Повышение прибыльности PMO! Когда сосредоточиться на прибыли?

При создании офиса управления проектами (PMO) любой бизнес должен иметь в виду бюджет. Вашему офису будут выделены деньги для начала работы, но когда придет время сосредоточиться на прибыли и повышении прибыльности вашего PMO?

Вам нужно поработать над настройкой PMO и всеми связанными с этим процессами, прежде чем вы действительно сможете работать над прибыльностью, как и бизнес в целом. Вам нужно подождать, пока ваш офис будет готов и начнет функционировать, прежде чем вы увидите результаты.

Чтобы помочь вам понять, когда это должно произойти, мы рассмотрим:

Этап жизненного цикла PMO, на котором можно ожидать прибыли

Как обеспечить прибыльность при погашении

Изменение убыточного зрелого PMO

Таким образом, вы можете с самого начала правильно сфокусироваться.

На каком этапе жизненного цикла PMO я увижу прибыль?

Существует множество различных способов измерения зрелости вашего PMO — распространённые способы мы рассмотрели в предыдущем блоге.

В общем, вам следует ожидать получения прибыли на более позднем или последнем этапе зрелости вашего PMO. На этом этапе ваш офис сосредоточится на оптимизации процессов и проектов и внедрении постепенных улучшений, а не массовых изменений.

Вы можете увидеть, что прибыль начинается на более ранних этапах жизненного цикла вашего PMO, но не ожидайте, что это произойдет — рассматривайте это как приятный бонус за вашу тяжелую работу.

На этапе улучшения и оптимизации вашего PMO вам следует искать возможности повышения эффективности и способы реализации проекта в целом лучше. Это повлечет за собой реализацию большего количества проектов в срок и в рамках бюджета.

Как мне включить прибыльность в свой долгосрочный план PMO?

Работая над созданием зрелого и устойчивого PMO (который, как мы надеемся, будет приносить прибыль), вы можете начать внедрять правильные принципы.

Если прибыль является частью ваших обязанностей PMO или ключевых показателей эффективности, вам необходимо с самого начала убедиться, что она является частью разговора. Например, резкий переход от соблюдения требований к получению прибыли может нарушить процессы и изменить то, как люди воспринимают свою работу.

С самого начала вашего PMO вы можете работать над прибыльностью следующим образом:

Обеспечение того, чтобы ваши процессы и структуры планирования были разработаны для мониторинга затрат и доходов с финансовой точки зрения, а также с точки зрения продукта или пользователя.

Расчет прибыли или убытка для каждого проекта во время процесса закрытия проекта , чтобы у вас были данные о долгосрочных тенденциях, на которые можно было бы опираться.

Понимание альтернативных издержек в финансовом выражении всякий раз, когда происходит задержка или изменение проекта – привнесение идеи финансовой ответственности в проектные решения.

Разговор о рентабельности и финансовых данных при работе с проектами гарантирует, что все участники знают, что это приоритет. Конечно, вам также необходимо сбалансировать это с соображениями клиента и пользователя, но если это станет частью разговора, это будет всегда в центре внимания.

Как изменить зрелый, убыточный PMO?

Если вы оценили свой PMO как зрелый и готовый к устойчивому развитию в долгосрочной перспективе, но не видите прибыли, это может быть серьезной проблемой.

Вам нужно будет внимательно изучить имеющиеся у вас данные о ваших проектах и ​​расходах PMO. Вот некоторые из вещей, которые вы можете сделать:

Посмотрите на основные финансовые затраты вашего PMO и посмотрите, можно ли добиться повышения эффективности.

Посмотрите на набор данных недавних проектов и посмотрите, на что тратятся деньги – нет ли дублирования? Можно ли совместно использовать ресурсы для повышения эффективности?

Оценивайте прогнозируемые затраты в сравнении с фактическими затратами и ищите закономерности в недостаточном бюджете и прогнозировании, чтобы вы могли достичь целевых показателей с самого начала.

Взяв широкий взгляд и углубившись в особенности, в которых вы видите проблемы, вы можете начать находить способы сокращения затрат и способы оптимизации затрат, а также реализации проекта.

Знать, когда начать концентрироваться на прибыли в PMO

Когда в ваши обязанности входит повышение прибыльности вашего PMO, ключевым моментом является сосредоточение внимания на прибыли. Вам необходимо довести свой PMO до зрелости, прежде чем вы сможете начать по-настоящему работать над повышением прибыльности, но вы также можете внедрить осознание цели в свой офис гораздо раньше.