Производительность PMO – убедитесь, что вы измеряете успех

Принятие правильных мер и отчетность по ним — это то, к чему должен стремиться каждый PMO, и, если вы сможете их преодолеть, это будет очень полезно для карьеры.

Распространенный аргумент менеджеров проектов и высшего руководства заключается в том, что проектный офис не добавляет ценности и создает бюрократию. Это может сильно затруднить прогресс ОУП, что приводит к ограничению ценности и может привести к закрытию ОУП. Выбор очевиден. Если вы являетесь высшим руководителем, зачем вам продолжать вкладывать деньги, которые можно использовать где-то еще?

Что может сделать ОУП?

Чтобы снизить этот риск, ОУП должен быть в состоянии продемонстрировать ценность, которую он предоставляет. К сожалению, легко сказать (написать), но не всегда легко сделать!

Шаг 1

Потратьте некоторое время на размышления о целях ОУП (почему он был создан). Это может быть несколько причин, таких как

сократить количество проектов, которые сдаются с опозданием

сократить количество проектов, которые перерасходуют

повысить уровень реализации выгод

обеспечить прозрачность проектов изменений

улучшить качество отчетности/стандартизировать отчетность

внедрить общую методологию проекта

и т. д.

Шаг 2

Для каждой из основных целей определите, какие меры можно использовать, чтобы доказать, что цель достигнута.

Взяв этот пример, сократите количество проектов, которые реализуются с опозданием. В качестве меры можно было бы взять проекты предыдущих лет и подсчитать, сколько из них было завершено с опозданием, т.е. 40 из 100. Это соответствует 40% проектов предыдущих лет, завершенных с опозданием. Возможно, вы даже захотите взять среднее значение за последние 3 года, чтобы получить более точное представление об типичном году.

Следующим шагом будет выполнение того же расчета для текущего года. Если процент опозданий составляет менее 40%, вы можете продемонстрировать, что достигли цели.

Это всего лишь простой пример, который называется скользящим индикатором: вы узнаете, достигли ли вы цели только после окончания года! Было бы гораздо лучше иметь ежемесячный процесс для отслеживания прогнозируемых дат окончания проекта, поскольку это позволит прогнозировать тенденцию. ОУП может затем управлять ежемесячной тенденцией.

Как показывает этот опыт, важно достичь качественных и значимых целей, а затем потратить время на разработку соответствующих мер.

Шаг 3

Создайте процесс для регулярного сбора и отслеживания этих показателей. Например, в рамках процесса ежемесячной отчетности убедитесь, что данные собираются, хранятся и анализируются. Анализ очень важен: если вы не анализируете тенденции, вы не будете знать, улучшается ли производительность по отношению к цели или ухудшается, вы не будете знать, нужно ли вам предпринять корректирующие действия.

Шаг 4

Регулярно сообщайте о прогрессе. Это очевидно: вся тяжелая работа была проделана для того, чтобы определить меры и измерить прогресс, приняв меры там, где это необходимо. Это также важная часть решения проблемы демонстрации ценности, которую добавляет проектный офис.

Потратьте время на создание хороших информационных панелей, отображающих результаты регулярного анализа. Это включает в себя четкое представление того, как достигаются цели. Регулярно сообщая эти данные высшему руководству, вы:

создайте доверие к тому, что вы все контролируете

продемонстрировать, что вы честны и прозрачны

регулярно показывайте, что вы приносите пользу – «делаете то, что обещали»

устранение риска «большого открытия» – когда польза проявляется только в конце

Заключение

Во многих случаях заинтересованные стороны и высшее руководство предпочитают регулярный поток новостей, чтобы продемонстрировать дополнительную выгоду. Они видят прогресс, а не необходимость ждать (и надеяться), что выгоды будут предоставлены в конце проекта, особенно когда деньги и время потрачены, а возмещения нет!