Лучшие практики PMO выстраивайте отличные отношения

Ваш офис управления проектами (PMO) будет сотрудничать со многими людьми и предприятиями. Построение хороших отношений - жизненно важная передовая практика PMO и основа успешной реализации проектов.

Ваш офис не может работать изолированно. PMO должен работать по всему бизнесу и за его пределами, чтобы убедиться, что все, кто должен быть вовлечен, работают.

Возможно, ваш офис напрямую поддерживает отношения или вы предоставляете руководителям проектов основу для этого. Существуют также отношения с PMO, которые существуют вне конкретных проектов, за которыми необходимо присматривать.

В проекте много движущихся частей, в выполнении и доставке которых потенциально задействованы сотни людей, а иногда и больше. Вам нужно убедиться, что ваш офис следит за этими отношениями и что менеджеры проектов знают, как их эффективно использовать.

В рамках проекта отношения должны быть кодифицированы. Должно быть ясно, с кем проектной команде нужно работать и как, чтобы каждый знал, что делать на каждом этапе.

У прочных отношений также есть границы и крайние сроки. Те, кто участвует в проекте, должны знать, что входит в рамки проекта, а что нет, а также должны знать, чего от них ожидают с точки зрения предоставления обратной связи и одобрения.

При рассмотрении общих отношений с PMO, например, с подрядчиком или поставщиком, вам необходимо обеспечить регулярные контакты и своевременное уведомление о необходимости товаров или услуг.

Как мне выстроить отличные отношения для моего PMO?

Первым шагом к отличным отношениям в проекте является определение того, какие отношения необходимо наладить. Есть ряд людей за пределами непосредственной проектной команды, с которыми необходимо работать, например:

Спонсор проекта в бизнесе

Клиент, который платит за проект

Конечный пользователь результатов проекта

Регулирующие органы, которые будут контролировать проект

Поставщики для проекта

Подрядчики, которые будут работать над проектом

Линейные менеджеры прикомандированных проектных работников

Каждый проект индивидуален, но всегда должен быть список людей, которые должны быть в нем задействованы.

Далее, каждой заинтересованной стороне необходимо назначить свою роль в плане проекта. Для разных видов деятельности могут применяться разные роли, например:

Обзор

Обратная связь

Завершение работы

Это должно быть согласовано заранее, чтобы каждый знал, когда ему нужно участвовать и чего от него ожидают.

Наконец, должны быть установлены сроки и ожидания. При подаче обратной связи у вас должна быть стандартная форма или фреймворк, гарантирующий, что задаются правильные вопросы, а при запросе подписи должен быть установлен жесткий срок, чтобы не откладывать переход к следующему этапу.

Когда речь идет об отдельных взаимоотношениях PMO, вам нужно работать немного по-другому. Например, вы хотите иметь прочные отношения во всем бизнесе, чтобы было легче прикомандировать людей к проектам. Вы также хотите поддерживать связь с поставщиками открытой и дружелюбной, даже если в данный момент ими не пользуетесь.

Почему отношения важны для PMO и проектов?

У проекта всегда будут сжатые сроки и бюджеты. Основным фактором достижения обоих результатов является то, что все вовлеченные в проект люди движутся в одном направлении.

Когда проекты вовлекают всех с самого начала и контролируют, что им нужно делать и когда, это становится намного проще. Вы можете быть уверены, что проект продвинется вперед, когда, например, на данный момент есть нужные люди, которые одобрят работу.

Запрашивая своевременную обратную связь и подписываясь, вы также можете убедиться, что результаты проекта в конечном итоге соответствуют поставленной цели.

Для вашего офиса в целом, выстраивание отличных отношений с PMO сделает большую часть вашей работы более плавной. Вам будет легче работать в бизнесе и выполнять свою работу, когда у вас будет сильная внутренняя и внешняя сеть.