Факторы успеха PMO - внедрение правильных процессов с самого начала
Вполне вероятно, что ваш новый офис управления проектами (PMO) будет призван обеспечить слаженную работу проектов. Ключевым фактором успеха вашего офиса является наличие стандартных процессов, применимых ко всем проектам, которыми вы управляете.
Когда дело доходит до настройки процессов PMO, вам сначала нужно определиться с методологией управления проектами, с которой вы собираетесь работать. Возможно, это уже реализовано в бизнесе, или вам может потребоваться принять формальное решение.
Чтобы помочь вам реализовать правильные процессы при настройке PMO, в том числе:
Как выбрать методологию для всего PMO
Что делает процесс PMO хорошим
Почему хорошие процессы сделают ваш PMO успешным
Как мне выбрать правильную методологию для моего нового PMO?
Наряду с правильными людьми , правильная методология принесет пользу вашему проектному офису в будущем. В бизнесе с устоявшимися проектами у вас, возможно, уже есть методология для работы, но вам следует, по крайней мере, оценить, соответствует ли она целям в долгосрочной перспективе.
Мы не будем здесь вдаваться в различные методологии, но дадим вам базовую основу, которая поможет вам сделать выбор между вариантами:
Соответствует ли это потребностям бизнеса? Поймите типы проектов, которые будут входить в ваш PMO, и лучшую методологию, например, Agile может больше подходить для ИТ, а Waterfall — для строительства.
Что думают ваши заинтересованные стороны? Менеджеры проектов, члены их команд и спонсор вашего PMO будут иметь четкое представление о том, что, по их мнению, будет работать лучше всего.
Работает ли методика на практике? Потратьте время, чтобы прогнать проект по этой методологии и посмотреть, работает ли она и вносит ли улучшения там, где вы планировали.
Как будет измеряться успех? Убедитесь, что вы сможете измерить ощутимые результаты от выбранной вами методологии.
Как выглядит хороший процесс PMO?
Определив методологию, вам необходимо детально разобраться в том, как она будет выглядеть в ваших проектах. Это означает, что вам нужно будет разработать процессы и шаблоны, чтобы каждый проект работал одинаково.
Хороший процесс PMO будет:
Согласование с бизнес-стратегией. Например, если ESG находится в центре внимания бизнеса , то в каждом процессе должна быть встроена эта концепция.
Легко стандартизировать. Вам нужно, чтобы все, кто работает над проектами, могли следить за процессом и сообщать о результатах, не занимаясь чрезмерной бюрократией.
Будьте достаточно гибкими, чтобы обеспечить творческий подход и крайние случаи. Вы хотите, чтобы менеджеры проектов могли вносить изменения без большого количества документов, если работа будет выполнена хорошо.
Совершенствуйтесь с течением времени, используя возможности повторения и внесения изменений при возникновении необходимости, включая создание данных, которые приведут к этим улучшениям.
Четко определите роли, чтобы каждый участник проекта знал, какой элемент процесса принадлежит ему, например, какую работу нужно будет выполнить аналитику и какие данные должен собрать помощник администратора.
Для каждого проектного офиса должны быть определены разные процессы, но следование этим принципам, независимо от вашей отрасли, приведет вас к успеху.
Почему мне нужно сосредоточиться на процессах при настройке PMO?
Структуры процессов — это хлеб с маслом PMO. Вы хотите убедиться, что каждый проект всегда соответствует передовому опыту, чтобы, когда что-то пойдет не так, было легче определить причину.
Вашему PMO будет поручено следить за тем, чтобы проекты были успешными в соответствии с условиями, которые вы и они определили, обычно в срок и в рамках бюджета. Наличие установленных процессов означает, что проектная группа может приступить к работе, зная, что она делает все наиболее эффективным и экономически выгодным способом .
Вы также сможете лучше контролировать управление проектом и соблюдение требований, если каждый раз все будет выполняться одинаково.
Обеспечение успешного PMO с помощью правильных процессов
Надежные, хорошо продуманные процессы обеспечат успех вашему PMO, поскольку они позволят убедиться, что все поступают правильно с первого раза. Вы сможете проверить успех проектов и насколько хорошо работает ваш офис, если будете знать, что каждый раз все делается по одному и тому же стандарту.
Когда дело доходит до настройки процессов PMO, вам сначала нужно определиться с методологией управления проектами, с которой вы собираетесь работать. Возможно, это уже реализовано в бизнесе, или вам может потребоваться принять формальное решение.
Чтобы помочь вам реализовать правильные процессы при настройке PMO, в том числе:
Как выбрать методологию для всего PMO
Что делает процесс PMO хорошим
Почему хорошие процессы сделают ваш PMO успешным
Как мне выбрать правильную методологию для моего нового PMO?
Наряду с правильными людьми , правильная методология принесет пользу вашему проектному офису в будущем. В бизнесе с устоявшимися проектами у вас, возможно, уже есть методология для работы, но вам следует, по крайней мере, оценить, соответствует ли она целям в долгосрочной перспективе.
Мы не будем здесь вдаваться в различные методологии, но дадим вам базовую основу, которая поможет вам сделать выбор между вариантами:
Соответствует ли это потребностям бизнеса? Поймите типы проектов, которые будут входить в ваш PMO, и лучшую методологию, например, Agile может больше подходить для ИТ, а Waterfall — для строительства.
Что думают ваши заинтересованные стороны? Менеджеры проектов, члены их команд и спонсор вашего PMO будут иметь четкое представление о том, что, по их мнению, будет работать лучше всего.
Работает ли методика на практике? Потратьте время, чтобы прогнать проект по этой методологии и посмотреть, работает ли она и вносит ли улучшения там, где вы планировали.
Как будет измеряться успех? Убедитесь, что вы сможете измерить ощутимые результаты от выбранной вами методологии.
Как выглядит хороший процесс PMO?
Определив методологию, вам необходимо детально разобраться в том, как она будет выглядеть в ваших проектах. Это означает, что вам нужно будет разработать процессы и шаблоны, чтобы каждый проект работал одинаково.
Хороший процесс PMO будет:
Согласование с бизнес-стратегией. Например, если ESG находится в центре внимания бизнеса , то в каждом процессе должна быть встроена эта концепция.
Легко стандартизировать. Вам нужно, чтобы все, кто работает над проектами, могли следить за процессом и сообщать о результатах, не занимаясь чрезмерной бюрократией.
Будьте достаточно гибкими, чтобы обеспечить творческий подход и крайние случаи. Вы хотите, чтобы менеджеры проектов могли вносить изменения без большого количества документов, если работа будет выполнена хорошо.
Совершенствуйтесь с течением времени, используя возможности повторения и внесения изменений при возникновении необходимости, включая создание данных, которые приведут к этим улучшениям.
Четко определите роли, чтобы каждый участник проекта знал, какой элемент процесса принадлежит ему, например, какую работу нужно будет выполнить аналитику и какие данные должен собрать помощник администратора.
Для каждого проектного офиса должны быть определены разные процессы, но следование этим принципам, независимо от вашей отрасли, приведет вас к успеху.
Почему мне нужно сосредоточиться на процессах при настройке PMO?
Структуры процессов — это хлеб с маслом PMO. Вы хотите убедиться, что каждый проект всегда соответствует передовому опыту, чтобы, когда что-то пойдет не так, было легче определить причину.
Вашему PMO будет поручено следить за тем, чтобы проекты были успешными в соответствии с условиями, которые вы и они определили, обычно в срок и в рамках бюджета. Наличие установленных процессов означает, что проектная группа может приступить к работе, зная, что она делает все наиболее эффективным и экономически выгодным способом .
Вы также сможете лучше контролировать управление проектом и соблюдение требований, если каждый раз все будет выполняться одинаково.
Обеспечение успешного PMO с помощью правильных процессов
Надежные, хорошо продуманные процессы обеспечат успех вашему PMO, поскольку они позволят убедиться, что все поступают правильно с первого раза. Вы сможете проверить успех проектов и насколько хорошо работает ваш офис, если будете знать, что каждый раз все делается по одному и тому же стандарту.
