Как справиться с сокращением бюджетов проектов в вашем PMO?
В трудные экономические времена во всем мире маловероятно, что ваш офис управления проектами (PMO) останется невредимым. Это повлияет либо на ваш офис, либо на ваши проекты, поэтому мы посмотрим, как справиться с сокращением бюджетов проектов.
Независимо от того, следит ли ваш PMO за программой внутренних изменений или контролирует проекты, выполняемые для внешних клиентов, сокращения могут произойти откуда угодно. В начале проекта у вас будут процессы планирования бюджета и графика; к этой работе необходимо будет вернуться повторно при поддержке вашего ОУП.
Поддержка, которую вы оказываете проектам, когда они сталкиваются с сокращением бюджета, будет иметь жизненно важное значение для обеспечения того, чтобы что-то было реализовано. Чтобы помочь в этом, мы рассмотрим:
Что можно сократить при сокращении бюджета проекта
Как понять, что отрезать
С кем вам нужно работать, чтобы завершить проект
Где я могу найти сокращения, если проект имеет ограниченный бюджет?
Когда проект просят выполнить работу с меньшими затратами, вам нужно будет помочь менеджеру проекта узнать, где найти экономию. Если бюджет проекта был спланирован хорошо с самого начала и не был завышен, необходимо будет пойти на компромисс.
Ухудшение масштаба проекта
Вы можете рассмотреть возможность сокращения того, что на самом деле доставляется, когда на это меньше денег. Передача частичных возможностей может быть лучше, чем ничего вообще.
Может быть пространство для маневра в некоторой функциональности или эстетике продукта, если основные требования соблюдены. Вы также можете рассмотреть возможность доставки в целом более низкого качества, если это согласовано заинтересованными сторонами или клиентами.
Нарушение сроков проекта
Другой вариант сократить расходы на проект — ускорить его реализацию. Обычно это означает, что проекту будет выделено меньше ресурсов, что может означать, например, отказ от фрилансера или подрядчика и ожидание, пока вместо него станет доступен внутренний ресурс.
Как решить, где и что сократить при сокращении бюджета проекта
Первый шаг к тому, чтобы помочь вашим проектам работать с сокращенными бюджетами, — это убедиться, что беседы происходят с менеджером проекта и спонсором проекта или клиентом. Ожидания и требования были бы изложены на основе финансовых ресурсов, и их необходимо переоценить.
Это возможность понять, каковы приоритеты для скорректированного результата.
Далее вам необходимо дать команде проекта и заинтересованным сторонам возможность выдвигать идеи. Для этого идеально подойдет семинар – у вас есть четкий вопрос и результат, который нужно определить.
После того, как вы составили планы того, какие сокращения или изменения могут быть сделаны и где это может быть полезно, предложите варианты заинтересованным сторонам. Имея представление о том, чего можно ожидать при меньших денежных затратах, окончательный результат проекта может оказаться в руках тех, кто урезает бюджет.
С кем работать, чтобы реализовать проект при сокращенном бюджете?
Запуск проекта с новым бюджетом потребует дополнительной мотивации со стороны участвующих людей. Важно работать с менеджером проекта, чтобы поддерживать хорошее настроение в команде проекта – это люди, которые сделают новый план успешным или нет.
Возможно, вам также придется попросить членов проектной команды повысить квалификацию или взять на себя новые обязанности в свете изменений в проекте.
Поддерживать открытое общение с заинтересованными сторонами проекта. Из-за препятствий на пути и необходимости переориентации проекта некоторые вещи могут быть упущены или неправильно истолкованы. Убедитесь, что изменения документированы и доведены до сведения всех, чтобы можно было полностью осознавать снижение качества или превышение сроков.
Как справиться с урезанными бюджетами проектов
Сокращение финансирования проекта повлияет на ваш PMO. Вам придется проделать большую работу, чтобы проект по-прежнему был успешным. Однако это переопределено. Не паникуйте и методично прорабатывайте изменения, чтобы помочь вам справиться с сокращением бюджетов проектов в вашем PMO.
Независимо от того, следит ли ваш PMO за программой внутренних изменений или контролирует проекты, выполняемые для внешних клиентов, сокращения могут произойти откуда угодно. В начале проекта у вас будут процессы планирования бюджета и графика; к этой работе необходимо будет вернуться повторно при поддержке вашего ОУП.
Поддержка, которую вы оказываете проектам, когда они сталкиваются с сокращением бюджета, будет иметь жизненно важное значение для обеспечения того, чтобы что-то было реализовано. Чтобы помочь в этом, мы рассмотрим:
Что можно сократить при сокращении бюджета проекта
Как понять, что отрезать
С кем вам нужно работать, чтобы завершить проект
Где я могу найти сокращения, если проект имеет ограниченный бюджет?
Когда проект просят выполнить работу с меньшими затратами, вам нужно будет помочь менеджеру проекта узнать, где найти экономию. Если бюджет проекта был спланирован хорошо с самого начала и не был завышен, необходимо будет пойти на компромисс.
Ухудшение масштаба проекта
Вы можете рассмотреть возможность сокращения того, что на самом деле доставляется, когда на это меньше денег. Передача частичных возможностей может быть лучше, чем ничего вообще.
Может быть пространство для маневра в некоторой функциональности или эстетике продукта, если основные требования соблюдены. Вы также можете рассмотреть возможность доставки в целом более низкого качества, если это согласовано заинтересованными сторонами или клиентами.
Нарушение сроков проекта
Другой вариант сократить расходы на проект — ускорить его реализацию. Обычно это означает, что проекту будет выделено меньше ресурсов, что может означать, например, отказ от фрилансера или подрядчика и ожидание, пока вместо него станет доступен внутренний ресурс.
Как решить, где и что сократить при сокращении бюджета проекта
Первый шаг к тому, чтобы помочь вашим проектам работать с сокращенными бюджетами, — это убедиться, что беседы происходят с менеджером проекта и спонсором проекта или клиентом. Ожидания и требования были бы изложены на основе финансовых ресурсов, и их необходимо переоценить.
Это возможность понять, каковы приоритеты для скорректированного результата.
Далее вам необходимо дать команде проекта и заинтересованным сторонам возможность выдвигать идеи. Для этого идеально подойдет семинар – у вас есть четкий вопрос и результат, который нужно определить.
После того, как вы составили планы того, какие сокращения или изменения могут быть сделаны и где это может быть полезно, предложите варианты заинтересованным сторонам. Имея представление о том, чего можно ожидать при меньших денежных затратах, окончательный результат проекта может оказаться в руках тех, кто урезает бюджет.
С кем работать, чтобы реализовать проект при сокращенном бюджете?
Запуск проекта с новым бюджетом потребует дополнительной мотивации со стороны участвующих людей. Важно работать с менеджером проекта, чтобы поддерживать хорошее настроение в команде проекта – это люди, которые сделают новый план успешным или нет.
Возможно, вам также придется попросить членов проектной команды повысить квалификацию или взять на себя новые обязанности в свете изменений в проекте.
Поддерживать открытое общение с заинтересованными сторонами проекта. Из-за препятствий на пути и необходимости переориентации проекта некоторые вещи могут быть упущены или неправильно истолкованы. Убедитесь, что изменения документированы и доведены до сведения всех, чтобы можно было полностью осознавать снижение качества или превышение сроков.
Как справиться с урезанными бюджетами проектов
Сокращение финансирования проекта повлияет на ваш PMO. Вам придется проделать большую работу, чтобы проект по-прежнему был успешным. Однако это переопределено. Не паникуйте и методично прорабатывайте изменения, чтобы помочь вам справиться с сокращением бюджетов проектов в вашем PMO.
