Ресурсы, необходимые для офиса поддержки проектов (PSO)

Когда ваш офис управления проектами (PMO) достигнет стадии, когда ему необходимо сосредоточиться на стратегии и лидерстве, вам, возможно, придется рассмотреть возможность создания офиса поддержки проектов (PSO). Этот офис возьмет на себя функции администрирования и поддержки ваших проектов, и мы собираемся изучить ресурсы, которые вам понадобятся для PSO.

Основное отличие между PMO и PSO после создания последнего заключается в том, что PMO должен сосредоточиться на бизнес-целях и стратегии. в то время как PSO будет поддерживать проекты в области администрирования и технических требований.

Возможно, в вашем PMO уже есть некоторые ресурсы, которые лучше подходят для нового PSO; вероятно, потребуется нанять другие должности. С кем бы вы ни работали, мы рассмотрим:

Роль специалиста по поддержке проектов в PSO

Что делает администратор проекта в PSO

Как использовать инструменты и технических специалистов в вашем новом офисе

Что такое специалист по поддержке проекта?

Сотрудник по поддержке проекта – это обычная роль в некоторых секторах государственных услуг, которая входит в методологию PRINCE2.

Эта роль — это человек, который является универсальным работником проекта, который может взять на себя ряд административных задач. Вы можете ожидать, что у них будет опыт выполнения различных ролей в проекте, а это означает, что они смогут лучше понимать потребности людей, которых они поддерживают.

Это может быть общий термин для многих людей в вашем PSO, поэтому вам, возможно, захочется более четко определить тип поддержки, которую вы хотели бы получить от этого сотрудника. Это может быть комплексная поддержка, и вы можете рассматривать своего сотрудника по поддержке проекта как менеджера или руководителя офиса.

Альтернативно, вы можете понимать, что офицер поддержки проекта — это должность для многих людей с разными специализациями.

Как бы вы ни распределили роли, важно, чтобы во главе PSO стоял кто-то, кто разбирается в проектах и ​​может оказать общую поддержку и руководство. Вам следует искать человека, обладающего особым опытом работы с методологией, которую вы используете, и, в идеале, человека, который знает вашу отрасль, чтобы он знал инструменты и процессы, которые уже использует ваш бизнес.

Какова роль администратора проекта в PSO?

Как мы уже говорили, рассматривая роль PSO, основная часть его функций заключается в том, чтобы взять на себя административную работу, которая поддерживает бесперебойную работу проектов.

Возможно, в вашей команде PMO уже есть один или несколько администраторов проекта, особенно если вы управляете PMO, поддерживающим или обеспечивающим соблюдение требований. Эти ресурсы будут по-разному собирать и вводить данные, а также следить за документами, такими как расходы, выставление счетов и т. д.

Перенос этой роли в PSO после его создания обеспечит сосредоточенность функций вашего PMO на стратегических и бизнес-целях.

У вас также могут быть люди в роли администраторов некоторых или всех ваших проектов. Вам нужно будет решить, хотите ли вы централизовать эту функцию при настройке PSO. С одной стороны, это может повысить эффективность, когда задачи администрирования выполняются командой поддержки, но также может привести к потере знаний и внимания к конкретному проекту.

Техническая экспертиза вашего PSO

Основная роль PSO — быть домом для технических экспертов и экспертов по инструментам. Это означает, что вместо того, чтобы требовать от ряда сотрудников проекта глубоких знаний таких инструментов, как управление проектами или инструменты управления взаимоотношениями с клиентами, у вас есть несколько экспертов, которые смогут их настроить и управлять ими.

Другая техническая экспертиза может потребоваться в проекте часто, но только на короткое время. Подобный ресурс может находиться дома в PSO и использоваться в разных проектах, например, ресурс графического дизайнера, используемый в рекламных проектах.

Тип экспертов, которые вам понадобятся, будет зависеть от инструментов, которые вы используете, и от того, насколько знакомы с ними ваши менеджеры проектов и их команда.

Ресурсы PSO, которые вам нужны

Многие ресурсы, необходимые для PSO, будут зависеть от точной конфигурации вашего нового офиса. Наличие экспертов по проектам широкого профиля, знакомых с вашей методологией, может быть ценным, а наличие людей с глубокими знаниями может сэкономить много времени и энергии при обучении новых людей.