5 распространенных ошибок при внедрении нового PMO и как их избежать
Задача внедрения офиса управления проектами (PMO) в организации большая, сложная и потенциально очень полезная. Как и в любом проекте, при создании PMO многое может пойти не так, поэтому мы рассмотрим пять распространенных ошибок при реализации PMO и способы их избежать.
Здесь мы рассмотрим основные проблемы, связанные с каждой ловушкой, и несколько простых способов избежать их возникновения в вашем новом PMO . В следующей серии блогов мы более подробно рассмотрим каждую ловушку.
Ошибка 1: неясные цели
Необходимость создания PMO в вашей организации может быть вызвана множеством факторов. Это может быть внутренняя программа изменений, которой необходимо управлять, или ваши клиентские проекты достигли точки, когда, например, они нуждаются в гармонизации.
Какой бы ни была причина создания PMO, все участники должны понимать цель. Есть ли офис для упрощения администрирования? Возможно, это должно обеспечить структуру используемой структуры управления проектами?
Вам необходимо создать PMO с четко определенными целями , измеримыми и ограниченными по времени. Вы сможете продемонстрировать четкую ценность своего офиса и ответить на любые вопросы о том, почему ваш офис существует с высокими KPI .
Ошибка 2: заинтересованные стороны не верят
В вашем PMO будет много людей, вовлеченных в его создание и долгосрочный успех. Заинтересованных сторон может быть несколько, например:
Спонсор высшего руководства вашего PMO
Руководители проектов, которые будут работать под управлением PMO
Клиенты проекта, будь то внутренние или внешние
Конечные пользователи результатов проекта
Каждому потребуется четкое понимание того, почему создается ваш PMO и какую пользу он им принесет; см. предыдущую ловушку. Если ваши заинтересованные стороны не верят в ваш PMO, они могут игнорировать его, обходить его или даже активно ходатайствовать о его роспуске.
Чтобы заручиться поддержкой заинтересованных сторон, убедитесь, что вы общаетесь с ними четко. Ориентируйте свои сообщения на их потребности для PMO — например, менеджер проекта будет понимать потребность в вашем офисе иначе, чем клиенты.
Ошибка 3: Недостаточно ресурсов
При создании любого нового отдела в бизнесе необходимы инвестиции. Людей нужно нанимать; оборудование и помещение необходимо арендовать или купить; короче деньги надо тратить.
Как человек с опытом управления проектами, вы должны знать, как создать бюджет в соответствии с потребностями. Если вы никогда раньше не создавали PMO, вам следует поработать с вашей сетью, вашим спонсором и другими специалистами по проекту, чтобы понять затраты.
Если вы не получите достаточно денег или квалифицированных людей для создания вашего PMO, он может потерпеть неудачу или, по крайней мере, не достичь того, для чего он был предназначен. Убедитесь, что бюджет правильно и отстаивать потребности офиса.
Ошибка 4: Роли и обязанности не установлены
Даже когда вы получаете необходимые для вашего PMO человеческие ресурсы, без четко определенных ролей и обязанностей могут возникнуть проблемы .
При настройке PMO вам нужно точно определить, кто и что будет делать. Вы хотите, чтобы услуги PMO, которые вы предлагаете, поддерживались людьми с нужными навыками, а также чтобы работа не дублировалась в офисе.
Без четких обязанностей не может быть и ответственности. Ключевые показатели эффективности, которые вы определяете в начале процесса создания PMO, должны быть привязаны к людям, чтобы PMO не сбивался с пути.
Ошибка 5: Жесткие конструкции
В начале процесса настройки PMO вы и ваши заинтересованные стороны определите, как вы хотите, чтобы PMO выглядел. Тем не менее, мы все знаем, что мир не идеален и что планы могут быть сорваны, поэтому вам необходимо запланировать гибкость в вашем PMO.
Возможно, вы не можете привлечь именно те навыки, которые вам нужны, и вам нужно обучить некоторых членов команды, или структура проекта, которую вы хотели использовать, не соответствует проектам, которые вы будете выполнять.
У вас должны быть структуры, способные адаптироваться к меняющемуся ландшафту при создании вашего PMO, а также следить за конечной целью и быть уверенным, что вы можете выполнить то, что ожидается.
Подводные камни внедрения PMO
Есть много вещей, на которые следует обратить внимание при создании вашего PMO, чтобы убедиться, что он не сбивается с пути. Знание пяти подводных камней при внедрении PMO и знание того, как их избежать, может стать ключом к созданию успешного PMO.
Задача внедрения офиса управления проектами (PMO) в организации большая, сложная и потенциально очень полезная. Как и в любом проекте, при создании PMO многое может пойти не так, поэтому мы рассмотрим пять распространенных ошибок при реализации PMO и способы их избежать.
Здесь мы рассмотрим основные проблемы, связанные с каждой ловушкой, и несколько простых способов избежать их возникновения в вашем новом PMO . В следующей серии блогов мы более подробно рассмотрим каждую ловушку.
Ошибка 1: неясные цели
Необходимость создания PMO в вашей организации может быть вызвана множеством факторов. Это может быть внутренняя программа изменений, которой необходимо управлять, или ваши клиентские проекты достигли точки, когда, например, они нуждаются в гармонизации.
Какой бы ни была причина создания PMO, все участники должны понимать цель. Есть ли офис для упрощения администрирования? Возможно, это должно обеспечить структуру используемой структуры управления проектами?
Вам необходимо создать PMO с четко определенными целями , измеримыми и ограниченными по времени. Вы сможете продемонстрировать четкую ценность своего офиса и ответить на любые вопросы о том, почему ваш офис существует с высокими KPI .
Ошибка 2: заинтересованные стороны не верят
В вашем PMO будет много людей, вовлеченных в его создание и долгосрочный успех. Заинтересованных сторон может быть несколько, например:
Спонсор высшего руководства вашего PMO
Руководители проектов, которые будут работать под управлением PMO
Клиенты проекта, будь то внутренние или внешние
Конечные пользователи результатов проекта
Каждому потребуется четкое понимание того, почему создается ваш PMO и какую пользу он им принесет; см. предыдущую ловушку. Если ваши заинтересованные стороны не верят в ваш PMO, они могут игнорировать его, обходить его или даже активно ходатайствовать о его роспуске.
Чтобы заручиться поддержкой заинтересованных сторон, убедитесь, что вы общаетесь с ними четко. Ориентируйте свои сообщения на их потребности для PMO — например, менеджер проекта будет понимать потребность в вашем офисе иначе, чем клиенты.
Ошибка 3: Недостаточно ресурсов
При создании любого нового отдела в бизнесе необходимы инвестиции. Людей нужно нанимать; оборудование и помещение необходимо арендовать или купить; короче деньги надо тратить.
Как человек с опытом управления проектами, вы должны знать, как создать бюджет в соответствии с потребностями. Если вы никогда раньше не создавали PMO, вам следует поработать с вашей сетью, вашим спонсором и другими специалистами по проекту, чтобы понять затраты.
Если вы не получите достаточно денег или квалифицированных людей для создания вашего PMO, он может потерпеть неудачу или, по крайней мере, не достичь того, для чего он был предназначен. Убедитесь, что бюджет правильно и отстаивать потребности офиса.
Ошибка 4: Роли и обязанности не установлены
Даже когда вы получаете необходимые для вашего PMO человеческие ресурсы, без четко определенных ролей и обязанностей могут возникнуть проблемы .
При настройке PMO вам нужно точно определить, кто и что будет делать. Вы хотите, чтобы услуги PMO, которые вы предлагаете, поддерживались людьми с нужными навыками, а также чтобы работа не дублировалась в офисе.
Без четких обязанностей не может быть и ответственности. Ключевые показатели эффективности, которые вы определяете в начале процесса создания PMO, должны быть привязаны к людям, чтобы PMO не сбивался с пути.
Ошибка 5: Жесткие конструкции
В начале процесса настройки PMO вы и ваши заинтересованные стороны определите, как вы хотите, чтобы PMO выглядел. Тем не менее, мы все знаем, что мир не идеален и что планы могут быть сорваны, поэтому вам необходимо запланировать гибкость в вашем PMO.
Возможно, вы не можете привлечь именно те навыки, которые вам нужны, и вам нужно обучить некоторых членов команды, или структура проекта, которую вы хотели использовать, не соответствует проектам, которые вы будете выполнять.
У вас должны быть структуры, способные адаптироваться к меняющемуся ландшафту при создании вашего PMO, а также следить за конечной целью и быть уверенным, что вы можете выполнить то, что ожидается.
Подводные камни внедрения PMO
Есть много вещей, на которые следует обратить внимание при создании вашего PMO, чтобы убедиться, что он не сбивается с пути. Знание пяти подводных камней при внедрении PMO и знание того, как их избежать, может стать ключом к созданию успешного PMO.
