Что делать, если бюджет вашего офиса управления проектами сокращен?
В трудные экономические времена многие предприятия будут искать способы сократить расходы и накладные расходы. Зачастую ваш офис управления проектами (PMO) может столкнуться с сокращениями, поэтому вот наше руководство о том, что делать, если ваш бюджет PMO сокращается.
ОУП могут оказаться под прицелом ужесточения бюджета, поскольку их можно рассматривать как дополнительный уровень администрирования или центр затрат, а не как место для получения дохода. Если вашему PMO придется работать с меньшим бюджетом в следующем финансовом году, вам необходимо спланировать, что будет дальше.
Чтобы помочь вам справиться с меньшими затратами, мы рассмотрим:
Повторное центрирование ваших услуг PMO
Сброс приоритетов PMO
Переосмысление использования технологий
Переподготовка ваших ресурсов
Чтобы ваш офис соответствовал ожиданиям.
Как сокращение бюджета PMO повлияет на ваши услуги
Когда был создан ваш PMO, услуги, которые вы предлагаете, были четко определены. Вы сможете сбалансировать работу вашего офиса между быстрыми победами, долгосрочными процессами и операциями с высокой добавленной стоимостью.
Вам нужно будет пересмотреть и сбалансировать услуги, которые вы предлагаете. Оцените, что вы делаете:
Незаменим для PMO и операций проекта.
Хорошая вещь, которая может оказаться расходным материалом
Навороты, которые можно легко убрать
Перечислите свои приоритетные услуги и узнайте стоимость каждой из них.
Работа со спонсором PMO над изменением приоритетов.
Как только вы получите глубокое представление о своих услугах, вам необходимо поговорить со спонсором PMO. Вы будете знать, какие услуги вы хотите сохранить, но у вашего спонсора могут быть другие представления о том, что должен делать ваш офис.
Наличие предлагаемых вами приоритетов и списка затрат на каждую услугу гарантирует, что разговор будет сосредоточен на услугах.
Возможно, сейчас самое время обсудить, как ваш PMO может стать движущей силой сокращения затрат в других местах. Некоторые из ваших услуг действительно можно расширить, например административную поддержку проектов, и снизить затраты в отдельных проектах.
Использование технологий для снижения затрат на PMO
Если вам повезет, вы сможете использовать технологии, чтобы нарушить процессы PMO в тот момент, когда будете к этому готовы. Однако, когда ваш бюджет сокращается, вам, возможно, придется обратиться к прорывным технологиям, чтобы сохранить некоторые функции.
Вам следует переоценить технологии, которые вы используете сейчас, такие как хранение, обмен сообщениями и планирование, чтобы увидеть, есть ли более эффективные альтернативы. Например, перенос хранилища в облачное решение может потребовать некоторых первоначальных затрат, но может сэкономить вашему офису и вашим проектам деньги на обслуживание серверов в долгосрочной перспективе.
Внедрение новых способов работы с революционными технологиями должно сократить долгосрочные затраты, а также сослужить хорошую службу вашему офису, когда хорошие времена бюджета увеличивают отдачу — вы сможете быстро повысить производительность с помощью прочной технологической базы.
Повышение квалификации вашей команды для дальнейшего увеличения вашего бюджета
Один из элементов, который вам придется пересмотреть, чтобы потратить меньше денег, — это люди, работающие в вашем офисе PMO. Вы можете использовать фрилансеров или подрядчиков, что может быть дороже по сравнению с штатными специалистами.
Подумайте, можно ли обучить вашу команду выполнять часть работы, например, фрилансера. Вам следует стремиться предложить соразмерное повышение заработной платы, если вы обучаете кого-то более техническим задачам, но это все равно должно быть меньше, чем при продолжении аутсорсинга.
Как отмечалось ранее, вы также можете использовать членов своей команды для выполнения задач, связанных с проектом, и снижения затрат на проекты.
Как справиться с сокращением бюджета PMO
Никогда не будет легко работать, тратя меньше денег. Возможно, у вас были большие планы по расширению и увеличению количества ваших услуг, но теперь вам придется их отложить. Знание того, что делать, когда бюджет вашего PMO сокращается, поможет сохранить жизнеспособность вашего офиса до тех пор, пока вы снова не начнете видеть рост.
ОУП могут оказаться под прицелом ужесточения бюджета, поскольку их можно рассматривать как дополнительный уровень администрирования или центр затрат, а не как место для получения дохода. Если вашему PMO придется работать с меньшим бюджетом в следующем финансовом году, вам необходимо спланировать, что будет дальше.
Чтобы помочь вам справиться с меньшими затратами, мы рассмотрим:
Повторное центрирование ваших услуг PMO
Сброс приоритетов PMO
Переосмысление использования технологий
Переподготовка ваших ресурсов
Чтобы ваш офис соответствовал ожиданиям.
Как сокращение бюджета PMO повлияет на ваши услуги
Когда был создан ваш PMO, услуги, которые вы предлагаете, были четко определены. Вы сможете сбалансировать работу вашего офиса между быстрыми победами, долгосрочными процессами и операциями с высокой добавленной стоимостью.
Вам нужно будет пересмотреть и сбалансировать услуги, которые вы предлагаете. Оцените, что вы делаете:
Незаменим для PMO и операций проекта.
Хорошая вещь, которая может оказаться расходным материалом
Навороты, которые можно легко убрать
Перечислите свои приоритетные услуги и узнайте стоимость каждой из них.
Работа со спонсором PMO над изменением приоритетов.
Как только вы получите глубокое представление о своих услугах, вам необходимо поговорить со спонсором PMO. Вы будете знать, какие услуги вы хотите сохранить, но у вашего спонсора могут быть другие представления о том, что должен делать ваш офис.
Наличие предлагаемых вами приоритетов и списка затрат на каждую услугу гарантирует, что разговор будет сосредоточен на услугах.
Возможно, сейчас самое время обсудить, как ваш PMO может стать движущей силой сокращения затрат в других местах. Некоторые из ваших услуг действительно можно расширить, например административную поддержку проектов, и снизить затраты в отдельных проектах.
Использование технологий для снижения затрат на PMO
Если вам повезет, вы сможете использовать технологии, чтобы нарушить процессы PMO в тот момент, когда будете к этому готовы. Однако, когда ваш бюджет сокращается, вам, возможно, придется обратиться к прорывным технологиям, чтобы сохранить некоторые функции.
Вам следует переоценить технологии, которые вы используете сейчас, такие как хранение, обмен сообщениями и планирование, чтобы увидеть, есть ли более эффективные альтернативы. Например, перенос хранилища в облачное решение может потребовать некоторых первоначальных затрат, но может сэкономить вашему офису и вашим проектам деньги на обслуживание серверов в долгосрочной перспективе.
Внедрение новых способов работы с революционными технологиями должно сократить долгосрочные затраты, а также сослужить хорошую службу вашему офису, когда хорошие времена бюджета увеличивают отдачу — вы сможете быстро повысить производительность с помощью прочной технологической базы.
Повышение квалификации вашей команды для дальнейшего увеличения вашего бюджета
Один из элементов, который вам придется пересмотреть, чтобы потратить меньше денег, — это люди, работающие в вашем офисе PMO. Вы можете использовать фрилансеров или подрядчиков, что может быть дороже по сравнению с штатными специалистами.
Подумайте, можно ли обучить вашу команду выполнять часть работы, например, фрилансера. Вам следует стремиться предложить соразмерное повышение заработной платы, если вы обучаете кого-то более техническим задачам, но это все равно должно быть меньше, чем при продолжении аутсорсинга.
Как отмечалось ранее, вы также можете использовать членов своей команды для выполнения задач, связанных с проектом, и снижения затрат на проекты.
Как справиться с сокращением бюджета PMO
Никогда не будет легко работать, тратя меньше денег. Возможно, у вас были большие планы по расширению и увеличению количества ваших услуг, но теперь вам придется их отложить. Знание того, что делать, когда бюджет вашего PMO сокращается, поможет сохранить жизнеспособность вашего офиса до тех пор, пока вы снова не начнете видеть рост.
