Горные проекты. Как использовать журнал решений для достижения оптимальных результатов?
Проекты, бизнес и даже сама жизнь определяются серией решений. В идеале каждое решение должно быть результатом тщательного исследования, консультаций с командой и анализа исторических данных. Менеджеры используют журнал решений, чтобы информировать заинтересованные стороны о том, кто принял решение и как оно было принято.
Журнал решений — это важнейший инструмент коммуникации, который необходимо понимать всем руководителям проектов, бизнес-менеджерам, руководителям команд и лицам, принимающим решения любого рода. Для отслеживания решений вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами, шаблоны или просто блокнот. Но прежде, чем мы перейдём к тому, как его создать, давайте лучше разберёмся в определении журнала решений.
Что такое журнал принятия решений?
Журнал решений — это запись решений, которые приводят к выбору, который вы делаете в ходе проекта, бизнес-процесса или любой другой организационной деятельности. Это может быть информация о совещании, запись или документ по проекту — всё это собирается в журнале решений и передаётся спонсору проекта.
Проблемы со связью — это смерть для любой команды. Журнал решений служит инструментом коммуникации, предоставляющим вспомогательную информацию заинтересованным сторонам. Решения принимаются не только на запланированных совещаниях: они также могут приниматься на неофициальных совещаниях или в любой момент, когда компаниям и проектным группам необходимо быстро реагировать на риски, изменения, сбои в работе отрасли или более масштабные экономические и политические явления. Журнал решений документирует всю эту информацию.
Таким образом, журнал решений — это список согласованных важных решений.
Хотя журнал принятия решений по проекту в основном используется несколькими ключевыми членами проектной группы или советом директоров, он определённо набирает популярность в организации в целом.
Кто должен использовать журнал принятия решений?
Журнал принятия решений — ценный инструмент для любого человека, команды или организации, которым необходимо отслеживать решения, поддерживать подотчётность и обеспечивать ясность в процессах. Хотя он часто ассоциируется с управлением проектами, его полезность распространяется и на такие сферы, как операционная деятельность, разработка продуктов, планирование мероприятий, информационные технологии, образование и даже управление здравоохранением. Любой, кто отвечает за принятие или реализацию решений, — например, руководители команд, начальники отделов, консультанты или члены комитетов — может извлечь выгоду из документирования принятых решений, причин их принятия и ожидаемых результатов.
В условиях совместной работы журналы решений помогают обеспечить согласованность и предотвратить недопонимание, предоставляя единый источник достоверной информации, к которому могут обращаться все заинтересованные стороны. Для организаций, переживающих изменения, внедряющих новые системы или управляющих сложными инициативами, журналы решений служат историческим документом, который обеспечивает прозрачность и позволяет обоснованно планировать будущее. Независимо от того, являетесь ли вы сотрудником некоммерческой организации, малого бизнеса, академического учреждения или корпорации, использование журнала решений может укрепить коммуникацию, сократить дублирование и повысить общую эффективность принятия решений. Ниже приведены несколько примеров того, как профессионалы используют журнал решений.
Управление проектами: отслеживание решений на протяжении всего жизненного цикла проекта
Бизнес-стратегия: документирование решений руководства и их обоснование
Разработка продукта: выбор функции или дорожной карты продукта
Управление изменениями: принятие решений о организационных изменениях
Управление ИТ-инфраструктурой: архитектура системы ведения журналов, выбор поставщика или решения по обеспечению безопасности
Правовое регулирование и соблюдение требований: обеспечение отслеживаемости для целей аудита
Зачем вам нужен журнал принятия решений?
Решения могут как спасти, так и погубить проект или бизнес. Заинтересованные стороны имеют прямой интерес к принятым решениям. Как и в случае с регулярными презентациями заинтересованных сторон и отчётами о ходе работы, журнал решений объясняет, почему были приняты те или иные решения, и кто их утвердил.
Документация играет ключевую роль в управлении проектами и бизнес-операциями, и хотя в мире управления проектами и бизнесом журнал решений, возможно, ещё не получил широкого распространения, тщательная документирование используется уже давно. Документация содержит исторические данные, необходимые для планирования будущих проектов, а также является частью плана управления рисками при принятии решений.
Журнал принятия решений может служить простым напоминанием о последовательности действий. В течение жизненного цикла проекта или управления бизнесом принимается множество решений, и иногда людям в любой команде нужно напоминание, чтобы избежать ненужных конфликтов. В журнале также объясняется, кто принял то или иное решение и почему, что может помочь избежать разногласий в команде.
Для успешного управления проектом или бизнесом важно, чтобы журнал решений был единым источником достоверной информации, доступным для всех и простым в использовании для заинтересованных сторон.
Ведите журнал решений по проекту, журнал изменений, журнал задач, журнал рисков, журнал действий, журнал рейдов, реестр рисков или любой другой журнал, который вы используете в списке задач нашего программного обеспечения. Вы можете прикреплять файлы, делиться ими с командой и получать уведомления о добавлении новых элементов.
Что должно быть включено в журнал принятия решений?
Журнал решений помогает в анализе изменений, поскольку в нём фиксируются ключевые данные, необходимые для принятия решений. По сути, это таблица. В каждом столбце отмечается конкретная часть решения. Вот некоторые пункты, которые следует включить в любой журнал решений:
Название проекта: объединяет все решения, принятые в рамках проекта
Руководитель проекта: Ответственное лицо
Идентификационный номер: присвойте его каждому решению, чтобы было проще ссылаться на него
Название решения: название решения отличает его от других решений, принятых в ходе жизненного цикла проекта
Дата: когда вы приняли решение и какие сроки с этим связаны
Область: Какой аспект проекта вы обсуждаете?
Описание: обзор принятого вами решения
Обоснование: причина принятого решения и любые приведенные комментарии или разногласия
Альтернативы: другие варианты, которые вы обсуждали, но от которых отказались
Ожидаемый результат: кратко опишите, что, по вашему мнению, изменит это решение
Участники: перечислите всех, кто участвовал в принятии решения
Подпись с подтверждением: обычно ставится руководителем проекта
Пример журнала принятия решений
Давайте рассмотрим теоретический пример, чтобы понять, как составить журнал решений для проекта. В качестве примера журнала решений рассмотрим строительную площадку, на которой решают, использовать ли сталь или дерево для каркаса небольшого пристроя к большому зданию.
В журнале решений будут указаны все данные, описанные выше, такие как название проекта, имя руководителя проекта, идентификационный номер, а заголовок может быть таким: «Каркасный дом». В качестве участников будут указаны как минимум руководитель проекта, архитектор и подрядчик.
Дискуссия может быть посвящена соотношению цены и безопасности. Соберите эти плюсы и минусы и добавьте их в журнал принятия решений по проекту. Изучите влияние и альтернативы, например, как сталь повлияет на бюджет, а для дерева могут потребоваться дополнительные стабилизирующие элементы. Это способ изучить лучшие практики и понять, что больше всего подходит для проекта.
Преимущества использования журнала принятия решений
Журнал решений — это структурированный способ документирования важных решений, принимаемых на протяжении всего жизненного цикла проекта, инициативы или организационного процесса. Благодаря централизованному учету решений журнал помогает обеспечить прозрачность, последовательность и подотчетность. Этот инструмент не только упрощает коммуникацию, но и служит исторической справкой, которая может служить ориентиром для будущих действий и предотвращать повторение ошибок. Он является важным инструментом как для повседневной работы, так и для стратегического планирования.
Облегчает взаимодействие с заинтересованными сторонами
Журнал решений позволяет заинтересованным сторонам быть в курсе ключевых решений, включая их обоснование и последствия. Это снижает неопределённость, согласовывает ожидания и укрепляет доверие между членами команды и заинтересованными сторонами.
Поддерживает Управление изменениями
В процессах управления изменениями журнал решений фиксирует, когда и почему были одобрены изменения, что упрощает внедрение и коммуникацию между командами, сохраняя при этом контроль над областью применения и целями.
Помогает в принятии будущих решений
Служа базой знаний о принятых в прошлом решениях, журнал решений может помочь нынешним командам делать осознанный выбор и избегать ранее допущенных ошибок, повышая общее качество принимаемых решений.
Несёт ответственность за принимаемые решения
Запись решений с указанием дат, причин и ответственных лиц повышает уровень подотчётности, что способствует принятию взвешенных и прозрачных решений.
Может быть использован в качестве исходных данных для аудита проектов или бизнеса
Журналы регистрации решений содержат чёткую документацию, которая может оказаться бесценной при проведении внутренних проверок, аудитов или оценок, обеспечивая отслеживаемость и обоснование принятых важных решений.
Обеспечивает передачу знаний для планов по переходу на новые технологии или реализации проектов
Когда члены команды уходят или проекты переходят в другие руки, журнал решений помогает новому персоналу быстро понять контекст и причины предыдущих решений, обеспечивая преемственность и более плавный переход.
Как использовать журнал принятия решений
Используйте журнал, когда принимаете решение в рамках проекта или при управлении бизнесом или командой любого рода. Это не обязательно должны быть мелкие решения, но чем больше, тем лучше. Записывайте любое решение, которое влияет на проект. Скорее всего, в какой-то момент заинтересованные стороны будут недовольны и захотят узнать, почему было сделано то или иное решение. Журнал решений — это способ донести до них информацию и поддержать решение.
Таким образом, журнал принятия решений по проекту важен не только в процессе его написания, но и тогда, когда вам нужно будет обосновать своё решение. Если вам бросят вызов или поставят под сомнение ваше решение, журнал будет служить вам подспорьем.
Если журнал решений был отредактирован, это следует отметить в записи о решении. Вы также должны задокументировать это решение. Объясните, почему было принято решение и почему оно было изменено. Затем обновите журнал и создайте новый, отражающий изменения.
Использование шаблона журнала решений особенно ценно в сложных проектах, при совместной работе или долгосрочном стратегическом планировании. Он обеспечивает прозрачность, сокращает недопонимание и может служить ориентиром для принятия решений в будущем или при проведении аудита. Формализуя процесс документирования решений, шаблон помогает избежать потери знаний при уходе членов команды и обеспечивает подотчётность, чётко связывая решения с ответственными сторонами. В целом, шаблон журнала решений улучшает организационную память и позволяет командам со временем делать более взвешенный и обоснованный выбор.
Журнал решений — это важнейший инструмент коммуникации, который необходимо понимать всем руководителям проектов, бизнес-менеджерам, руководителям команд и лицам, принимающим решения любого рода. Для отслеживания решений вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами, шаблоны или просто блокнот. Но прежде, чем мы перейдём к тому, как его создать, давайте лучше разберёмся в определении журнала решений.
Что такое журнал принятия решений?
Журнал решений — это запись решений, которые приводят к выбору, который вы делаете в ходе проекта, бизнес-процесса или любой другой организационной деятельности. Это может быть информация о совещании, запись или документ по проекту — всё это собирается в журнале решений и передаётся спонсору проекта.
Проблемы со связью — это смерть для любой команды. Журнал решений служит инструментом коммуникации, предоставляющим вспомогательную информацию заинтересованным сторонам. Решения принимаются не только на запланированных совещаниях: они также могут приниматься на неофициальных совещаниях или в любой момент, когда компаниям и проектным группам необходимо быстро реагировать на риски, изменения, сбои в работе отрасли или более масштабные экономические и политические явления. Журнал решений документирует всю эту информацию.
Таким образом, журнал решений — это список согласованных важных решений.
Хотя журнал принятия решений по проекту в основном используется несколькими ключевыми членами проектной группы или советом директоров, он определённо набирает популярность в организации в целом.
Кто должен использовать журнал принятия решений?
Журнал принятия решений — ценный инструмент для любого человека, команды или организации, которым необходимо отслеживать решения, поддерживать подотчётность и обеспечивать ясность в процессах. Хотя он часто ассоциируется с управлением проектами, его полезность распространяется и на такие сферы, как операционная деятельность, разработка продуктов, планирование мероприятий, информационные технологии, образование и даже управление здравоохранением. Любой, кто отвечает за принятие или реализацию решений, — например, руководители команд, начальники отделов, консультанты или члены комитетов — может извлечь выгоду из документирования принятых решений, причин их принятия и ожидаемых результатов.
В условиях совместной работы журналы решений помогают обеспечить согласованность и предотвратить недопонимание, предоставляя единый источник достоверной информации, к которому могут обращаться все заинтересованные стороны. Для организаций, переживающих изменения, внедряющих новые системы или управляющих сложными инициативами, журналы решений служат историческим документом, который обеспечивает прозрачность и позволяет обоснованно планировать будущее. Независимо от того, являетесь ли вы сотрудником некоммерческой организации, малого бизнеса, академического учреждения или корпорации, использование журнала решений может укрепить коммуникацию, сократить дублирование и повысить общую эффективность принятия решений. Ниже приведены несколько примеров того, как профессионалы используют журнал решений.
Управление проектами: отслеживание решений на протяжении всего жизненного цикла проекта
Бизнес-стратегия: документирование решений руководства и их обоснование
Разработка продукта: выбор функции или дорожной карты продукта
Управление изменениями: принятие решений о организационных изменениях
Управление ИТ-инфраструктурой: архитектура системы ведения журналов, выбор поставщика или решения по обеспечению безопасности
Правовое регулирование и соблюдение требований: обеспечение отслеживаемости для целей аудита
Зачем вам нужен журнал принятия решений?
Решения могут как спасти, так и погубить проект или бизнес. Заинтересованные стороны имеют прямой интерес к принятым решениям. Как и в случае с регулярными презентациями заинтересованных сторон и отчётами о ходе работы, журнал решений объясняет, почему были приняты те или иные решения, и кто их утвердил.
Документация играет ключевую роль в управлении проектами и бизнес-операциями, и хотя в мире управления проектами и бизнесом журнал решений, возможно, ещё не получил широкого распространения, тщательная документирование используется уже давно. Документация содержит исторические данные, необходимые для планирования будущих проектов, а также является частью плана управления рисками при принятии решений.
Журнал принятия решений может служить простым напоминанием о последовательности действий. В течение жизненного цикла проекта или управления бизнесом принимается множество решений, и иногда людям в любой команде нужно напоминание, чтобы избежать ненужных конфликтов. В журнале также объясняется, кто принял то или иное решение и почему, что может помочь избежать разногласий в команде.
Для успешного управления проектом или бизнесом важно, чтобы журнал решений был единым источником достоверной информации, доступным для всех и простым в использовании для заинтересованных сторон.
Ведите журнал решений по проекту, журнал изменений, журнал задач, журнал рисков, журнал действий, журнал рейдов, реестр рисков или любой другой журнал, который вы используете в списке задач нашего программного обеспечения. Вы можете прикреплять файлы, делиться ими с командой и получать уведомления о добавлении новых элементов.
Что должно быть включено в журнал принятия решений?
Журнал решений помогает в анализе изменений, поскольку в нём фиксируются ключевые данные, необходимые для принятия решений. По сути, это таблица. В каждом столбце отмечается конкретная часть решения. Вот некоторые пункты, которые следует включить в любой журнал решений:
Название проекта: объединяет все решения, принятые в рамках проекта
Руководитель проекта: Ответственное лицо
Идентификационный номер: присвойте его каждому решению, чтобы было проще ссылаться на него
Название решения: название решения отличает его от других решений, принятых в ходе жизненного цикла проекта
Дата: когда вы приняли решение и какие сроки с этим связаны
Область: Какой аспект проекта вы обсуждаете?
Описание: обзор принятого вами решения
Обоснование: причина принятого решения и любые приведенные комментарии или разногласия
Альтернативы: другие варианты, которые вы обсуждали, но от которых отказались
Ожидаемый результат: кратко опишите, что, по вашему мнению, изменит это решение
Участники: перечислите всех, кто участвовал в принятии решения
Подпись с подтверждением: обычно ставится руководителем проекта
Пример журнала принятия решений
Давайте рассмотрим теоретический пример, чтобы понять, как составить журнал решений для проекта. В качестве примера журнала решений рассмотрим строительную площадку, на которой решают, использовать ли сталь или дерево для каркаса небольшого пристроя к большому зданию.
В журнале решений будут указаны все данные, описанные выше, такие как название проекта, имя руководителя проекта, идентификационный номер, а заголовок может быть таким: «Каркасный дом». В качестве участников будут указаны как минимум руководитель проекта, архитектор и подрядчик.
Дискуссия может быть посвящена соотношению цены и безопасности. Соберите эти плюсы и минусы и добавьте их в журнал принятия решений по проекту. Изучите влияние и альтернативы, например, как сталь повлияет на бюджет, а для дерева могут потребоваться дополнительные стабилизирующие элементы. Это способ изучить лучшие практики и понять, что больше всего подходит для проекта.
Преимущества использования журнала принятия решений
Журнал решений — это структурированный способ документирования важных решений, принимаемых на протяжении всего жизненного цикла проекта, инициативы или организационного процесса. Благодаря централизованному учету решений журнал помогает обеспечить прозрачность, последовательность и подотчетность. Этот инструмент не только упрощает коммуникацию, но и служит исторической справкой, которая может служить ориентиром для будущих действий и предотвращать повторение ошибок. Он является важным инструментом как для повседневной работы, так и для стратегического планирования.
Облегчает взаимодействие с заинтересованными сторонами
Журнал решений позволяет заинтересованным сторонам быть в курсе ключевых решений, включая их обоснование и последствия. Это снижает неопределённость, согласовывает ожидания и укрепляет доверие между членами команды и заинтересованными сторонами.
Поддерживает Управление изменениями
В процессах управления изменениями журнал решений фиксирует, когда и почему были одобрены изменения, что упрощает внедрение и коммуникацию между командами, сохраняя при этом контроль над областью применения и целями.
Помогает в принятии будущих решений
Служа базой знаний о принятых в прошлом решениях, журнал решений может помочь нынешним командам делать осознанный выбор и избегать ранее допущенных ошибок, повышая общее качество принимаемых решений.
Несёт ответственность за принимаемые решения
Запись решений с указанием дат, причин и ответственных лиц повышает уровень подотчётности, что способствует принятию взвешенных и прозрачных решений.
Может быть использован в качестве исходных данных для аудита проектов или бизнеса
Журналы регистрации решений содержат чёткую документацию, которая может оказаться бесценной при проведении внутренних проверок, аудитов или оценок, обеспечивая отслеживаемость и обоснование принятых важных решений.
Обеспечивает передачу знаний для планов по переходу на новые технологии или реализации проектов
Когда члены команды уходят или проекты переходят в другие руки, журнал решений помогает новому персоналу быстро понять контекст и причины предыдущих решений, обеспечивая преемственность и более плавный переход.
Как использовать журнал принятия решений
Используйте журнал, когда принимаете решение в рамках проекта или при управлении бизнесом или командой любого рода. Это не обязательно должны быть мелкие решения, но чем больше, тем лучше. Записывайте любое решение, которое влияет на проект. Скорее всего, в какой-то момент заинтересованные стороны будут недовольны и захотят узнать, почему было сделано то или иное решение. Журнал решений — это способ донести до них информацию и поддержать решение.
Таким образом, журнал принятия решений по проекту важен не только в процессе его написания, но и тогда, когда вам нужно будет обосновать своё решение. Если вам бросят вызов или поставят под сомнение ваше решение, журнал будет служить вам подспорьем.
Если журнал решений был отредактирован, это следует отметить в записи о решении. Вы также должны задокументировать это решение. Объясните, почему было принято решение и почему оно было изменено. Затем обновите журнал и создайте новый, отражающий изменения.
Использование шаблона журнала решений особенно ценно в сложных проектах, при совместной работе или долгосрочном стратегическом планировании. Он обеспечивает прозрачность, сокращает недопонимание и может служить ориентиром для принятия решений в будущем или при проведении аудита. Формализуя процесс документирования решений, шаблон помогает избежать потери знаний при уходе членов команды и обеспечивает подотчётность, чётко связывая решения с ответственными сторонами. В целом, шаблон журнала решений улучшает организационную память и позволяет командам со временем делать более взвешенный и обоснованный выбор.
