Что такое Офис поддержки проектов (PSO)?
Там, где вы найдете офис управления проектами (PMO), вы, скорее всего, найдете офис поддержки проекта (PSO), если организация достаточно велика, чтобы гарантировать это. PSO не так распространены, как PMO, поэтому полезно понимать, что такое офис поддержки проекта.
Независимо от того, планируете ли вы добавить PSO в дополнение к своей текущей структуре PMO или видели вакансии в PSO во время поиска работы, полезно иметь глубокое понимание того, чем на самом деле занимается этот офис.
Имея это в виду, мы рассмотрим пять ключевых функций PSO.
1. Содействие работе проектной команды.
Каждый проект требует определенного уровня администрирования, чтобы гарантировать, что работа контролируется, а проблемы с бюджетом или графиком выявляются на ранней стадии. По мере роста проекта эти задачи могут стать обременительными и снизить производительность.
Именно в этот момент PSO может повысить ценность проектов. PSO может высвободить время сотрудников проекта для выполнения задач, с которыми они справляются лучше всего, будь то программирование, исследования или руководство.
Перенос трудоемких задач, которые не способствуют успеху проекта напрямую, в новый офис имеет смысл для бизнеса, когда существует множество проектов, выполняющих аналогичную работу.
2. Дом экспертов в области администрирования и инструментов.
Поскольку PSO призван выполнять административные задачи, он станет домом для экспертов в этой области. Вы можете рассчитывать на то, что в команде будут опытные администраторы проектов, которые знают, как эффективно привести проект в порядок.
Вы также можете рассчитывать на экспертов по инструментам, которые ваши проекты используют каждый день. Это может быть эксперт по использованию инструментов управления проектами, или кто-то, кто обладает глубокими знаниями в инструментах управления ресурсами, которые использует ваш PMO.
Совместное использование этих ресурсов между проектами гарантирует, что каждый проект получит необходимую поддержку, и вы сможете воспользоваться преимуществами экономии от масштаба, которую обеспечивает ваша проектная работа.
3. Отслеживает и управляет распределением ресурсов проекта.
Множество проектных офисов будут участвовать в распределении ресурсов. Одна из главных задач проектов — обеспечить наличие нужных людей и навыков, когда проект в этом нуждается.
В PMO эту задачу может выполнять кто-то с другими задачами, и маловероятно, что в проекте будет один человек, занимающийся распределением ресурсов. PSO предназначен для поддержки проектов, в том числе для правильного подбора ресурсов.
Ваш PSO может привлечь специалиста по ресурсам, если у вас достаточно большое количество проектов. Четкое сосредоточение внимания на задаче должно привести к более эффективному распределению ресурсов.
4. Обрабатывает данные о затратах и графике проекта.
Ввод данных может оказаться трудоемкой задачей, отнимающей драгоценное время в проекте; Информация, которую необходимо обработать, включает в себя:
Расходы и счета по проекту
Тайм-менеджмент и отслеживание работы
Отчеты о выполнении задач
Создание PSO означает, что у вас будет кто-то, чья работа будет заключаться в вводе этих данных. Команда проекта может просто передать необработанные данные, а работник PSO сопоставит и отсортирует информацию, прежде чем представить по ней отчет.
Менеджерам проектов не обязательно быть финансовыми экспертами, и от них не обязательно ожидать работы с передовыми инструментами планирования. В крупных организациях имеет смысл иметь офис поддержки, который будет обрабатывать эту информацию и передавать ее в PMO и проект.
5. Формирует отчеты по проекту.
Отчетность является основной задачей многих проектных офисов. Проекты генерируют много данных, и сильные проектные менеджеры и менеджеры проектов будут использовать эти данные для принятия более эффективных решений.
Наступит момент, когда составление отчетов станет затруднительным, и вместо этого PSO сможет взять на себя роль сбора данных. Поскольку PSO отвечает за ввод данных, он также может получить информацию, которая затем может быть использована более широким бизнесом.
Что делает ПСО?
PSO помогает проектам выполнять свои повседневные задачи и придерживаться методологии, изложенной PMO. Создание PSO может перенести ряд задач из проектов вашего PMO в специализированный офис, который помогает обоим.
Независимо от того, планируете ли вы добавить PSO в дополнение к своей текущей структуре PMO или видели вакансии в PSO во время поиска работы, полезно иметь глубокое понимание того, чем на самом деле занимается этот офис.
Имея это в виду, мы рассмотрим пять ключевых функций PSO.
1. Содействие работе проектной команды.
Каждый проект требует определенного уровня администрирования, чтобы гарантировать, что работа контролируется, а проблемы с бюджетом или графиком выявляются на ранней стадии. По мере роста проекта эти задачи могут стать обременительными и снизить производительность.
Именно в этот момент PSO может повысить ценность проектов. PSO может высвободить время сотрудников проекта для выполнения задач, с которыми они справляются лучше всего, будь то программирование, исследования или руководство.
Перенос трудоемких задач, которые не способствуют успеху проекта напрямую, в новый офис имеет смысл для бизнеса, когда существует множество проектов, выполняющих аналогичную работу.
2. Дом экспертов в области администрирования и инструментов.
Поскольку PSO призван выполнять административные задачи, он станет домом для экспертов в этой области. Вы можете рассчитывать на то, что в команде будут опытные администраторы проектов, которые знают, как эффективно привести проект в порядок.
Вы также можете рассчитывать на экспертов по инструментам, которые ваши проекты используют каждый день. Это может быть эксперт по использованию инструментов управления проектами, или кто-то, кто обладает глубокими знаниями в инструментах управления ресурсами, которые использует ваш PMO.
Совместное использование этих ресурсов между проектами гарантирует, что каждый проект получит необходимую поддержку, и вы сможете воспользоваться преимуществами экономии от масштаба, которую обеспечивает ваша проектная работа.
3. Отслеживает и управляет распределением ресурсов проекта.
Множество проектных офисов будут участвовать в распределении ресурсов. Одна из главных задач проектов — обеспечить наличие нужных людей и навыков, когда проект в этом нуждается.
В PMO эту задачу может выполнять кто-то с другими задачами, и маловероятно, что в проекте будет один человек, занимающийся распределением ресурсов. PSO предназначен для поддержки проектов, в том числе для правильного подбора ресурсов.
Ваш PSO может привлечь специалиста по ресурсам, если у вас достаточно большое количество проектов. Четкое сосредоточение внимания на задаче должно привести к более эффективному распределению ресурсов.
4. Обрабатывает данные о затратах и графике проекта.
Ввод данных может оказаться трудоемкой задачей, отнимающей драгоценное время в проекте; Информация, которую необходимо обработать, включает в себя:
Расходы и счета по проекту
Тайм-менеджмент и отслеживание работы
Отчеты о выполнении задач
Создание PSO означает, что у вас будет кто-то, чья работа будет заключаться в вводе этих данных. Команда проекта может просто передать необработанные данные, а работник PSO сопоставит и отсортирует информацию, прежде чем представить по ней отчет.
Менеджерам проектов не обязательно быть финансовыми экспертами, и от них не обязательно ожидать работы с передовыми инструментами планирования. В крупных организациях имеет смысл иметь офис поддержки, который будет обрабатывать эту информацию и передавать ее в PMO и проект.
5. Формирует отчеты по проекту.
Отчетность является основной задачей многих проектных офисов. Проекты генерируют много данных, и сильные проектные менеджеры и менеджеры проектов будут использовать эти данные для принятия более эффективных решений.
Наступит момент, когда составление отчетов станет затруднительным, и вместо этого PSO сможет взять на себя роль сбора данных. Поскольку PSO отвечает за ввод данных, он также может получить информацию, которая затем может быть использована более широким бизнесом.
Что делает ПСО?
PSO помогает проектам выполнять свои повседневные задачи и придерживаться методологии, изложенной PMO. Создание PSO может перенести ряд задач из проектов вашего PMO в специализированный офис, который помогает обоим.
