно полезен для оказания помощи. Мы создали довольно много моделей, которые пытаются использовать наши лучшие практики управления проектами, чтобы помочь руководителям проектов принимать решения по проектам. Самая большая проблема, с которой мы сталкиваемся, заключается в том, что слишком большой объем данных создает слишком много вариантов, а искусственный интеллект не может отличить лучшую практику от плохой.

Даже при использовании подходов RAG (Retrieval Augmented Generation) модели хотят ‘внедрять’ неправильные шаги, которые проистекают из ‘общих’ знаний, в отличие от ограничения знаний исключительно областью управления проектами. По сути, переизбыток общих знаний сводит на нет лучшие практики, заложенные в модель.”

Цитата Шейна Анастази об искусственном интеллекте

Идеи Анастази совпадают с прогнозами PMI в области искусственного интеллекта. Поскольку эта технология находится в постоянном развитии, единственный способ по-настоящему использовать ее ценность - инвестировать в собственных специалистов и оставаться на переднем крае. Высокопроизводительные организации с надежными стратегиями цифровой трансформации получат самую большую награду, особенно если они инвестируют в постоянное повышение квалификации сотрудников, чтобы идти в ногу с технологическими достижениями.

Хотя ИИ призван упрощать работу, сотрудники по-прежнему должны знать, как эффективно его использовать, чтобы компании могли получить максимальную отдачу от своих инвестиций. PMI указывает, что компаниям необходимо либо нанимать, либо обучать специалистов по ИТ и данным для поддержки приложений искусственного интеллекта, а также создавать стратегии управления данными, чтобы процесс был организованным и прозрачным.

И, несмотря на большой потенциал, жюри все еще не определилось, “докажет ли ИИ, что он способен заменить человекоподобный интеллект”, согласно PMI. Определенные достижения, такие как эмоциональный искусственный интеллект, который позволяет машинам считывать, анализировать и использовать наши эмоциональные состояния в деловых целях, также затрагивают этические аспекты, с которыми приходится иметь дело командам.

В конечном счете, в умелых руках искусственный интеллект может стать преимуществом для руководителей проектов, при условии, что он используется эффективно и ответственно. И, несмотря на столько усилий, затрачиваемых на разработку, ит продолжает становиться более удобным для пользователей, обычным явлением и способным решать сложные задачи.

Данные и аналитика

Владельцы бизнеса всегда знали ценность своих данных. Помимо практической повседневной работы, ваши данные обеспечивают невероятное понимание ключевых областей вашего бизнеса, от финансовых показателей до поведения клиентов. Теперь новые технологии, такие как аналитические функции в программном обеспечении для управления проектами, могут помочь вам действительно использовать эти данные в работе.

Управление проектами - это область, особенно основанная на данных. Но до 54% руководителей проектов не могут получить доступ к ключевым показателям эффективности проекта в режиме реального времени, оставляя этот важнейший ресурс неиспользованным.

Данные являются краеугольным камнем правильных управленческих решений. Они помогают при оценке рисков, планировании проекта, формировании команды, управлении качеством и так далее. И их влияние на успешные результаты неоспоримо.

Анастаси видит, что влияние аналитики растет по мере увеличения спроса на лучшие результаты проектов:

Это может проявляться в попытке отслеживать больше данных о заработанной стоимости (сравнение израсходованного бюджета с достигнутым прогрессом) для аналогичных по размеру и сложности проектов. Такого рода сравнение может дать рекомендацию типа ‘лучший в своем классе", которая может помочь предотвратить отклонение проекта от намеченного курса. ”

Со своей стороны, Анастази и PS Principles создают модели упреждающей оценки, которые используют текущее состояние проекта и данные для выявления факторов, предикторящих будущие проблемы.

Мы используем их, чтобы помочь руководителям проектов спрогнозировать, будет ли эскалация в их проекте в будущем, и предоставить планы корректирующих действий, чтобы руководитель проекта попытался избежать эскалации до того, как это произойдет. ”

По мере того, как команды совершенствуются в своих гибких практиках, основанных на рабочих процессах, использование прогнозной аналитики, которая помогает оценить время и усилия, необходимые для создания историй, также будет увеличиваться. Использование этой прогнозной аналитики может оказаться лучшим способом оценки стоимости и продолжительности проекта.”

Гибридные подходы

Пандемия COVID-19 многое изменила в нашей жизни и оказала длительное влияние на рабочие места. Гибридные среды стали нормой, и мы никогда по-настоящему не оглядывались назад.

В управлении проектами термин “гибрид” имеет несколько значений. Гибридное управление проектами - это стратегический подход к проектам, сочетающий традиционные и гибкие методологии, такие как Scrum или Канбан.

В многопроектных средах scrum-мастера используют различные стратегии, чтобы помочь своим командам решать сложные задачи. Использование гибридного подхода позволяет различным сотрудникам и областям проекта соответствовать одним и тем же целям, обеспечивая при этом гибкость для адаптации к потребностям каждого из них.

По мере изменения рабочих мест меняются и методологии, которыми пользуются менеджеры проектов. Алан Цукер говорит нам, что заметил сокращение использования Agile:

Наблюдается замедление или качественная потеря интереса к Agile. Некоторые компании объявили о ‘победе’ и сократили штат сотрудников по гибкой трансформации. Коллеги сообщают об ослаблении интереса к гибкому коучингу и обучению. Роль технического тренера по гибкому управлению, похоже, набирает обороты. Неясно, что движет этим сдвигом в гибком управлении, временный ли это всплеск или долгосрочная тенденция. ”

В конечном счете, руководители проектов озабочены тем, что позволит добиться успешных результатов наиболее эффективным способом. Найти правильную гибридную стратегию становится еще сложнее в гибридной рабочей среде. Известно, что удаленными и рассредоточенными командами сложнее управлять, особенно если сотрудники работают асинхронно или в разных часовых поясах, или у них разный опыт или стили работы.

Стратегии удаленного управления проектами учитывают эти конкретные препятствия и потребности. Основой служит прозрачная коммуникация, которой способствуют функции, способствующие командной работе. Как отмечает Цукер.:

Еще одной важной тенденцией является переход к инструментам управления рабочим пространством для совместной работы, которые позволяют командам работать в режиме онлайн. Эти инструменты позволяют удаленным или распределенным командам создавать источники информации, доступные всем членам команды. ”

Установление реалистичных ожиданий и четких заданий с помощью конкретных зависимостей и этапов также помогает поддерживать работоспособность команд.

Эмоциональный интеллект

Бизнес - это не только данные и цифры. “Мягкая” сторона работы, возможно, не менее важна, если не более. Поскольку уровень счастья сотрудников достиг рекордно низкого уровня, компании ищут способы повысить моральный дух. В конце концов, более счастливые работники на целых 20% продуктивнее, чем их несчастливые коллеги.

Статистика Счастливых работников против Несчастливых работников

Для менеджеров проектов умение ориентироваться в сложностях человеческих взаимодействий является частью того, что способствует эффективному лидерству. Эмоциональный интеллект имеет большое значение для успеха проекта.

Во-первых, команды часто бывают разнородными, а сотрудники имеют разное образование, личности и стили работы. Эмоциональный интеллект помогает руководителям проектов понимать динамику межличностных отношений и эффективно управлять ими, способствуя позитивным рабочим отношениям.

Кроме того, понимание потребностей, проблем и мотивации вашей команды помогает вам максимально использовать потенциал каждого члена команды. Проще говоря, если вы хорошо знаете членов своей команды, вы будете знать, что для них работает, а что нет. Это упрощает правильное распределение задач и позволяет избежать перегрузки кого-либо.

Управление проектами часто сопряжено со стрессом из-за ситуаций высокого давления, сжатых сроков и неожиданных вызовов. Менеджеры проектов должны не только направлять свои команды через эти проблемы, но и контролировать свои собственные эмоции и сохранять самообладание, чтобы они могли сосредоточиться на возвращении дел в нужное русло.

Тогда возникает суть управления проектами: коммуникация. Согласно PMI, около 90% времени менеджера проекта уходит на информирование о том, что необходимо сделать, поэтому это абсолютно необходимо для вашего успеха, особенно если вы работаете с удаленными командами и не имеете непосредственного надзора.

Эмоциональный интеллект помогает вам не только эффективно общаться с вашей командой, но и способствует налаживанию хороших коммуникаций внутри вашей команды. Более того, он укрепляет доверие, что увеличивает личные инвестиции, вовлеченность и подотчетность членов вашей команды.

По мере того, как такие технологии, как искусственный интеллект и программное обеспечение, все больше упрощают технические и практические аспекты проектов, эксперты и компании будут продолжать смещать акцент на развитие практических навыков и построение значимых отношений.

Адаптивность

Всем нам нравится, когда все идет по плану, особенно руководителям проектов среди нас, учитывая тщательность планирования бизнес-проектов. Но иногда в жизни случается всякое. Что-то ломается, кто-то заболевает, возникает проблема, которой вы не ожидали.

Когда такое случается в управлении проектами, остается либо тонуть, либо плыть. Вы адаптируетесь и находите способ двигаться вперед, либо рискуете, что ваши усилия пойдут прахом.

Возможно, вы испытываете стресс, просто читая это. Но, хотя это происходит не всегда, это то, что менеджеры проектов должны учитывать, вот почему разработки в этой области все больше фокусируются на адаптивности.

Достижения в программном обеспечении для управления проектами помогают командам лучше, чем раньше, справляться с неожиданностями. Инструменты отслеживания обеспечивают детальное представление о распределении ресурсов, состоянии персонала, сроках и ходе выполнения задач, что намного облегчает руководителям обеспечение того, чтобы все шло так, как должно быть.

И если что-то действительно пойдет не так, гораздо проще не только точно определить проблему, но и устранить ее. Например, если ваше программное обеспечение для управления проектами показывает, что у вас заканчиваются определенные ресурсы, вы можете увидеть, есть ли избыток в другом месте, или принять меры, чтобы привлечь больше того, что вам нужно, прежде чем у вас действительно закончатся ресурсы.

Повышение подотчетности и прозрачности в вашей команде также помогает вам адаптироваться. Отслеживание задач на каждом этапе означает, что нет тайны в том, кто несет ответственность, когда что-то не выполняется.

Дни траты драгоценного времени на выяснение, где именно что-то пошло не так, прошли. Технологии могут помочь вам перегруппироваться и быстро восстановиться, и в 2024 году и далее они будут только эффективнее.