5 советов, которые помогут гарантировать, что люди закроют свои действия по проекту

Закрытие проекта часто недооценивается как важный момент. Узнайте 5 советов, которые помогут закрыть действия проекта.

Реализация проекта от начала до завершения требует планирования, усилий, финансов и времени. Хотя стадия инициации проекта имеет важное значение, руководители проектов не уделяют пристального внимания закрытию проекта.

Однако требуется много работы, даже когда менеджеры проектов собираются закрыть проект. Уместно знать, что эти шаги могут быть процедурными, но их все равно необходимо выполнить. Помимо подписания всех документов, связанных с проектом, для закрытия, вот советы, которые помогут закрыть действия по проекту .

Советы по закрытию действий проекта

1. Обновление расписания проекта

Менеджерам проектов не следует торопиться закрывать свои проекты. Первое, что нужно сделать, это привести в порядок график проекта. Они должны видеть, что все выполненное отмечено как «завершено». Если им еще предстоит выполнить задачу, что неизбежно, стоит учесть такую ​​задачу в документации по закрытию.

Это поможет команде реализации проекта начать работу с ним в будущем. Если под рукой есть проект с временной шкалой, может оказаться нереалистичным предположение, что последней задаче проекта будет уделено наибольшее внимание перед закрытием проекта. Дальнейшее рассмотрение последней задачи может сделать завершенный проект незавершенным.

2. Обновление журнала рисков

Слишком раннее закрытие рисков проекта может означать создание дополнительных задач для выполнения операционной командой. Некоторые риски проекта могут потребовать дальнейшего рассмотрения со стороны оперативной группы. Однако менеджеры проектов могут закрывать в журнале риски, подлежащие закрытию.

3. Запланируйте и проведите обзор после внедрения.

Менеджеры проектов и их команда должны собраться вместе для обсуждения после завершения проекта. Выделите и обсудите то, что прошло по плану, и то, что не получилось. Углубленный анализ проекта после реализации не будет выглядеть перегрузкой; это только помогает определить области улучшения в следующем проекте.

4. Разбор проектов

Более пристальный взгляд на цифровые файлы является неотъемлемой частью завершения проекта. Менеджеры проектов должны внимательно относиться к именам файлов и следить за тем, чтобы под каждым из них были указаны правильные данные. Другие, возможно, захотят просмотреть их позже, прежде всего, если они будут заниматься своими проектами. Таким образом, команды могут использовать информацию в этих файлах, чтобы сделать организационные знания понятными для тех, кому они понадобятся позже.

5. Празднуйте!

После завершения проекта стоит посвятить некоторое время празднованию побед. Может показаться, что в этом нет необходимости, но это способ мотивировать менеджеров и их команды для выполнения следующей задачи. Даже если они не могут выполнить свои обещания и закрыли проект раньше, им следует отпраздновать свои достижения.

Поздравление с командами за соблюдение намеченных шагов и признательность за усилия, время и вклад каждого может мысленно подготовить их к проектам, как только они почувствуют, что достигли успеха. Не имеет значения, произойдет ли преждевременное закрытие проекта.

Другие дополнительные советы по закрытию проекта

Программное обеспечение для управления проектами : цифровой программный инструмент может существенно помочь оптимизировать последний этап закрытия проекта. Это помогает создать простой вид нескольких документов один за другим. Это также может помочь в разработке отчетов о состоянии и количественной оценке важных данных.

Ищите дополнительную поддержку : назначение человека, специализирующегося на процессе передачи результатов, может улучшить его вклад на заключительную стадию проекта, гарантируя, что менеджеры удовлетворят все требования проекта.

Опрос членов команды . Разработка опроса членов команды — отличный совет для закрытия проекта. Это помогает получить дополнительные данные на основе обратной связи. Менеджеры проектов могут создать опрос до или после итогового совещания. Для их команды может быть интересным опытом поделиться анонимным мнением о том, как далеко они продвинулись.

Заключение

Менеджеры проектов должны понимать, что закрытие проекта так же важно, как и его начало. Он выявляет области, которые требуют особого внимания для последующих действий. Наконец, у команд есть правильная мотивация, необходимая для управления и выполнения проектов.