Подводные камни для нового PMO – как обеспечить поддержку заинтересованных сторон
Существуют различные способы привлечения заинтересованных сторон, поэтому, чтобы помочь вам сориентироваться в том, что необходимо сделать, мы собираемся изучить:
Существует проверенный процесс создания офиса управления проектами (PMO). Каким бы надежным это ни было, вы все равно можете столкнуться с подводными камнями в новом PMO, включая обеспечение участия заинтересованных сторон в процессе.
Если соответствующие люди и команды поймут, что делает ваш PMO и как это повышает ценность, это поставит его на прочную основу. Когда цели вашего офиса ясны с самого начала, нужные люди поддержат и окажут помощь, когда это необходимо.
Менеджеры проектов и их команды будут участвовать в вашей работе, внедрять изменения и предоставлять необходимые вам данные
Спонсоры проекта - это люди, которые заказывают, оплачивают и часто получают результаты проекта
Внешние заинтересованные стороны, такие как поставщики, фрилансеры и подрядчики, которым всем необходимо понимать, что представляет собой ваш PMO, чтобы иметь возможность поддерживать его
Первоначальное участие имеет решающее значение для установления постоянных отношений. Некоторым людям, таким как менеджеры проектов, вы будете оказывать поддержку, в то время как вам нужно будет обратиться за работой в другие области, например, к вашим внешним заинтересованным сторонам.
Как мне получить участие заинтересованных сторон при настройке PMO?
Участие заинтересованных сторон означает, что вы получаете начальную и постоянную поддержку, позволяющую обеспечить успех вашего офиса.
Для этого вам необходимо:
Четко сформулируйте предложение вашего PMO – при создании вашего PMO вы начнете с определения его целей и вам нужно убедиться, что они доведены до сведения людей, с которыми работает ваш офис. Это может быть в форме встречи с заинтересованными сторонами или даже создания короткого видеоролика, который точно объясняет, чего вы хотите достичь.
Создайте сеть поддержки – определите, кто будет ключевым игроком в налаживании работы вашего PMO; это не всегда могут быть самые высокопоставленные люди в бизнесе, но те, кто знает, как ориентироваться во внутренних структурах. Посмотрите на людей, обладающих сильными умениями и широкими связями в бизнесе, с которыми можно взаимодействовать.
Сообщайте о своих успехах – заинтересованные стороны захотят увидеть отдачу от своей поддержки, поэтому покажите им, каких быстрых побед может добиться ваш PMO. При определении ваших услуг PMO вы выберете несколько быстрых результатов, поэтому убедитесь, что люди, которым это необходимо, знают об этом. Установите связь на ранней стадии и регулярно рассылайте заинтересованным сторонам обновления по электронной почте.
Стремитесь к регулярной обратной связи – ваши отношения с заинтересованными сторонами вашего PMO не должны развиваться в одном направлении. Спросив у заинтересованных сторон отзывы о настройке и текущей работе вашего PMO, они почувствуют, что их ценят. Вы можете провести семинар, например, для сбора предложений по изменениям и улучшениям.
Согласуйте с целями компании – ваш PMO получит поддержку, когда сможет показать, что он соответствует целям бизнеса в целом. Убедитесь, что вы определили цели, соответствующие потребностям бизнеса и культуре. Обязательно соблюдайте политику компании, такую как внедрение принципов ESG с самого начала, если это является частью бизнеса в целом.
Как избежать апатии заинтересованных сторон при создании PMO
Привлечение заинтересованных сторон с самого начала вашего пути к PMO должно обеспечить их постоянную поддержку по мере роста и развития вашего офиса. Мы рассмотрим больше подводных камней для PMO и как их избежать в остальной части этой серии постов.
Существует проверенный процесс создания офиса управления проектами (PMO). Каким бы надежным это ни было, вы все равно можете столкнуться с подводными камнями в новом PMO, включая обеспечение участия заинтересованных сторон в процессе.
Если соответствующие люди и команды поймут, что делает ваш PMO и как это повышает ценность, это поставит его на прочную основу. Когда цели вашего офиса ясны с самого начала, нужные люди поддержат и окажут помощь, когда это необходимо.
Менеджеры проектов и их команды будут участвовать в вашей работе, внедрять изменения и предоставлять необходимые вам данные
Спонсоры проекта - это люди, которые заказывают, оплачивают и часто получают результаты проекта
Внешние заинтересованные стороны, такие как поставщики, фрилансеры и подрядчики, которым всем необходимо понимать, что представляет собой ваш PMO, чтобы иметь возможность поддерживать его
Первоначальное участие имеет решающее значение для установления постоянных отношений. Некоторым людям, таким как менеджеры проектов, вы будете оказывать поддержку, в то время как вам нужно будет обратиться за работой в другие области, например, к вашим внешним заинтересованным сторонам.
Как мне получить участие заинтересованных сторон при настройке PMO?
Участие заинтересованных сторон означает, что вы получаете начальную и постоянную поддержку, позволяющую обеспечить успех вашего офиса.
Для этого вам необходимо:
Четко сформулируйте предложение вашего PMO – при создании вашего PMO вы начнете с определения его целей и вам нужно убедиться, что они доведены до сведения людей, с которыми работает ваш офис. Это может быть в форме встречи с заинтересованными сторонами или даже создания короткого видеоролика, который точно объясняет, чего вы хотите достичь.
Создайте сеть поддержки – определите, кто будет ключевым игроком в налаживании работы вашего PMO; это не всегда могут быть самые высокопоставленные люди в бизнесе, но те, кто знает, как ориентироваться во внутренних структурах. Посмотрите на людей, обладающих сильными умениями и широкими связями в бизнесе, с которыми можно взаимодействовать.
Сообщайте о своих успехах – заинтересованные стороны захотят увидеть отдачу от своей поддержки, поэтому покажите им, каких быстрых побед может добиться ваш PMO. При определении ваших услуг PMO вы выберете несколько быстрых результатов, поэтому убедитесь, что люди, которым это необходимо, знают об этом. Установите связь на ранней стадии и регулярно рассылайте заинтересованным сторонам обновления по электронной почте.
Стремитесь к регулярной обратной связи – ваши отношения с заинтересованными сторонами вашего PMO не должны развиваться в одном направлении. Спросив у заинтересованных сторон отзывы о настройке и текущей работе вашего PMO, они почувствуют, что их ценят. Вы можете провести семинар, например, для сбора предложений по изменениям и улучшениям.
Согласуйте с целями компании – ваш PMO получит поддержку, когда сможет показать, что он соответствует целям бизнеса в целом. Убедитесь, что вы определили цели, соответствующие потребностям бизнеса и культуре. Обязательно соблюдайте политику компании, такую как внедрение принципов ESG с самого начала, если это является частью бизнеса в целом.
Как избежать апатии заинтересованных сторон при создании PMO
Привлечение заинтересованных сторон с самого начала вашего пути к PMO должно обеспечить их постоянную поддержку по мере роста и развития вашего офиса. Мы рассмотрим больше подводных камней для PMO и как их избежать в остальной части этой серии постов.
