Разблокированный OKR: как революционизировать ваш подход к управлению проектами

Представьте метод, который продвигает команды к беспрецедентному успеху, когда каждый проект становится оглушительным триумфом.

Добро пожаловать в мир целей и ключевых результатов.

В этой статье мы погрузимся в мир OKR, ответим на вопрос “Что такое OKR?” и исследуем их способность изменять наше определение успеха, повышать эффективность работы команды и продвигать организации к величию.

Приготовьтесь раскрыть секреты, которыми давно владеют высокоэффективные компании, поскольку мы раскрываем истинный потенциал OKRs и прокладываем путь к беспрецедентному успеху проекта.

Стратегии измерения и градации воздействия целей и ключевых результатов

Внедрение OKRs в управление проектами: пошаговая дорожная карта

Шаг 1: Определите свои цели и ключевые результаты

Шаг 2: Каскадные OKR по всей организации

Шаг 3: Приведите OKR в соответствие со стратегией организации

Шаг 4: Измерьте прогресс и при необходимости внесите коррективы

Шаг 5: Празднуйте успех и извлекайте уроки из неудач

Основные инструменты для постановки целей и ключевых результатов и управления ими

Потенциальное влияние OKR на управление проектами и организационный успех

Часто задаваемые вопросы (FAQs)

Что такое OKR и чем он отличается от других фреймворков постановки целей?

В управлении проектами существует множество систем постановки целей. От целей S.M.A.R.T. до ключевых показателей эффективности организации долгое время искали способы постановки целей и отслеживания прогресса.

Один из них, OKR, или Цели и ключевые результаты, представляет собой динамичный и преобразующий подход, который может революционизировать вашу стратегию управления проектами.

Методология OKR была создана Энди Гроувом из Intel и передана Джону Доэрру.

С тех пор многочисленные компании, включая Google, Allbirds, Apartment Therapy, Netflix и некоммерческие организации, такие как Code for America, внедрили OKRs в качестве мощного инструмента достижения успеха.

Более того, 83% опрошенных компаний подтверждают, что цели и ключевые результаты положительно повлияли на их организацию.

Итак, что означает OKR?

Согласно Джону Доэрру, “OKR обозначают цели и ключевые результаты, методологию совместной постановки целей, используемую командами и отдельными лицами для постановки сложных, амбициозных целей с измеримыми результатами.

OKR - это способ отслеживания прогресса, согласования и поощрения взаимодействия вокруг измеримых целей.”

Однако цели и ключевые результаты выходят за рамки простого целеполагания — они подчеркивают измеримые и действенные результаты. Именно здесь происходит волшебство.

Теперь, когда мы понимаем значение OKRs и их отличие от других систем постановки целей, давайте рассмотрим ключевые компоненты хорошо структурированных целей и ключевых результатов программы.

Ключевые компоненты хорошо структурированной программы OKR

Как упоминал Джон Дерр в своей книге “Об OKR” “Измеряйте то, что имеет значение” – “Важно разбить большие, расплывчатые цели на более мелкие, более осязаемые, которые можно измерить.”

Мы последуем его примеру. Структура OKR максимально проста: они написаны с указанием основной цели и 3-5 вспомогательных ключевых результатов.

Вот как написать OKR: “Я буду (ставить цели), измеряемые (Ключевыми результатами).”

Что означают эти элементы?

Цель - это четкая и значимая цель. Она должна быть конкретной, ориентированной на действия и, в идеале, вдохновляющей. Хорошо продуманные цели предотвращают расплывчатость мышления и неэффективное выполнение.

Ключевые результаты отслеживайте прогресс в достижении цели. Эффективные ключевые результаты являются конкретными, привязанными к срокам и амбициозными, но реалистичными. Обычно пользователи оценивают ключевые результаты в конце квартала, чтобы определить, были ли они достигнуты.

Хотя Цель может быть долгосрочной, длиться год и более, ключевые результаты развиваются по мере выполнения работы. Как только все ключевые результаты достигнуты, Цель достигнута.

Третью, менее известную часть системы OKR часто называют разделом “Инициатива” или “Задачи”.

Этот компонент фокусируется на конкретных действиях или проектах, которые необходимо предпринять для достижения определенных ключевых результатов. Инициативы предусматривают необходимые шаги, стратегии или задачи, которые способствуют прогрессу в достижении Целей и ключевых результатов.

Включив Инициативу, мы можем обновить утверждение OKRs: “Я достигну (Цели), измеряемой (Ключевыми результатами), путем выполнения (инициатив)”.

Изучив ключевые компоненты хорошо структурированной программы достижения целей и ключевых результатов, теперь мы можем перейти к сравнительному анализу различных типов OKR.

Сравнительный анализ типов OKR для достижения успеха организации

Каждое путешествие начинается с определения пункта назначения, но наши пути к достижению этого пункта различаются.

Аналогичным образом, в методологии OKR существуют различные подходы, которые организации могут использовать в зависимости от своих уникальных потребностей и устремлений.

Точно так же, как каждый путешественник выбирает маршрут, который наилучшим образом соответствует его путешествию, организации могут адаптировать свой подход к OKR в соответствии со своими конкретными целями и выбирать из OKR, основанных на приверженности, стремлении или обучении:

Типы OKR с подробной информацией о каждом

Принятые OKR - это обязательства, которые должны обеспечить проходной балл в конце цикла. Команда должна выполнить их к концу цикла.

Желательные OKR - это амбициозные цели, которые направлены на беспрецедентные достижения. Они могут охватывать несколько циклов и способствовать росту сотрудников.

Учебные OKR ставят во главу угла приобретение новых знаний или навыков. Они фокусируются на наиболее важных целях обучения на следующие 90 дней, информируя будущих OKR.

Теперь, когда мы изучили ключевые компоненты успешной программы OKR, давайте рассмотрим различные типы OKR, которые организации могут внедрять для достижения своих целей.

Основополагающие принципы OKRs

Цели и ключевые результаты воплощают принципы, определяющие их эффективность и результативность.

10 основных принципов OKRs

Придерживаясь этих принципов, организации могут получить множество преимуществ, которые продвигают их проекты и команды к успеху.

Вот некоторые из них:

Согласование: убедитесь, что OKR соответствуют целям организации.

Амбиции: ставьте сложные задачи для достижения совершенства.

Измеримость: определите измеримые ключевые результаты для объективной оценки.

Фокус: держите цели и ключевые результаты управляемыми и сфокусированными.

С привязкой ко времени: назначьте конкретные временные рамки для подотчетности.

Прозрачность: поощряйте культуру обмена информацией и сотрудничества.

Итерация: используйте итеративный подход для улучшения OKR.

Обучение и адаптация: поощряйте постоянное совершенствование.

Ответственность и подконтрольность: повышайте ответственность за цели и ключевые результаты.

Празднование и признание: цените вехи и достижения.

Примечание Помните, что эти принципы могут быть адаптированы к уникальному контексту и культуре вашей организации. Их настройка с учетом ваших конкретных потребностей поможет обеспечить успешное внедрение OKR.

Теперь, когда мы изучили принципы, лежащие в основе эффективных OKR, давайте углубимся в некоторые практические примеры, чтобы дополнительно проиллюстрировать, как OKR могут применяться в реальных сценариях.

Практические сценарии использования целей и ключевых результатов

Представьте, что удаленная команда приступает к новому проекту, стремясь достичь своих целей и оказать значимое влияние.

Однако без четкой дорожной карты и направления их усилия могут быть разрозненными, что приведет к путанице и неэффективности.

Именно здесь вступают в игру цели и ключевые результаты.

Вот пример OKR, демонстрирующий, как различные организации и команды использовали этот подход к постановке целей для достижения успеха:

Цель Ключевые результаты

Повысьте качество проекта и удовлетворенность клиентов за счет улучшенных результатов Ключевой результат 1: Получите оценку удовлетворенности клиентов на уровне 4,5 из 5 для результатов проекта на основе постпроектных опросов.

Ключевой результат 2: Внедрите процесс обеспечения качества, чтобы обеспечить тщательное тестирование и валидацию результатов проекта перед окончательной сдачей.

Ключевой результат 3: Сократите количество запросов на доработку, связанных с проектом, на 20% за счет упреждающего управления рисками и тщательного контроля качества.

Улучшите соблюдение сроков реализации проекта Ключевой результат 1: Сократите перерасход средств по графику проекта на 15% за счет внедрения эффективных методов планирования и тщательного мониторинга этапов проекта.

Ключевой результат 2: Достигните уровня своевременности не менее 90% для основных этапов проекта и конечных результатов.

Ключевой результат 3: Внедрите систему отслеживания хода выполнения проекта, чтобы обеспечить видимость статуса проекта в режиме реального времени, позволяя упреждающее выявление и устранение потенциальных задержек.

Повысьте производительность проектной команды Ключевой результат 1: Обеспечьте целевые тренинги и возможности профессионального развития для улучшения навыков и знаний членов команды, соответствующих их ролям, что приведет к увеличению удовлетворенности сотрудников профессиональным ростом на 10%.

Ключевой результат 2: Сократите количество переназначений задач проекта на 20% за счет эффективного распределения ресурсов и четкого распределения задач, гарантируя, что члены команды смогут сосредоточиться на возложенных на них обязанностях.

Теперь, когда мы рассмотрели практические примеры OKR в действии, давайте рассмотрим некоторые ошибки, допускаемые при использовании OKR.

Распространенные ошибки при внедрении OKR

Организации столкнулись как с успехами, так и с проблемами при внедрении OKR. Важно признавать ошибки, которые могут возникнуть на этом пути, и учиться на них как для менеджеров проектов, так и для бизнес-аналитиков:

Постановка нереалистичных целей

Выберите OKR для микроуправления их производительностью

Неспособность согласовать цели и ключевые результаты с задачами организации

Пренебрегая регулярным мониторингом и отслеживанием прогресса

Чрезмерное внимание к показателям при пренебрежении другими важными факторами

Плохая коммуникация и недостаточная прозрачность в отношении OKR

Игнорирование обратной связи и неспособность извлекать уроки из успехов и неудач

На пути к успеху с OKRs есть свои препятствия.

Однако организации могут более плавно продвигаться по пути, зная о распространенных ошибках, которые могут возникнуть, и принимая упреждающие меры по их устранению.

Хотя важно осознавать потенциальные ошибки, которые могут возникнуть при внедрении OKR, не менее важно осознавать значительные преимущества (также известные как F.A.C.T.S.), которые они приносят.

Реализация преимуществ (F.A.C.T.S.) целей и ключевых результатов

В интервью Harvard Business Review Джон Доэрр говорит, что существует пять ключевых преимуществ OKR, обобщенных аббревиатурой “F.A.C.T.S.”.:

Фокус: OKR ускоряют процесс принятия решений заранее, ограничивая количество целей и ключевых результатов, поощряя сосредоточение внимания на наиболее важных инициативах

Согласование: OKR увязывают повседневную деятельность с видением организации, способствуя согласованию и повышая вероятность достижения наивысших результатов

Обязательства: в отношении OKR принимаются обязательства, которые все заинтересованные стороны согласны выполнять, с прозрачностью и четкими сигналами отслеживания для обеспечения прогресса

Отслеживание: регулярные проверки OKR предотвращают проскальзывание и позволяют отслеживать от результата к результату, используя установленные показатели для оценки

Расширение возможностей: OKR подталкивают организации стремиться к тому, что они считали возможным, поощряя амбициозные цели и 10-кратное мышление

Система F.A.C.T.S. является движущей силой широкого внедрения OKR в компаниях. Сфокусированность, согласованность, приверженность, отслеживание и расширение аспектов OKR неизменно приносят огромную пользу организациям.

Изучив преимущества OKR и их ключевые принципы, важно учитывать их ограничения для управления проектами.

Ограничения OKR для управления проектами

Даже такой мощный инструмент, как OKR, имеет ограничения, о которых организации должны знать.

Давайте рассмотрим их с этой стороны медали:

Чрезмерный упор на показатели: чрезмерное внимание к измеримым результатам может привести к пренебрежению другими важными факторами, такими как креативность, сотрудничество и долгосрочные стратегические инициативы

Риск несогласованности: плохое каскадирование и согласованность OKR может привести к конфликту целей и непониманию командами своего вклада в общую картину

Фиксированные временные рамки: ежеквартальные временные рамки OKR могут не подходить для проектов с более длительными циклами разработки или непредсказуемыми сроками, что создает проблемы при достижении реалистичных ключевых результатов

Комплексное внедрение: надлежащая коммуникация, управление изменениями и постоянная поддержка жизненно важны для успешного внедрения OKR

Потенциал для разъединения: если OKR воспринимаются как мандаты сверху вниз или административные задачи, они могут демотивировать и разъединять членов команды. Решающее значение имеет развитие культуры, ориентированной на рост. Обычно OKR распределяются примерно поровну между руководством (сверху вниз) и командами (снизу вверх).

В качестве практического примера: даже при всех этих ограничениях постоянное использование OKRs в холдинговой компании Sears по-прежнему привело к увеличению на 11,5% шансов на высокую производительность в рамках проектов.

Хотя понимание ограничений OKR для управления проектами важно, не менее важно проводить различие между OKR и другим широко используемым инструментом измерения эффективности: ключевыми показателями эффективности.

KPI и OKR: сравнение показателей эффективности и рамок постановки целей

Представьте себе поездку на автомобиле к желаемому месту назначения.

В пути вы полагаетесь на два жизненно важных инструмента: спидометр и карту. Спидометр измеряет скорость вашего автомобиля, а карта направляет вас к месту назначения.

В бизнесе ключевые показатели эффективности, а также цели и ключевые результаты играют схожие роли. Хотя оба инструмента являются инструментами измерения эффективности, они служат разным целям и обладают уникальными характеристиками.

Давайте посмотрим, чем они отличаются друг от друга:

Разница Ключевые показатели эффективности (KPI) Цели и ключевые результаты (OKRs)

Цель Измеряйте производительность в соответствии с конкретными целями Ставьте и достигайте амбициозных целей

Фокус Отстающие показатели прошлой эффективности Обычно примерно равная часть “сверху вниз" и “снизу вверх" организации

Измерение Количественные показатели и управление данными Количественные или качественные, измеримые результаты

Согласование Часто для конкретного отдела Обычно примерно равная часть “сверху вниз" и “снизу вверх" организации

Частота Мониторинг осуществляется регулярно, часто на постоянной основе Обычно устанавливаются и пересматриваются ежеквартально

Подотчетность Распределите ответственность за конкретные показатели Поощряет ответственность и личностный рост

Гибкость Относительно статичный и долгосрочный по своему характеру Развивается и адаптируется по мере продвижения проектов

Толерантность к рискам В целом консервативны и не склонны к риску Включает определенный уровень риска и экспериментов

Сфера применения Широкий спектр показателей в различных областях Сосредоточены на ключевых целях и результатах

Влияние на культуру Часто используется в более традиционных организациях Способствует прозрачности, согласованности и инновациям

Эти две метрики могут даже дополнять друг друга. Цели и ключевые результаты реже используются для определения ключевых показателей эффективности или конкретных программ, чем ключевые показатели эффективности, но ключевые показатели эффективности могут использоваться в качестве ключевых результатов.

Теперь, когда мы рассмотрели соотношение OKR и KPI, давайте сосредоточимся на важнейшем аспекте оценки OKR.

Стратегии измерения и градации воздействия целей и ключевых результатов

Если вы приближаетесь к концу цикла OKR, пришло время понять, как оценивать результаты.

Оценка прогресса и выполнения целей и ключевых результатов иногда может оказаться сложной задачей.

Оценка OKR позволяет вам проанализировать достижения и возможности для улучшения. Подход Энди Гроува предполагает простую оценку “да“ или ”нет" для каждого ключевого результата.

ЦЕЛЬ: Улучшить соблюдение сроков реализации проекта и его своевременное выполнение Ключевой результат 1: Сократите перерасход средств по графику проекта на 15% за счет внедрения эффективных методов планирования и тщательного мониторинга этапов проекта. ДА

Ключевой результат 2: Достигните уровня своевременности не менее 90% для основных этапов проекта и конечных результатов. НЕТ

Ключевой результат 3: Внедрите систему отслеживания хода выполнения проекта, обеспечивающую видимость состояния проекта в режиме реального времени, позволяющую упреждающее выявление и устранение потенциальных задержек. НЕТ

Другой вариант - более продвинутая шкала баллов от 0 до 1.0.

Эта шкала включает зеленый (0,7-1,0), указывающий на успех; желтый (0,4-0,6), указывающий на прогресс, но не завершение; и красный (0,0-0,3), указывающий на отсутствие реального прогресса.

Как измерить и оценить OKR на основе примера

Также важна самооценка с учетом субъективных факторов и смягчающих обстоятельств.

Крайне важно стремиться к вариативности ключевых результатов, а не к однородности, и для улучшения может потребоваться растягивание целей.

Теперь давайте переключим наше внимание на внедрение OKRs в управление проектами с помощью пошаговой дорожной карты.

Внедрение OKRs в управление проектами: пошаговая дорожная карта

Осознание силы идей - это только начало.

“Идеи даются легко. Исполнение - это все”, как говорит Дж. Доэрр в своей книге.

Чтобы превратить эти идеи в ощутимые результаты, первостепенное значение имеет эффективное выполнение. Это справедливо для реализации целей и ключевых результатов в управлении проектами.

В этом разделе представлена простая в использовании дорожная карта, практическое руководство, которое проведет вас от идеи до успешного выполнения OKR в управлении проектами.

Шаг 1: Определите свои цели и ключевые результаты

Внедрение OKR в управление проектами начинается с четкого определения и планирования OKR.

Этот шаг закладывает основу для успешной реализации целей и ключевых результатов. Вот как это сделать.:

Понимание целей проекта: глубокое понимание целей проекта и желаемых результатов.

Формулируйте значимые цели: создавайте краткие, вдохновляющие и ориентированные на действия цели, соответствующие приоритетам организации.

Определите измеримые ключевые результаты: установите конкретные, измеримые, привязанные к срокам контрольные точки, которые отслеживают прогресс.

Анализируйте и уточняйте: регулярно оценивайте и корректируйте цели и ключевые результаты на основе информации и отзывов.

На следующем этапе мы будем эффективно передавать OKR вашей проектной команде, способствуя вовлеченности и общему чувству цели.

Шаг 2: Каскадные OKR по всей организации

После того как вы определили цели на уровне проекта и ключевые результаты, следующим шагом будет каскадирование OKR по всей организации.

“Мы должны осознать — и действовать в соответствии с осознанием, — что если мы пытаемся сосредоточиться на всем, мы не фокусируемся ни на чем”. – сказал Дж. Доэрр в книге “Измерьте, что имеет значение”.

Каскадные OKR обеспечивают согласованность и координацию между различными командами и уровнями. Вот как эффективно каскадировать OKR:

Сообщайте о целях организации: сообщайте о целях высшего уровня для обеспечения стратегического направления.

Согласование целей отдела и команды: сотрудничайте, чтобы обеспечить соответствие целям организации.

Четкое распределение ответственности: назначьте лиц, ответственных за продвижение вперед и результаты.

Стимулируйте межкомандное взаимодействие: поощряйте сотрудничество и коммуникацию между командами.

После того, как OKR будут каскадированы по всей организации, следующим важным шагом будет приведение их в соответствие со стратегией организации.

Шаг 3: Приведите OKR в соответствие со стратегией организации

Приведение OKR в соответствие со стратегией организации гарантирует, что проекты и инициативы внесут непосредственный вклад в общее стратегическое направление.

Этот шаг устанавливает связь между целями на уровне проекта и более широкой организационной стратегией. Вот как эффективно согласовать OKR с корпоративной стратегией:

Свяжите цели проекта со стратегией: согласуйте цели проекта со стратегическими приоритетами.

Определите стратегические факторы, способствующие реализации: определите инициативы, которые поддерживают стратегию организации.

Добивайтесь согласования действий с руководством: заручитесь поддержкой и согласованностью со стороны лидеров и заинтересованных сторон.

Сообщайте о соответствии: четко сообщайте о соответствии проекта стратегии.

После того, как OKR будут эффективно приведены в соответствие со стратегией организации, следующим важным шагом будет измерение прогресса и внесение необходимых корректировок на этом пути.

Шаг 4: Измерьте прогресс и при необходимости внесите коррективы

Измерение прогресса и корректировка являются важными шагами для успешного внедрения OKR-менеджмента.

Регулярный мониторинг и анализ позволяют вам оставаться на верном пути, определять области для улучшения и вносить необходимые коррективы для достижения ваших целей (но не занимайтесь микроуправлением своей командой). Вот как эффективно измерять прогресс и корректировать его по мере необходимости:

Отслеживайте прогресс: отслеживайте ключевые результаты и регулярно обновляйте их статус. Используйте лучшее программное обеспечение OKR, чтобы увидеть все возможности.

Оценка достижений: оценивайте ключевые результаты по заранее определенным критериям, выявляйте и анализируйте отклонения и проблемы.

При необходимости внесите коррективы: измените ключевые результаты или цели на основе анализа прогресса.

Стимулируйте постоянное совершенствование: поощряйте обучение, обратную связь и рост.

Итерации: регулярно повторяйте этапы измерения прогресса и корректировки.

При четком акценте на измерении прогресса и внесении необходимых корректировок для достижения успеха следующим шагом будет празднование достижений и извлечение уроков из неудач.

Шаг 5: Празднуйте успех и извлекайте уроки из неудач

Празднование успеха и извлечение уроков из неудач являются неотъемлемой частью эффективного внедрения OKR в управление проектами.

Признание достижений и осмысление неудач способствуют культуре непрерывного совершенствования и росту. Вот как отмечать успехи и извлекать уроки из неудач.:

Признайте достижения: отмечайте успешные результаты и отмечайте усердную работу.

Делитесь историями успеха: подчеркивайте исключительные достижения и поощряйте обмен знаниями.

Размышляйте и учитесь: используйте неудачи как возможности для размышлений и улучшений.

Придерживайтесь установки на рост: поощряйте рассматривать неудачи как ценный опыт обучения.

Проводите послепроектные проверки: оценивайте производительность и собирайте отзывы для будущих улучшений.

Команды, внедряющие OKR, обычно сообщают о более высоких оценках успеха совместной работы. Это объясняется увеличением частоты конструктивной обратной связи, тем, что менеджеры берут на себя роль коучинга, а сотрудники становятся более ответственными за свои действия, решения и результаты.

Разработав пошаговую дорожную карту внедрения OKRs в управление проектами, важно вооружиться необходимыми инструментами для эффективной постановки целей и ключевых результатов и управления ими.

Основные инструменты для постановки целей и ключевых результатов и управления ими

“Эффективная система постановки целей начинается с дисциплинированного мышления на самом верху, с лидеров, которые тратят время и энергию на выбор того, что имеет значение.” – Джон Доэрр.