Управление проектами OKR: настройка, преимущества и примеры
OKR могут быть мощным инструментом в арсенале организации для обеспечения согласованности, сосредоточения внимания на результатах, а не только на усилиях или завершении задач, и определения правильных операционных приоритетов. Они столь же эффективны в отделах и командах, и именно в этой последней области менеджеры проектов часто начинают участвовать в процессе OKR.
Но как насчет использования OKR в рамках дисциплины управления проектами?
В сегодняшней статье рассказывается обо всем, что менеджеры проектов должны знать для понимания и внедрения структуры OKR, как в качестве менеджера проекта, направляющего команду, так и в рамках самой дисциплины управления проектами.
Изображение записи в блоге
Различия между платформой OKR и традиционным управлением проектами
На менеджеров проектов часто ложится задача устанавливать или отслеживать ежеквартальные OKR на уровне команды, поэтому многие люди предполагают, что эти две дисциплины или структуры примерно схожи. Однако это своего рода ловушка, потому что платформа OKR использует совершенно иной подход к осмыслению и организации работы, чем традиционное управление проектами.
Мы рисуем очень широкой кистью, но управление проектами обычно фокусируется на проектах и множестве задач в рамках этих проектов. Это дисциплина, ориентированная на организацию задач в логические рабочие процессы и облегчение их выполнения. ИТ-отдел рассматривает выполнение задач, этапы и конечные результаты.
Структура OKR, с другой стороны, не фокусируется на усилиях или конкретных задачах. Это система постановки целей, которая фокусируется на изменении результатов, определении видения и мотивации команд. Система работает путем постановки цели (результата, которого хочет достичь команда) и перечисления измеримых ключевых результатов для достижения этой цели (вехи, которые показывают прогресс в достижении цели, и дополнительные результаты, которые делают то же самое).
OKR помогают командам сосредоточиться на почему и, в меньшей степени, на том, как и что. Управление проектами обычно фокусируется на чем больше, чем на чем-либо другом.
Хотя системы разные, менеджеры проектов могут использовать их в сочетании с мощными эффектами.
Как создать хорошие OKR для управления проектами?
Возможно, вы новичок в концепции OKR — если это так, ничего страшного! Или, возможно, у вас есть опыт их создания для команд или других групп, просто не в рамках project management. В любом случае, вопрос один и тот же: что делает OKR хорошим средством управления проектами?
Правильный набор навыков, безусловно, поможет: Коммуникация, лидерство и организованность - это три наиболее важных навыка управления проектами, и все эти способности способствуют созданию, мониторингу и обеспечению эффективности методов управления проектами.
Существуют практические шаги, которые вы также можете предпринять на тактическом уровне. Эти четыре ощутимых шага помогут вам разработать более эффективные методы управления проектами.
1) Определите цели проекта и определите успех
Во-первых, убедитесь, что вы определили все цели проекта, которые будут актуальны в следующем квартале (или любой другой график, который вы выберете для своей платформы OKR). Затем создайте набор эффективных целей OKR, а затем определите успех для обоих.
Это может показаться достаточно простым, но помните об этих двух важных моментах для пояснения.
Во-первых, определение успеха для OKR важно, потому что здесь успех выглядит совсем по-другому. Стопроцентное завершение на самом деле не идеально; это предполагает, что ваши цели должны быть поставлены выше. Результаты повторной работы Google показывают, что хорошей целью или определением успеха OKR является достижение 60-70% из них. Когда вы устанавливаете цифру, подходящую для вашего бизнеса, убедитесь, что все члены команды знают о ней.
Во-вторых, имейте в виду, что цели вашего проекта и ваши ежеквартальные цели OKR часто не совпадают. Объединение этих двух факторов, непреднамеренное или в попытке сэкономить время, является распространенной ошибкой. Но помните: цели вашего проекта описывают, что необходимо сделать в проекте. Ваши OKR должны описывать, что необходимо изменить в более широком смысле (наряду с элементами того, почему и как).
Здесь, без сомнения, есть совпадения. Но если два списка выглядят одинаково, возможно, на этом этапе что-то пошло не так.
Изображение записи в блоге
2) Установите достижимые этапы и цели для достижения
Ваши цели OKR должны быть правильно сбалансированы. С одной стороны, они должны быть вдохновляющими и мотивирующими, достаточно агрессивными, чтобы побудить вашу команду к большей производительности. С другой стороны, они также должны быть по крайней мере потенциально достижимыми.
Заходите слишком далеко, и вы демотивируете свою команду (“У нас нет шансов выполнить это OKR!”). Но не забудьте зайти достаточно далеко, чтобы “обычный бизнес” не привел к успеху сам по себе.
После того, как вы определите правильные этапы и цели, запишите их в своем программном обеспечении OKR или инструменте управления проектами.
3) Документируйте свои OKR и сделайте их прозрачными для всей команды
Процесс создания OKR должен быть прозрачным и основываться на сотрудничестве. Члены команды должны быть уполномочены вносить свой вклад. Элементы каждого OKR должны быть широко понятны, и не должно быть никакой тайны в том, как они были установлены или определены.
Этот элемент совместной работы может быть непростым, особенно с удаленными командами. Но это того стоит.
Кроме того, обязательно документируйте свои OKR в центральном доступном месте. Каждый должен иметь возможность вернуться к ним и просмотреть их в любой момент. При настройке централизованного расположения убедитесь, что вы можете отслеживать прогресс по KRs на той же платформе.
Если вы работаете в тесном сотрудничестве с клиентами, вы можете даже рассмотреть возможность подключения ключевых клиентов к процессу разработки OKR. Это будет иметь смысл не в каждой отрасли, но может стать мощной стратегией для демонстрации вашим клиентам, насколько серьезно вы относитесь к их росту и производительности.
Тесная работа с клиентами сопряжена со своими проблемами, особенно в том, что касается организации и доступности информации и получения от клиентов того, что вам нужно, в разумные сроки. Здесь может помочь программное обеспечение для управления клиентами. Посмотрите, как Teamwork.com преобразует процесс управления клиентами.
Изображение записи в блоге
4) Отслеживать прогресс в течение квартала
Наконец, настройте системы, процессы и сбор данных в режиме реального времени, необходимые для отслеживания хода выполнения каждого OKR в течение квартала. Отслеживание задач проекта уже стало второй натурой менеджеров проектов (и это одна из причин, почему они так важны для большинства предприятий определенного размера). Добавление другого элемента или уровня отслеживания не должно составить особых проблем. Просто помните, что мы упоминали на шаге 1: практически все сопоставляется один к одному, начиная с проектов и заканчивая OKR.
Большинство ключевых результатов являются постепенными или измеримыми, и многие из них даже могут быть сопоставлены с индикатором прогресса в процентах. Видимый прогресс в достижении цели или поручения может стать огромным стимулом для многих членов команды. Показать, что прогресс означает отслеживание любых показателей или этапов, связанных с ним.
Конечно, для отслеживания такого рода данных требуются правильные инструменты. Программное обеспечение для управления проектами от Teamwork.com является идеальным местом для хранения этих данных и выполнения такого отслеживания. Ознакомьтесь с Teamwork.com шаблоном OKR здесь.
3 примера управления проектами OKR
Если вы ищете вдохновение относительно того, как вы могли бы включить OKR в свои рабочие процессы по управлению проектами, вот несколько примеров OKR по управлению проектами, которые демонстрируют, как OKR работают в этой дисциплине.
Имейте в виду, что OKR должны быть адаптированы к культуре, потребностям и организационным целям вашей компании, если вы хотите, чтобы они были эффективными. Приведенные ниже примеры - это всего лишь примеры. Если вы больше занимаетесь управлением задачами или продуктами, вам может потребоваться существенно скорректировать их в соответствии с вашим контекстом.
Проценты и долларовые показатели могут сильно отличаться от масштаба вашего бизнеса и текущих операций, поэтому не стесняйтесь вносить коррективы по своему усмотрению. Здесь мы только демонстрируем методологию OKR, не рассказывая вам точно, как ее использовать с вашими проектными командами.
Давайте начнем с общей цели, близкой и дорогой сердцу каждого менеджера проекта: своевременное выполнение работ.
Цель: выполнение 95% проектов в срок
Эта цель довольно проста. Временные рамки — обычно квартал или год — подразумеваются и их не нужно указывать в рамках каждой цели, если все участники понимают цикл OKR вашей организации.
С такой целью можно с уверенностью предположить, что организация или отдел еще не достигли 95%. Это масштабная цель, которая должна подтолкнуть команду к тому, чего она достигает в настоящее время.
Ключевые результаты
Сокращение узких мест / простоев в работе на 20%.
Сократите время, затрачиваемое на проекты, на 15%.
Сокращение конфликта ресурсов с 40% до 20%.
Каждый из этих KRS поддерживает своевременное выполнение проекта, и в этом примере мы предполагаем, что математика довольно надежна. Другими словами, достижение этих ключевых результатов повышает вероятность того, что ваша команда также достигнет цели.
Одним из недостатков этих KRS является то, что, хотя их можно измерить и отследить, отображение постепенного прогресса немного запутано. Видимый постепенный прогресс - отличный инструмент для мотивации вашей команды, но его использование не является обязательным требованием.
Цель: Улучшить управление бюджетом проекта
Мы сохранили эту цель в общих чертах, потому что не знаем, как вам нужно улучшить управление бюджетом проекта. Вы, безусловно, хотели бы придать этому немного больше значения в реальной жизни: “Улучшить управление бюджетом проекта для сокращения перерасхода средств” может сработать, или вы могли бы получить более конкретную информацию, чем просто “улучшить”, используя реальные данные из вашего последнего цикла OKR.
Ключевые результаты
Добиться среднего отклонения бюджета проекта ниже 3000 долларов.
Сократите количество итераций бюджета с 10 до семи.
Проведите аудит пяти проектов, чтобы выявить общие области перерасхода средств.
Эти ключевые результаты подчеркивают слабые места в управлении бюджетом проекта нашей вымышленной компании. Можно с уверенностью предположить, что по KR # 1 средний показатель на данный момент выше, возможно, значительно. KR # 2 точно расскажет вам, что произошло с прошлым бюджетом и куда нам нужно потратить это время. А KR # 3 обращается к слону в комнате: для правильного управления бюджетом необходимо знать основные места, где расходы превышают бюджет.
Цель: Оптимизировать эффективность проекта
И здесь цель проста и понятна, но вы захотите добавить к ней больше конкретики, чтобы соответствовать вашему контексту. Как выглядит эффективность проекта в вашем бизнесе? Почему она нуждается в оптимизации?
“Оптимизируйте эффективность проекта за счет сокращения количества ошибок и неоплачиваемых часов” становится намного конкретнее, позволяя каждому члену команды точно знать, какие области нуждаются в оптимизации.
Ключевые результаты
Увеличьте время обучения и исследований с 15 до 20 часов.
Уменьшите количество незапланированных запросов на изменение с трех до нуля.
Сохраняйте оплачиваемые часы использования в диапазоне от 20 до 30 часов.
Все ключевые результаты хорошо подходят для достижения цели: дополнительное обучение и исследования должны сократить количество ошибок и создать синергию. Игнорирование запросов на изменения от заинтересованных сторон позволяет проекту двигаться в нужном направлении. А увеличение оплачиваемых часов использования приносит больше денег, если вы сервисная компания.
Мы завершим наши примеры OKR для управления проектами здесь, но есть еще много чего для изучения. Если вы ищете другие примеры OKR, в нашей статье с примерами OKR есть много чего для рассмотрения (включая организационные OKR).
Чтобы получить еще больше преимуществ OKR, не стесняйтесь ознакомиться с примерами на сайте What Matters от Джона Доерра, крупнейшего специалиста по OKR. Их база данных включает реальные OKR, которые предприятия и государственные учреждения использовали в предыдущих циклах OKR.
Но как насчет использования OKR в рамках дисциплины управления проектами?
В сегодняшней статье рассказывается обо всем, что менеджеры проектов должны знать для понимания и внедрения структуры OKR, как в качестве менеджера проекта, направляющего команду, так и в рамках самой дисциплины управления проектами.
Изображение записи в блоге
Различия между платформой OKR и традиционным управлением проектами
На менеджеров проектов часто ложится задача устанавливать или отслеживать ежеквартальные OKR на уровне команды, поэтому многие люди предполагают, что эти две дисциплины или структуры примерно схожи. Однако это своего рода ловушка, потому что платформа OKR использует совершенно иной подход к осмыслению и организации работы, чем традиционное управление проектами.
Мы рисуем очень широкой кистью, но управление проектами обычно фокусируется на проектах и множестве задач в рамках этих проектов. Это дисциплина, ориентированная на организацию задач в логические рабочие процессы и облегчение их выполнения. ИТ-отдел рассматривает выполнение задач, этапы и конечные результаты.
Структура OKR, с другой стороны, не фокусируется на усилиях или конкретных задачах. Это система постановки целей, которая фокусируется на изменении результатов, определении видения и мотивации команд. Система работает путем постановки цели (результата, которого хочет достичь команда) и перечисления измеримых ключевых результатов для достижения этой цели (вехи, которые показывают прогресс в достижении цели, и дополнительные результаты, которые делают то же самое).
OKR помогают командам сосредоточиться на почему и, в меньшей степени, на том, как и что. Управление проектами обычно фокусируется на чем больше, чем на чем-либо другом.
Хотя системы разные, менеджеры проектов могут использовать их в сочетании с мощными эффектами.
Как создать хорошие OKR для управления проектами?
Возможно, вы новичок в концепции OKR — если это так, ничего страшного! Или, возможно, у вас есть опыт их создания для команд или других групп, просто не в рамках project management. В любом случае, вопрос один и тот же: что делает OKR хорошим средством управления проектами?
Правильный набор навыков, безусловно, поможет: Коммуникация, лидерство и организованность - это три наиболее важных навыка управления проектами, и все эти способности способствуют созданию, мониторингу и обеспечению эффективности методов управления проектами.
Существуют практические шаги, которые вы также можете предпринять на тактическом уровне. Эти четыре ощутимых шага помогут вам разработать более эффективные методы управления проектами.
1) Определите цели проекта и определите успех
Во-первых, убедитесь, что вы определили все цели проекта, которые будут актуальны в следующем квартале (или любой другой график, который вы выберете для своей платформы OKR). Затем создайте набор эффективных целей OKR, а затем определите успех для обоих.
Это может показаться достаточно простым, но помните об этих двух важных моментах для пояснения.
Во-первых, определение успеха для OKR важно, потому что здесь успех выглядит совсем по-другому. Стопроцентное завершение на самом деле не идеально; это предполагает, что ваши цели должны быть поставлены выше. Результаты повторной работы Google показывают, что хорошей целью или определением успеха OKR является достижение 60-70% из них. Когда вы устанавливаете цифру, подходящую для вашего бизнеса, убедитесь, что все члены команды знают о ней.
Во-вторых, имейте в виду, что цели вашего проекта и ваши ежеквартальные цели OKR часто не совпадают. Объединение этих двух факторов, непреднамеренное или в попытке сэкономить время, является распространенной ошибкой. Но помните: цели вашего проекта описывают, что необходимо сделать в проекте. Ваши OKR должны описывать, что необходимо изменить в более широком смысле (наряду с элементами того, почему и как).
Здесь, без сомнения, есть совпадения. Но если два списка выглядят одинаково, возможно, на этом этапе что-то пошло не так.
Изображение записи в блоге
2) Установите достижимые этапы и цели для достижения
Ваши цели OKR должны быть правильно сбалансированы. С одной стороны, они должны быть вдохновляющими и мотивирующими, достаточно агрессивными, чтобы побудить вашу команду к большей производительности. С другой стороны, они также должны быть по крайней мере потенциально достижимыми.
Заходите слишком далеко, и вы демотивируете свою команду (“У нас нет шансов выполнить это OKR!”). Но не забудьте зайти достаточно далеко, чтобы “обычный бизнес” не привел к успеху сам по себе.
После того, как вы определите правильные этапы и цели, запишите их в своем программном обеспечении OKR или инструменте управления проектами.
3) Документируйте свои OKR и сделайте их прозрачными для всей команды
Процесс создания OKR должен быть прозрачным и основываться на сотрудничестве. Члены команды должны быть уполномочены вносить свой вклад. Элементы каждого OKR должны быть широко понятны, и не должно быть никакой тайны в том, как они были установлены или определены.
Этот элемент совместной работы может быть непростым, особенно с удаленными командами. Но это того стоит.
Кроме того, обязательно документируйте свои OKR в центральном доступном месте. Каждый должен иметь возможность вернуться к ним и просмотреть их в любой момент. При настройке централизованного расположения убедитесь, что вы можете отслеживать прогресс по KRs на той же платформе.
Если вы работаете в тесном сотрудничестве с клиентами, вы можете даже рассмотреть возможность подключения ключевых клиентов к процессу разработки OKR. Это будет иметь смысл не в каждой отрасли, но может стать мощной стратегией для демонстрации вашим клиентам, насколько серьезно вы относитесь к их росту и производительности.
Тесная работа с клиентами сопряжена со своими проблемами, особенно в том, что касается организации и доступности информации и получения от клиентов того, что вам нужно, в разумные сроки. Здесь может помочь программное обеспечение для управления клиентами. Посмотрите, как Teamwork.com преобразует процесс управления клиентами.
Изображение записи в блоге
4) Отслеживать прогресс в течение квартала
Наконец, настройте системы, процессы и сбор данных в режиме реального времени, необходимые для отслеживания хода выполнения каждого OKR в течение квартала. Отслеживание задач проекта уже стало второй натурой менеджеров проектов (и это одна из причин, почему они так важны для большинства предприятий определенного размера). Добавление другого элемента или уровня отслеживания не должно составить особых проблем. Просто помните, что мы упоминали на шаге 1: практически все сопоставляется один к одному, начиная с проектов и заканчивая OKR.
Большинство ключевых результатов являются постепенными или измеримыми, и многие из них даже могут быть сопоставлены с индикатором прогресса в процентах. Видимый прогресс в достижении цели или поручения может стать огромным стимулом для многих членов команды. Показать, что прогресс означает отслеживание любых показателей или этапов, связанных с ним.
Конечно, для отслеживания такого рода данных требуются правильные инструменты. Программное обеспечение для управления проектами от Teamwork.com является идеальным местом для хранения этих данных и выполнения такого отслеживания. Ознакомьтесь с Teamwork.com шаблоном OKR здесь.
3 примера управления проектами OKR
Если вы ищете вдохновение относительно того, как вы могли бы включить OKR в свои рабочие процессы по управлению проектами, вот несколько примеров OKR по управлению проектами, которые демонстрируют, как OKR работают в этой дисциплине.
Имейте в виду, что OKR должны быть адаптированы к культуре, потребностям и организационным целям вашей компании, если вы хотите, чтобы они были эффективными. Приведенные ниже примеры - это всего лишь примеры. Если вы больше занимаетесь управлением задачами или продуктами, вам может потребоваться существенно скорректировать их в соответствии с вашим контекстом.
Проценты и долларовые показатели могут сильно отличаться от масштаба вашего бизнеса и текущих операций, поэтому не стесняйтесь вносить коррективы по своему усмотрению. Здесь мы только демонстрируем методологию OKR, не рассказывая вам точно, как ее использовать с вашими проектными командами.
Давайте начнем с общей цели, близкой и дорогой сердцу каждого менеджера проекта: своевременное выполнение работ.
Цель: выполнение 95% проектов в срок
Эта цель довольно проста. Временные рамки — обычно квартал или год — подразумеваются и их не нужно указывать в рамках каждой цели, если все участники понимают цикл OKR вашей организации.
С такой целью можно с уверенностью предположить, что организация или отдел еще не достигли 95%. Это масштабная цель, которая должна подтолкнуть команду к тому, чего она достигает в настоящее время.
Ключевые результаты
Сокращение узких мест / простоев в работе на 20%.
Сократите время, затрачиваемое на проекты, на 15%.
Сокращение конфликта ресурсов с 40% до 20%.
Каждый из этих KRS поддерживает своевременное выполнение проекта, и в этом примере мы предполагаем, что математика довольно надежна. Другими словами, достижение этих ключевых результатов повышает вероятность того, что ваша команда также достигнет цели.
Одним из недостатков этих KRS является то, что, хотя их можно измерить и отследить, отображение постепенного прогресса немного запутано. Видимый постепенный прогресс - отличный инструмент для мотивации вашей команды, но его использование не является обязательным требованием.
Цель: Улучшить управление бюджетом проекта
Мы сохранили эту цель в общих чертах, потому что не знаем, как вам нужно улучшить управление бюджетом проекта. Вы, безусловно, хотели бы придать этому немного больше значения в реальной жизни: “Улучшить управление бюджетом проекта для сокращения перерасхода средств” может сработать, или вы могли бы получить более конкретную информацию, чем просто “улучшить”, используя реальные данные из вашего последнего цикла OKR.
Ключевые результаты
Добиться среднего отклонения бюджета проекта ниже 3000 долларов.
Сократите количество итераций бюджета с 10 до семи.
Проведите аудит пяти проектов, чтобы выявить общие области перерасхода средств.
Эти ключевые результаты подчеркивают слабые места в управлении бюджетом проекта нашей вымышленной компании. Можно с уверенностью предположить, что по KR # 1 средний показатель на данный момент выше, возможно, значительно. KR # 2 точно расскажет вам, что произошло с прошлым бюджетом и куда нам нужно потратить это время. А KR # 3 обращается к слону в комнате: для правильного управления бюджетом необходимо знать основные места, где расходы превышают бюджет.
Цель: Оптимизировать эффективность проекта
И здесь цель проста и понятна, но вы захотите добавить к ней больше конкретики, чтобы соответствовать вашему контексту. Как выглядит эффективность проекта в вашем бизнесе? Почему она нуждается в оптимизации?
“Оптимизируйте эффективность проекта за счет сокращения количества ошибок и неоплачиваемых часов” становится намного конкретнее, позволяя каждому члену команды точно знать, какие области нуждаются в оптимизации.
Ключевые результаты
Увеличьте время обучения и исследований с 15 до 20 часов.
Уменьшите количество незапланированных запросов на изменение с трех до нуля.
Сохраняйте оплачиваемые часы использования в диапазоне от 20 до 30 часов.
Все ключевые результаты хорошо подходят для достижения цели: дополнительное обучение и исследования должны сократить количество ошибок и создать синергию. Игнорирование запросов на изменения от заинтересованных сторон позволяет проекту двигаться в нужном направлении. А увеличение оплачиваемых часов использования приносит больше денег, если вы сервисная компания.
Мы завершим наши примеры OKR для управления проектами здесь, но есть еще много чего для изучения. Если вы ищете другие примеры OKR, в нашей статье с примерами OKR есть много чего для рассмотрения (включая организационные OKR).
Чтобы получить еще больше преимуществ OKR, не стесняйтесь ознакомиться с примерами на сайте What Matters от Джона Доерра, крупнейшего специалиста по OKR. Их база данных включает реальные OKR, которые предприятия и государственные учреждения использовали в предыдущих циклах OKR.
