7 лучших практик эффективного офиса управления проектами (PMO)
Каждый офис управления проектами (PMO) уникален, но в разных офисах есть константы, которые помогут вам добиться успеха. Мы объединили их в нашем списке семи лучших практик эффективного PMO.
Вы хотите, чтобы ваши проекты и изменения повестки дня были реализованы вовремя и в рамках бюджета. Для этого вам необходимо убедиться, что ваши офисы правильно понимают основы, используя эти лучшие практики для руководства своей деятельностью.
Мы собираемся дать вам обзор действий здесь и подробно рассказать о каждом в будущих публикациях. Здесь вы получите обзор каждой практики и того, как она будет способствовать успеху вашего PMO.
1. Имейте четкий план масштабов и управления рисками.
Расползание масштабов — один из самых больших рисков, с которыми сталкивается проект. Это может сорвать проект, когда результаты меняются, количество заинтересованных сторон увеличивается, а конечный результат отсутствует.
Чтобы держать под контролем расширение масштабов, вам необходимо предоставить проектам надежные инструменты для определения и планирования проекта. Наличие заявления о проекте и плана проекта будет иметь большое значение для обеспечения того, чтобы все шло по плану.
Вы увидите улучшение своевременности и соблюдения бюджета.
2. Отличные отношения с заинтересованными сторонами
В каждом проекте будут разные люди, кровно заинтересованные в его успехе. К этим людям относятся:
Спонсор проекта в топ-менеджменте
Конечный пользователь результатов проекта
Клиент, заказавший проект
Другие направления бизнеса, способствующие проекту
Ваш проектный офис должен обеспечивать тесную связь между командой проекта и заинтересованными сторонами. Это ключ к успеху проекта, а также уверенность в том, что результат соответствует ожиданиям и потребностям.
3. Стандартизация процессов
Многим специалистам по PMO это может показаться очевидным, но стоит еще раз сформулировать основные принципы, говоря о лучших практиках PMO.
Основная роль ОУП заключается в обеспечении основы для успеха проектов, в том числе:
Процессы
Процедуры
Руководство по использованию методологии проекта
Отчетные структуры
Когда каждый проект работает одинаково, не только упрощается отчетность и управление данными, но и вы можете быть уверены, что успехи документируются и повторяются. Вам также будет легче определить, когда процесс необходимо оптимизировать.
4. Имейте соответствующие ключевые показатели эффективности
Когда есть стандартизированные данные, вы можете иметь одинаковые ключевые показатели эффективности для всех проектов. Они должны соответствовать целям вашего офиса и бизнеса в целом.
Например, если более широкий бизнес уделяет внимание вопросам окружающей среды, социальной сферы и управления (ESG) , вам необходимо ориентировать ключевые показатели эффективности вашего проекта на это.
Ключевые показатели эффективности позволят вашим проектным командам знать, как выглядит успех, и смогут работать над улучшением одних и тех же показателей в каждом проекте.
5. Работайте над вовлеченностью команды
Будущее большинства офисов сейчас кажется гибридным , сочетающим работу из дома и работу в офисе. Поэтому как никогда важно взаимодействовать с вашими менеджерами проектов и их командами.
Направьте проекты на регулярные сеансы обратной связи, чтобы менеджеры знали, кому нужна дополнительная поддержка и с какими проблемами сталкиваются люди. Вам также необходимо убедиться, что в проектах есть правильные инструменты коммуникации , чтобы взаимодействие было эффективным.
В проектах будут работать лучше, счастливее и продуктивнее, если они почувствуют, что их слушают и поддерживают.
6. Стройте деловые отношения
Проекты и, как следствие, ваш PMO должны будут работать в разных областях бизнеса в разное время. Это может быть тесное сотрудничество с вашим отделом кадров для получения необходимого обучения и ресурсов для проектов, или это может быть командирование экспертов из разных бизнес-подразделений в проекты.
Наличие прочных связей в различных сферах бизнеса значительно облегчит эту задачу. Вы можете создать личную сеть в качестве члена своей команды PMO и более широко взаимодействовать, предлагая ресурсы и поддержку.
7. Встройте бизнес-стратегию в свой PMO.
Общеизвестно, что ОУП, как правило, не существуют более двух лет. Правда это или нет, но вы можете побороть эту тенденцию, сделав свой PMO соответствующим миссии и целям бизнеса.
Посмотрите на стратегические цели и направление бизнеса и убедитесь, что ваш PMO и проекты работают в этом направлении. Если ваш проектный офис может решать, какие проекты будут реализованы, имейте надежную структуру принятия решений, основанную на бизнес-целях.
Работа над стратегией сделает ваш PMO актуальным и убережет вас от линии огня во время реструктуризации.
В ближайшие недели мы расширим эти семь лучших практик для PMO, указав более подробную информацию о том, как и почему.
Каждый офис управления проектами (PMO) уникален, но в разных офисах есть константы, которые помогут вам добиться успеха. Мы объединили их в нашем списке семи лучших практик эффективного PMO.
Вы хотите, чтобы ваши проекты и изменения повестки дня были реализованы вовремя и в рамках бюджета. Для этого вам необходимо убедиться, что ваши офисы правильно понимают основы, используя эти лучшие практики для руководства своей деятельностью.
Мы собираемся дать вам обзор действий здесь и подробно рассказать о каждом в будущих публикациях. Здесь вы получите обзор каждой практики и того, как она будет способствовать успеху вашего PMO.
1. Имейте четкий план масштабов и управления рисками.
Расползание масштабов — один из самых больших рисков, с которыми сталкивается проект. Это может сорвать проект, когда результаты меняются, количество заинтересованных сторон увеличивается, а конечный результат отсутствует.
Чтобы держать под контролем расширение масштабов, вам необходимо предоставить проектам надежные инструменты для определения и планирования проекта. Наличие заявления о проекте и плана проекта будет иметь большое значение для обеспечения того, чтобы все шло по плану.
Вы увидите улучшение своевременности и соблюдения бюджета.
2. Отличные отношения с заинтересованными сторонами
В каждом проекте будут разные люди, кровно заинтересованные в его успехе. К этим людям относятся:
Спонсор проекта в топ-менеджменте
Конечный пользователь результатов проекта
Клиент, заказавший проект
Другие направления бизнеса, способствующие проекту
Ваш проектный офис должен обеспечивать тесную связь между командой проекта и заинтересованными сторонами. Это ключ к успеху проекта, а также уверенность в том, что результат соответствует ожиданиям и потребностям.
3. Стандартизация процессов
Многим специалистам по PMO это может показаться очевидным, но стоит еще раз сформулировать основные принципы, говоря о лучших практиках PMO.
Основная роль ОУП заключается в обеспечении основы для успеха проектов, в том числе:
Процессы
Процедуры
Руководство по использованию методологии проекта
Отчетные структуры
Когда каждый проект работает одинаково, не только упрощается отчетность и управление данными, но и вы можете быть уверены, что успехи документируются и повторяются. Вам также будет легче определить, когда процесс необходимо оптимизировать.
4. Имейте соответствующие ключевые показатели эффективности
Когда есть стандартизированные данные, вы можете иметь одинаковые ключевые показатели эффективности для всех проектов. Они должны соответствовать целям вашего офиса и бизнеса в целом.
Например, если более широкий бизнес уделяет внимание вопросам окружающей среды, социальной сферы и управления (ESG) , вам необходимо ориентировать ключевые показатели эффективности вашего проекта на это.
Ключевые показатели эффективности позволят вашим проектным командам знать, как выглядит успех, и смогут работать над улучшением одних и тех же показателей в каждом проекте.
5. Работайте над вовлеченностью команды
Будущее большинства офисов сейчас кажется гибридным , сочетающим работу из дома и работу в офисе. Поэтому как никогда важно взаимодействовать с вашими менеджерами проектов и их командами.
Направьте проекты на регулярные сеансы обратной связи, чтобы менеджеры знали, кому нужна дополнительная поддержка и с какими проблемами сталкиваются люди. Вам также необходимо убедиться, что в проектах есть правильные инструменты коммуникации , чтобы взаимодействие было эффективным.
В проектах будут работать лучше, счастливее и продуктивнее, если они почувствуют, что их слушают и поддерживают.
6. Стройте деловые отношения
Проекты и, как следствие, ваш PMO должны будут работать в разных областях бизнеса в разное время. Это может быть тесное сотрудничество с вашим отделом кадров для получения необходимого обучения и ресурсов для проектов, или это может быть командирование экспертов из разных бизнес-подразделений в проекты.
Наличие прочных связей в различных сферах бизнеса значительно облегчит эту задачу. Вы можете создать личную сеть в качестве члена своей команды PMO и более широко взаимодействовать, предлагая ресурсы и поддержку.
7. Встройте бизнес-стратегию в свой PMO.
Общеизвестно, что ОУП, как правило, не существуют более двух лет. Правда это или нет, но вы можете побороть эту тенденцию, сделав свой PMO соответствующим миссии и целям бизнеса.
Посмотрите на стратегические цели и направление бизнеса и убедитесь, что ваш PMO и проекты работают в этом направлении. Если ваш проектный офис может решать, какие проекты будут реализованы, имейте надежную структуру принятия решений, основанную на бизнес-целях.
Работа над стратегией сделает ваш PMO актуальным и убережет вас от линии огня во время реструктуризации.
В ближайшие недели мы расширим эти семь лучших практик для PMO, указав более подробную информацию о том, как и почему.
