Что такое коммуникационный риск проекта и как его минимизировать?
Хорошая коммуникация — это хлеб с маслом хорошего офиса управления проектами (PMO), но доставка сообщения всегда сопряжена с риском. Для каждого проекта, который начинается в вашем офисе, вам необходимо оценить, каков коммуникационный риск проекта, и понять, как его минимизировать .
Коммуникация — это не только то, что говорят ваш PMO и менеджеры проектов. Это может быть во многом зависит от того, как это сказано. Положительный риск для общения заключается в том, что вы можете сделать это правильно, и нет необходимости делать скидку на персонализацию сообщения – все будет доставлено так, как должно быть.
Как опытный руководитель PMO, вы знаете, что такое бывает редко. Здесь мы собираемся изучить:
В чем заключается коммуникативный риск
Как коммуникационный риск может повлиять на ваши проекты
Способы минимизации коммуникационных рисков в вашем PMO
Что такое коммуникационный риск проекта?
Коммуникационный риск возникает из-за вероятности того, что сообщение, которое вы передаете и получает ваша проектная команда, пойдет не так. Неправильная коммуникация может оказать большое влияние на проект и его реализацию.
Риск идет в двух направлениях. Вполне возможно, что заинтересованные стороны могут неправильно понять сообщение, входящее в проект, например, из-за неясных требований. С другой стороны, сообщение, передаваемое от руководства работникам проекта, может быть потеряно, что приведет к получению неверных результатов.
От вашего PMO до менеджеров проектов вам необходимо доносить:
План проекта
Сроки
Требования
Практические результаты
КПЭ
Стратегическая ценность
В последовательной и убедительной форме, не оставляющей места для ошибок или интерпретаций.
Это не так просто, как кажется. Неправильно сообщите об этих проблемах, и вы можете допустить ошибки, проект пойдет в неправильном направлении, будет потрачено больше денег , а ваши команды почувствуют разобщенность .
Как минимизировать коммуникационный риск в вашем PMO
Хотя коммуникационный риск может сорвать проект; Есть тактика, которую вы можете поручить своим менеджерам использовать, чтобы уменьшить количество проблем. Завершая оценку рисков проекта, обязательно включите эти мероприятия в проект, чтобы улучшить коммуникационные усилия.
Знайте свои инструменты коммуникации
Наличие правильных коммуникационных инструментов может иметь большое значение для передачи правильного сообщения. Обеспечение доставки и хранения одной и той же информации каждый раз одним и тем же способом будет означать, что каждый, кто работает над проектами, будет знать, куда обратиться, чтобы получить актуальную информацию.
Установка инструментов для конкретных задач, особенно для удаленных работников проекта, упростит обмен сообщениями.
Знай свою аудиторию
Некоторые команды расслаблены и наслаждаются общением с некоторой долей юмора, в то время как другим командам нужен откровенный брифинг. Риск ошибиться заключается в разобщении сотрудников, которые не согласны с проектом.
Убедитесь, что ваши менеджеры проектов умеют читать свою команду. Также важно оценить языковые различия и убедиться, что при переводе ничего не потеряно. Несколько языков в команде могут стать основным источником риска, который легко снизить с помощью хорошего перевода и простой проверки понимания.
Знайте своих заинтересованных сторон
Проект под вашим PMO также должен иметь возможность получать сообщения. Существует риск того, что заинтересованная сторона или клиент может не знать, куда и как направить отзывы или опасения. Это может привести к неудовлетворению в конце проекта.
Менеджерам проектов необходимо укреплять отношения с заинтересованными сторонами, предоставляя обновленную информацию и запрашивая обратную связь. Наличие сильной обратной связи, встроенной в проекты, должно обеспечить результат, который сделает всех счастливыми.
Знайте свои цели
При каждом важном сообщении ваши менеджеры проектов должны ставить цели. Во время общения, например:
Брифинги
Рассылка по электронной почте
Скрамы
Индивидуальные
Стратегическая встреча
Обзоры проектов
Необходимо понимать конечный результат. Какое бы послание ни нужно было донести, оно должно быть четко понято.
Понимание сообщения не только обеспечит его правильную доставку, но и поможет определить, какой метод связи использовать, чтобы поддерживать вовлеченность персонала.
Будь позитивным
Способ доставки сообщения влияет на то, как оно будет понято. Тон электронного письма, сообщения в блоге, видео или встречи должен быть оптимистичным и сосредоточенным на будущем. Это позволит продвигать проекты вперед и предотвратит потерю слишком большого количества времени из-за неудовлетворенности или вовлеченности сотрудников.
Вывод на дом
Знание рисков, связанных с коммуникацией проекта, и способов их минимизации обеспечит бесперебойную работу ваших проектов и вовлеченность ваших людей. Наши пять вещей, которые вам нужно знать, чтобы снизить риск плохой коммуникации, гарантируют, что каждый получит правильное сообщение с первого раза.
Коммуникация — это не только то, что говорят ваш PMO и менеджеры проектов. Это может быть во многом зависит от того, как это сказано. Положительный риск для общения заключается в том, что вы можете сделать это правильно, и нет необходимости делать скидку на персонализацию сообщения – все будет доставлено так, как должно быть.
Как опытный руководитель PMO, вы знаете, что такое бывает редко. Здесь мы собираемся изучить:
В чем заключается коммуникативный риск
Как коммуникационный риск может повлиять на ваши проекты
Способы минимизации коммуникационных рисков в вашем PMO
Что такое коммуникационный риск проекта?
Коммуникационный риск возникает из-за вероятности того, что сообщение, которое вы передаете и получает ваша проектная команда, пойдет не так. Неправильная коммуникация может оказать большое влияние на проект и его реализацию.
Риск идет в двух направлениях. Вполне возможно, что заинтересованные стороны могут неправильно понять сообщение, входящее в проект, например, из-за неясных требований. С другой стороны, сообщение, передаваемое от руководства работникам проекта, может быть потеряно, что приведет к получению неверных результатов.
От вашего PMO до менеджеров проектов вам необходимо доносить:
План проекта
Сроки
Требования
Практические результаты
КПЭ
Стратегическая ценность
В последовательной и убедительной форме, не оставляющей места для ошибок или интерпретаций.
Это не так просто, как кажется. Неправильно сообщите об этих проблемах, и вы можете допустить ошибки, проект пойдет в неправильном направлении, будет потрачено больше денег , а ваши команды почувствуют разобщенность .
Как минимизировать коммуникационный риск в вашем PMO
Хотя коммуникационный риск может сорвать проект; Есть тактика, которую вы можете поручить своим менеджерам использовать, чтобы уменьшить количество проблем. Завершая оценку рисков проекта, обязательно включите эти мероприятия в проект, чтобы улучшить коммуникационные усилия.
Знайте свои инструменты коммуникации
Наличие правильных коммуникационных инструментов может иметь большое значение для передачи правильного сообщения. Обеспечение доставки и хранения одной и той же информации каждый раз одним и тем же способом будет означать, что каждый, кто работает над проектами, будет знать, куда обратиться, чтобы получить актуальную информацию.
Установка инструментов для конкретных задач, особенно для удаленных работников проекта, упростит обмен сообщениями.
Знай свою аудиторию
Некоторые команды расслаблены и наслаждаются общением с некоторой долей юмора, в то время как другим командам нужен откровенный брифинг. Риск ошибиться заключается в разобщении сотрудников, которые не согласны с проектом.
Убедитесь, что ваши менеджеры проектов умеют читать свою команду. Также важно оценить языковые различия и убедиться, что при переводе ничего не потеряно. Несколько языков в команде могут стать основным источником риска, который легко снизить с помощью хорошего перевода и простой проверки понимания.
Знайте своих заинтересованных сторон
Проект под вашим PMO также должен иметь возможность получать сообщения. Существует риск того, что заинтересованная сторона или клиент может не знать, куда и как направить отзывы или опасения. Это может привести к неудовлетворению в конце проекта.
Менеджерам проектов необходимо укреплять отношения с заинтересованными сторонами, предоставляя обновленную информацию и запрашивая обратную связь. Наличие сильной обратной связи, встроенной в проекты, должно обеспечить результат, который сделает всех счастливыми.
Знайте свои цели
При каждом важном сообщении ваши менеджеры проектов должны ставить цели. Во время общения, например:
Брифинги
Рассылка по электронной почте
Скрамы
Индивидуальные
Стратегическая встреча
Обзоры проектов
Необходимо понимать конечный результат. Какое бы послание ни нужно было донести, оно должно быть четко понято.
Понимание сообщения не только обеспечит его правильную доставку, но и поможет определить, какой метод связи использовать, чтобы поддерживать вовлеченность персонала.
Будь позитивным
Способ доставки сообщения влияет на то, как оно будет понято. Тон электронного письма, сообщения в блоге, видео или встречи должен быть оптимистичным и сосредоточенным на будущем. Это позволит продвигать проекты вперед и предотвратит потерю слишком большого количества времени из-за неудовлетворенности или вовлеченности сотрудников.
Вывод на дом
Знание рисков, связанных с коммуникацией проекта, и способов их минимизации обеспечит бесперебойную работу ваших проектов и вовлеченность ваших людей. Наши пять вещей, которые вам нужно знать, чтобы снизить риск плохой коммуникации, гарантируют, что каждый получит правильное сообщение с первого раза.
