Как справиться с сокращением бюджета Офиса управления проектами

Управление бюджетами и отчетность по ним могут стать неотъемлемой частью вашего офиса управления проектами (PMO). В эти трудные экономические времена вы можете обнаружить, что вам нужно начать думать о том, как справиться с сокращением бюджета PMO, поскольку предприятия и клиенты начинают затягивать пояса.

Возможно, вам придется столкнуться с увеличением бюджета ниже уровня инфляции или даже с фактическим сокращением бюджета вашего офиса и/или проектов, с которыми вы работаете. Это будет непростое время, которое потребует иного образа мышления и работы.

Здесь мы собираемся дать обзор того, как бороться с сокращением бюджета, рассматривая:

Действия, которые вам нужно будет предпринять, когда вы получите новости

Над чем стоит работать при сокращении бюджетов проектов

Что вы можете сделать, когда бюджет вашего офиса сокращается

В следующих статьях мы рассмотрим, как справляться с изменениями в ваших проектах и ​​офисе, а также рассмотрим вопрос сокращения находящихся в вашем подчинении человеческих ресурсов.

Первые шаги в борьбе с сокращением бюджета PMO

Получить известие о том, что в следующем прогнозируемом периоде вам придется работать с меньшим финансированием в вашей организации, непросто. У вас есть планы на новые технологии, новое обучение, новых людей – и все это придется отменить.

Мы не будем скрывать этого; работать с меньшими деньгами будет непросто, но чем быстрее вы адаптируетесь к новой реальности, тем быстрее вы сможете разработать новые процессы, требования и цели.

В общем, вам нужно будет провести обширный разговор с человеком, инициирующим сокращение бюджета. Если это ваш спонсор PMO, вам обоим нужно реалистично оценивать, что еще можно доставить, а что, возможно, придется сократить. Клиенту, сокращающему бюджет проекта, также необходимо будет руководствоваться новыми реалистичными ожиданиями.

Вы также можете посмотреть, каковы затраты в вашем PMO. Есть ли у вас возможность разрушить вашу работу с помощью новых технологий? Можно ли сэкономить на таких действиях, как расширение удаленной или гибридной работы?

Наконец, вам нужно будет поработать над своим проектом и приоритетами PMO . Это будет означать работу с вашей офисной командой и/или вашими менеджерами проектов, чтобы увидеть, на чем следует сосредоточить внимание, чтобы добиться того, что можно сделать.

Как бороться с сокращением бюджета проектов, с которыми вы работаете

После того, как вы разобрались с более широкой картиной сокращения бюджета, вам нужно будет начать предпринимать практические действия по изменению проектов, сроков и мероприятий. Проекты столкнутся с новой реальностью, требующей меньше денег.

Вот некоторые способы сокращения расходов на ваши проекты:

Изменение срока сдачи – если численность персонала в проекте сокращается, работу все равно можно выполнить, но это займет больше времени.

Скорректируйте результаты или ожидания: технологический проект может не обладать всей функциональностью или выглядеть не так красиво за меньшую стоимость.

Выделите необходимость из «хорошо иметь» — не все прибамбасы, которые были пристроены к проекту в начале, могут понадобиться.

Рассмотрите возможность эффективного распределения ресурсов между проектами: экспертов можно будет использовать совместно, если сроки изменятся.

Борьба с сокращением бюджета PMO

Если ваш офис окажется на линии огня из-за сокращения расходов в следующем финансовом году, вы можете рассмотреть некоторые из этих действий, чтобы смягчить изменения:

Обратите внимание на программное обеспечение и средства автоматизации, которые могут сократить человеческий труд, необходимый в вашем офисе.

Измените структуру ресурсов: сможет ли опытный фрилансер взять на себя задачи, если вы потеряете часть своей команды?

Объедините ресурсы проекта в свой PMO, например, перенесите все административные задачи из проектов в свой офис.

Более подробно эти варианты мы рассмотрим в следующих публикациях.

Работа с сокращением бюджета в вашем PMO

Когда денег мало, каждому нужно будет понять, что он не получит от проекта того, чего изначально ожидал. Вашему проектному офису, возможно, придется иметь дело со многими изменениями, такими как поддержка проектов, составление новых графиков и корректировка планов и ожиданий