Как создать офис поддержки проекта за пять шагов?
Добавление офиса поддержки проектов (PSO) в вашу организацию может улучшить процессы и освободить офис управления проектами (PMO) для достижения стратегических целей. Мы рассмотрим пять шагов по созданию офиса поддержки проектов для вашего бизнеса.
Функция PSO заключается в управлении администрированием и процессами для портфеля проектов. Некоторая работа взята у PMO, а некоторые функции проекта объединены, чтобы ресурсы проекта могли сосредоточить свои навыки на достижении целей проекта.
PSO, как правило, создается в бизнесе после создания PMO. Мы основываем пять шагов по созданию PSO на этом предположении.
1. Обосновать
Как и в случае любого изменения, которое вы предлагаете в структуре бизнеса, вам необходимо иметь веское экономическое обоснование, чтобы его осуществить.
Что заставило вас задуматься о необходимости PSO в вашей организации? Увеличилось ли количество проектов или уровень их сложности?
Хотя PSO может быть полезным, вам необходимо будет привести веское обоснование, основанное на потребностях бизнеса. Речь может идти об общем сокращении затрат за счет разделения административных задач между проектами или улучшения управления с помощью специальной группы поддержки.
Какими бы ни были причины для введения PSO, вам нужны цифры и данные, подтверждающие вашу позицию.
2. Презентация высшему руководству
Когда экономическое обоснование составлено, теперь вам необходимо заручиться поддержкой руководства организации.
Если бы вы были лицом, ответственным за создание PMO, этот процесс презентации был бы вам знаком. Вам нужно будет поработать со своим спонсором PMO, чтобы убедиться в его поддержке, прежде чем обращаться к руководителям с просьбой инвестировать в новый офис.
Если вы тщательно проработаете первый шаг и у вас есть веские финансовые и стратегические причины для создания PSO, ваша презентация должна пройти гладко и – если все будет хорошо – быть принята и подписана.
3. Определите роль PSO
Во время презентации высшему руководству вы составите план роли, которую, как вы ожидаете, будет выполнять ваш новый PSO. Как только они согласятся, вам необходимо конкретизировать действия и функции, которые вы хотите включить в свой PSO.
Вам нужно будет учитывать:
Структура PSO с точки зрения ролей, которые необходимо заполнить
Процессы и отчеты, которые будут перенесены в PSO
Какие инструменты должны быть ориентированы на поддержку и управляться PSO
Это поможет вам укомплектовать персонал, оснастить и успешно запустить новый PSO.
Точно так же, как вы работаете над деятельностью, на которой будет сосредоточен ваш PMO, вам необходимо точно определить, чего вы ожидаете от своего PSO. Это также поможет вам определить ключевые показатели эффективности и ожидания от нового офиса.
4. Создайте организационную структуру.
Люди, которые будут укомплектованы PSO, составляют основу офиса. Задачи, которые будут поставлены перед PSO, будут играть большую роль во внутренней организационной структуре и в том, как она впишется в бизнес.
Четкая структура на начальном этапе в сочетании с описанием деятельности, которую будет выполнять PSO, позволит офису не сбиться с пути. Вы хотите быть уверены, что новый офис соответствует ожиданиям вас и высшего руководства, поэтому вам необходимо убедиться, что люди занимают правильные роли, чтобы это произошло.
Мы рассмотрим роли и ресурсы, необходимые PSO, в следующем блоге этой серии.
5. Разверните офис
Когда у вас есть план офиса, пришло время его реализовать. Вам понадобится план передачи действий из вашего PMO и/или проектов таким образом, чтобы это было минимально разрушительно.
В некоторых случаях вы можете дождаться завершения проектов, не подключая их к PSO, но для долгосрочных проектов вам придется работать над процессами реструктуризации.
К концу процесса у вас будет полностью интегрированный PSO, который поддерживает как ваш PMO, так и проекты, которыми вы управляете.
Настройка PSO
Выполнение этих пяти шагов по настройке PSO поможет вам организоваться и создать основу для настройки нового офиса на успех в в долгосрочной перспективе.
Функция PSO заключается в управлении администрированием и процессами для портфеля проектов. Некоторая работа взята у PMO, а некоторые функции проекта объединены, чтобы ресурсы проекта могли сосредоточить свои навыки на достижении целей проекта.
PSO, как правило, создается в бизнесе после создания PMO. Мы основываем пять шагов по созданию PSO на этом предположении.
1. Обосновать
Как и в случае любого изменения, которое вы предлагаете в структуре бизнеса, вам необходимо иметь веское экономическое обоснование, чтобы его осуществить.
Что заставило вас задуматься о необходимости PSO в вашей организации? Увеличилось ли количество проектов или уровень их сложности?
Хотя PSO может быть полезным, вам необходимо будет привести веское обоснование, основанное на потребностях бизнеса. Речь может идти об общем сокращении затрат за счет разделения административных задач между проектами или улучшения управления с помощью специальной группы поддержки.
Какими бы ни были причины для введения PSO, вам нужны цифры и данные, подтверждающие вашу позицию.
2. Презентация высшему руководству
Когда экономическое обоснование составлено, теперь вам необходимо заручиться поддержкой руководства организации.
Если бы вы были лицом, ответственным за создание PMO, этот процесс презентации был бы вам знаком. Вам нужно будет поработать со своим спонсором PMO, чтобы убедиться в его поддержке, прежде чем обращаться к руководителям с просьбой инвестировать в новый офис.
Если вы тщательно проработаете первый шаг и у вас есть веские финансовые и стратегические причины для создания PSO, ваша презентация должна пройти гладко и – если все будет хорошо – быть принята и подписана.
3. Определите роль PSO
Во время презентации высшему руководству вы составите план роли, которую, как вы ожидаете, будет выполнять ваш новый PSO. Как только они согласятся, вам необходимо конкретизировать действия и функции, которые вы хотите включить в свой PSO.
Вам нужно будет учитывать:
Структура PSO с точки зрения ролей, которые необходимо заполнить
Процессы и отчеты, которые будут перенесены в PSO
Какие инструменты должны быть ориентированы на поддержку и управляться PSO
Это поможет вам укомплектовать персонал, оснастить и успешно запустить новый PSO.
Точно так же, как вы работаете над деятельностью, на которой будет сосредоточен ваш PMO, вам необходимо точно определить, чего вы ожидаете от своего PSO. Это также поможет вам определить ключевые показатели эффективности и ожидания от нового офиса.
4. Создайте организационную структуру.
Люди, которые будут укомплектованы PSO, составляют основу офиса. Задачи, которые будут поставлены перед PSO, будут играть большую роль во внутренней организационной структуре и в том, как она впишется в бизнес.
Четкая структура на начальном этапе в сочетании с описанием деятельности, которую будет выполнять PSO, позволит офису не сбиться с пути. Вы хотите быть уверены, что новый офис соответствует ожиданиям вас и высшего руководства, поэтому вам необходимо убедиться, что люди занимают правильные роли, чтобы это произошло.
Мы рассмотрим роли и ресурсы, необходимые PSO, в следующем блоге этой серии.
5. Разверните офис
Когда у вас есть план офиса, пришло время его реализовать. Вам понадобится план передачи действий из вашего PMO и/или проектов таким образом, чтобы это было минимально разрушительно.
В некоторых случаях вы можете дождаться завершения проектов, не подключая их к PSO, но для долгосрочных проектов вам придется работать над процессами реструктуризации.
К концу процесса у вас будет полностью интегрированный PSO, который поддерживает как ваш PMO, так и проекты, которыми вы управляете.
Настройка PSO
Выполнение этих пяти шагов по настройке PSO поможет вам организоваться и создать основу для настройки нового офиса на успех в в долгосрочной перспективе.
