Офис управления проектами и офис поддержки проектов – что нужно знать?

Офис управления проектом (PMO) — это концепция, с которой вы уже хорошо разбираетесь, но офис поддержки проекта (PSO) может быть менее знакомо. Мы рассмотрим офис управления проектом и офис поддержки проекта и расскажем, что вам нужно знать об обоих.

Возможно, вы встречали терминологию, касающуюся поддержки проектов, при подаче заявления на новую должность или во время изучения управления проектами. PSO не так распространен, как PMO, но вам все равно следует ознакомиться с этой концепцией.

Здесь вы узнаете:

Что такое ПСО

Основные отличия от PMO

Когда вам может понадобиться PSO

Как создать ПСО

Различные ресурсы, которые вам понадобятся в вашем PSO

В следующих публикациях мы также рассмотрим эти темы более подробно.

Что такое офис поддержки проектов?

PSO существует для поддержки проектов, чтобы они были реализованы вовремя и в рамках бюджета. Офис поддержки призван взять на себя административные задачи, чтобы высвободить время для ресурсов проекта, чтобы они могли сосредоточиться на своей основной деятельности.

Скорее всего, вы встретите PSO только в крупных предприятиях и организациях, которые выполняют большой объем проектной работы или имеют портфель проектов, которыми нужно управлять. Это связано с тем, что в небольших компаниях многие функции PSO будут выполняться PMO или командой проекта.

PSO призван обеспечить соблюдение стандартов и ожиданий, установленных PMO.

В чем разница между PSO и PMO?

Есть четыре основных различия, которые вы обнаружите между PSO и PMO, когда они одновременно функционируют в бизнесе.

ОУП установит методологию проекта, а ООП обеспечит ее правильное использование.

ОУП будет обучать работников проекта повышению квалификации, а ООП будет распределять этих работников и навыки для выполнения правильных задач.

PMO устанавливает стратегические цели и обеспечивает соответствие проекта потребностям бизнеса, а PSO работает с проектными командами для достижения результатов, соответствующих стратегии.

ОУП анализирует данные, полученные в результате проектов, и предлагает улучшения, в то время как ООП вводит данные и создает отчеты для работы ОУП.

Нужен ли моей организации PSO?

Офис поддержки проектов обычно предназначен для крупной организации, которая реализует множество проектов. Средние и малые предприятия, у которых есть PMO, обычно могут выполнять функции поддержки в этом офисе или использовать роль администратора проекта для более крупных проектов.

Однако, когда ваш портфель проектов станет больше и вы обнаружите, что ваш PMO берет на себя множество административных функций, возможно, пришло время создать PSO.

Вы будете регулярно оценивать деятельность и задачи вашего PMO, поэтому, когда вы увидите, что время, затрачиваемое на администрирование, увеличивается, а время, затрачиваемое на стратегию и управление, сокращается, возможно, пришло время передать эти роли другому подразделению.

Как создать офис поддержки проекта?

После того, как вы определили потребность в PSO в вашей организации, вам нужно приступить к его созданию. Действия будут аналогичны настройке PMO. Мы рассмотрим этот процесс более подробно в следующем посте, но основные шаги, которые вам необходимо выполнить, включают:

Обосновать необходимость инвестирования в создание PSO

Предложите концепцию PSO своему спонсору высшего звена.

Определите инструменты и процессы, которые ваш PSO возьмет на себя.

Определить организационную структуру ПСО.

Передайте офис своему PMO и проектным командам.

Какие ресурсы мне понадобятся для офиса поддержки проекта?

Возможно, у вас уже есть необходимые ресурсы в бизнесе для заполнения PSO. Это особенно верно, поскольку вы, скорее всего, определите потребность на основе ключевых показателей в организации.

Некоторые из ролей, которые вы можете найти в PSO, включают администраторов проектов, экспертов по инструментам и менеджеров процессов.

Что такое офис поддержки проектов?

PSO находится рядом с вашим PMO в крупной организации, принимая на себя часть административной нагрузки с вашего PMO, поэтому вы можете стать центром лидерства и стратегии. Мы рассмотрели то, что вам нужно знать об офисе управления проектами и офисе поддержки проектов, и в следующих публикациях мы углубимся в эту информацию. .