22 инструмента и метода управления проектами для руководителей проектов

Нельзя отрицать, что управление проектом может быть непростой задачей, но зачем изобретать велосипед, когда есть проверенные инструменты и методы управления проектами? Руководители проектов по всему миру используют проверенные стратегии для планирования, организации и выполнения проектов независимо от их размера или сложности.

Не стоит недооценивать, насколько инструменты и методы управления проектами могут упростить и сделать более эффективным планирование и управление проектами. Их можно применять в любом проекте независимо от сферы или отрасли. В сочетании с программным обеспечением для управления проектами они помогают экономить время и сокращать расходы.

В чём разница между методами и инструментами управления проектами?

Хотя инструменты и методы кажутся похожими и оба они являются неотъемлемой частью успешного управления проектами, важно понимать разницу между ними. Инструменты управления проектами — это физические ресурсы, такие как программное обеспечение, которые помогают управлять различными аспектами проекта и выполнять их. К другим примерам инструментов относятся диаграммы Ганта, доски канбан, календари проектов, списки задач или шаблоны управления проектами. Думайте об инструментах как о том, «как» вы управляете проектами для достижения таких целей, как улучшение коммуникации, мониторинг эффективности или упрощение планирования.

С другой стороны, методы управления проектами — это то, что вы делаете в рамках проекта на более стратегическом уровне. Это методики и процессы, которые помогают планировать, выполнять и контролировать проект. Некоторые примеры методов управления проектами включают гибкую методологию, бережливое управление проектами, каскадную модель, скрам или метод критического пути (CPM).

22 метода и инструмента управления проектами

Мы собрали 22 лучших инструмента и метода управления проектами, которые должен знать каждый руководитель проекта, чтобы контролировать свои проекты и доводить их до успешного завершения. Давайте сначала рассмотрим инструменты управления проектами, а затем методы управления проектами, в которых их можно использовать.

1. Диаграммы Ганта

Диаграммы Ганта являются одним из важнейших инструментов управления проектами благодаря своей универсальности. Диаграммы Ганта можно использовать на различных этапах ваших проектов для планирования, составления расписания и отслеживания хода выполнения проекта.

Диаграммы Ганта упрощают процесс создания графика проекта. Если вы используете онлайн-диаграмму Ганта в ProjectManager, вам просто нужно добавить задачи и сроки их выполнения, чтобы автоматически создать интерактивный план проекта. Затем вы можете корректировать график проекта по мере необходимости и связывать зависимые задачи, щелкая и перетаскивая элементы на графике. Диаграммы Ганта также можно использовать для составления дорожных карт для отслеживания выполнения нескольких проектов в рамках программы или портфеля проектов.

Зависимости задач можно связать в ProjectManager, чтобы избежать узких мест и простоев. Руководители проектов могут автоматизировать уведомления о приближающихся сроках, чтобы проект не отставал от графика. Когда команда обновляет свой статус, информация об управлении задачами и ресурсами мгновенно отражается в ProjectManager, поэтому все всегда в курсе. Начните сегодня бесплатно.

Диаграмма Ганта для реализации метода управления проектами

В ProjectManager есть диаграммы Ганта, которые достаточно функциональны, чтобы удовлетворить потребности ваших проектов.Подробнее

2. Иерархическая структура работ (ИСР)

На первый взгляд может показаться, что большие и маленькие проекты непосильны, ведь нужно сделать так много. Идея погрузиться в работу и научиться плавать — вот как проекты тонут во времени и деньгах. Как известно любому опытному руководителю проекта, прежде чем приступать к действию, нужно составить план.

Иерархическая структура работ (ИСР) — это способ организации работы на более мелкие и управляемые части. Согласно своду знаний по управлению проектами (PMBOK), ИСР — это «ориентированная на результат иерархическая декомпозиция работы, выполняемой командой».

Иерархическая структура работ — это графическое представление каждой задачи в рамках проекта. В верхней части находится конечный продукт, от которого вниз по странице идёт линия к блоку (или блокам), представляющим более крупные задачи, которые ведут к завершению проекта. Каждый из этих блоков соединён линиями с более мелкими задачами.

Диаграммы структуры работ — очень популярный инструмент управления проектами, который обычно используется в таких методах управления проектами, как метод критического пути (CPM) или метод оценки программ (PERT).

3. Структура распределения затрат (CBS)

CBS, или структура распределения затрат, представляет собой иерархическую структуру, которая классифицирует и организует затраты, связанные с проектом. Она разбивает общую стоимость проекта на более управляемые части, включая рабочую силу, оборудование и накладные расходы.

Этот инструмент для анализа структуры затрат помогает в составлении бюджета, отслеживании расходов и финансовом анализе, предоставляя чёткое представление о том, куда тратятся деньги.

4. Структура распределения ресурсов (RBS)

Структуры разбиения на ресурсы — это ещё одна иерархическая структура, которая классифицирует и упорядочивает ресурсы проекта, обеспечивая их правильное использование на протяжении всего проекта. Инструмент управления проектами RBS рассматривает различные детали, такие как персонал, материалы, оборудование и помещения, чтобы помочь в идентификации, отслеживании и управлении ресурсами. Благодаря ясности, которую структура разбиения на ресурсы обеспечивает в процессе планирования ресурсов, она является очень полезным инструментом для отделов управления проектами (PMO), которым необходимо распределять ресурсы между несколькими проектами.

Этот метод позволяет получить четкое представление о необходимых ресурсах, что способствует более эффективному планированию, распределению и оптимизации.

5. Сетевые диаграммы проекта

Сетевые диаграммы проекта — это графическое представление проекта. Они выглядят как ряд стрелок, соединяющих блоки, и показывают, как взаимодействуют этапы проекта. Блоки называются узлами и представляют собой этапы проекта, а стрелки показывают взаимосвязь между этапами.

Сетевые диаграммы хорошо подходят для управления проектами, поскольку у них, как и у проекта, есть начало и конец. Существует несколько способов построения сетевых диаграмм, однако наиболее распространёнными являются метод диаграмм предшествования (PDM) и метод диаграмм со стрелками (ADM).

Назначение сетевой диаграммы с точки зрения методов управления проектами заключается в том, что она помогает руководителям проектов отслеживать каждый элемент проекта. Она также упрощает обмен информацией и взаимодействие с другими членами проектной группы. Сетевые диаграммы используются в различных методах управления проектами, требующих графического представления последовательности задач, таких как PERT или метод критического пути. Благодаря своей простоте они также считаются полезным инструментом управления программами, поскольку позволяют руководителям программ легко визуализировать предполагаемые сроки выполнения нескольких проектов одновременно.

6. Канбан-доски

Доски Канбан — это визуальный инструмент управления задачами, который состоит из доски и перемещаемых карточек, представляющих действия. Руководители проектов и члены команды используют их для совместной работы над проектами. Доски Канбан позволяют руководителям проектов визуализировать свои рабочие процессы, распределять задачи и отчитываться о ходе их выполнения. Доски Канбан могут использоваться для управления рабочими процессами в различных командах, от маркетинговых до команд, занимающихся гибкой разработкой программного обеспечения. Они также используются в рамках таких методов, как бережливое производство.

Программное обеспечение для управления проектами выводит канбан на новый уровень. ProjectManager имеет вид доски, который синхронизируется со всеми другими видами проектов, позволяя командам работать так, как им удобно. Все обновления отражаются во всём инструменте, и командам нравится, как они могут управлять своим бэклогом и планировать спринты. Менеджеры получают необходимую прозрачность, чтобы видеть потенциальные блоки и быстро перераспределять ресурсы для бесперебойного производства.

использование досок канбан для повышения эффективности рабочего процесса

Онлайн-доска канбан от ProjectManager

Доска проекта помогает членам команды визуализировать то, что они должны сделать сегодня, рассматривая свои задачи в более широком контексте других задач. Это ограничивает объём незавершённой работы (WIP) и балансирует рабочий процесс, чтобы не перегружать команду. Поскольку карточки на доске можно расставлять по приоритетности, рабочий процесс улучшается. Как только одна задача выполнена, карточка перемещается в следующий столбец, и член команды приступает к выполнению задачи из верхнего столбца.

7. Реестр рисков

Еще одна заслуживающая внимания тема в обсуждении инструментов и методов управления проектами — реестр рисков. Этот инструмент документирует и отслеживает потенциальные риски на протяжении всего проекта, подробно описывая их вероятность, потенциальное воздействие и стратегии по минимизации сбоев.

Реестр рисков обычно содержит информацию о рисках, их владельцах, оценке серьезности рисков и планах действий. Этот простой, но эффективный инструмент позволяет проектным группам отслеживать риски и снижать их влияние на проект.

8. Матрица рисков

Матрица рисков — ещё один ключевой инструмент управления проектами, который должен знать любой руководитель проекта. Это простой инструмент, который помогает определить вероятность и серьёзность потенциальных рисков проекта. Имея возможность таким образом оценить риски, вы можете составить график их влияния на проект. Это позволяет руководителям проектов определить приоритетность риска и реакцию на него в случае возникновения проблем в проекте. По этим причинам при планировании проектов вам всегда следует использовать матрицу рисков, журнал рисков или другие инструменты управления рисками, независимо от выбранной вами методики управления проектами.

Существует множество различных типов рисков, о которых должны знать руководители проектов. К распространённым рискам относятся стратегические, операционные, финансовые, технические и внешние риски. Помните, что не все риски плохи. Некоторые из них можно использовать в своих интересах и положительно повлиять на проект.

9. Расписания

Командам нужно получать зарплату, и табели учёта рабочего времени — это инструмент, который помогает в этом. Как и в любом другом месте работы, табели учёта рабочего времени — это способ отслеживать количество часов, отработанных человеком за определённый период, обычно за неделю или за две недели.

В управлении проектами табели учёта рабочего времени не просто облегчают процесс оплаты. Они используются для контроля проекта и учёта времени, которое сотрудник потратил на выполнение конкретных задач, хотя с их помощью можно также отслеживать время, затраченное на проект или на конкретного клиента.

Табели учета рабочего времени могут использоваться в различных форматах, от бумажных до электронных таблиц и программного обеспечения. Онлайн-табели учета рабочего времени могут обновляться даже в режиме реального времени. Независимо от того, как вы используете табель учета рабочего времени, он необходим для оплаты, соблюдения сроков и контроля бюджета.

10. Панели мониторинга проекта

Подобно тому, как на приборной панели автомобиля отображается скорость, количество оставшегося в баке топлива и пробег, приборные панели проектов отслеживают показатели в рамках проекта. Это одна страница, на которой вы можете в режиме реального времени просматривать ход выполнения проекта и его эффективность.

Это ключевой инструмент для получения данных о проекте на высоком уровне или проведения аудита управления проектом. Это визуальный инструмент, который преобразует сложные данные в понятные диаграммы и графики, что помогает сделать информацию более доступной.

Некоторые показатели, отображаемые на панелях, могут быть связаны с затратами, задачами или общим состоянием проекта. Панели также могут отображать рабочую нагрузку и другие показатели управления ресурсами. Они являются неотъемлемой частью любого программного обеспечения для управления проектами.

11. Журнал изменений

Журнал изменений, как следует из названия, — это подробный отчёт, в котором фиксируются все запрошенные и внесённые изменения в ходе проекта. Как правило, этот инструмент проекта содержит такую информацию, как причина изменения, кто его запросил, дата запроса на изменение, как оно повлияло на проект и общий статус изменения.

Этот официальный отчёт об изменениях помогает предотвратить расширение объёма работ, способствует более эффективному взаимодействию с заинтересованными сторонами и помогает командам понять, как изменения влияют на объём работ, график и бюджет.

12. Отчеты по проектам

Отчеты по проектам — это просто документация, в которой подробно описывается проект в целом или его отдельные аспекты. Существует множество различных типов отчетов по проектам, каждый из которых служит своей цели, но все они предоставляют руководителю проекта данные о ходе и эффективности его проекта.

Ещё одним аспектом отчётности по проекту как метода управления проектами является то, что это инструмент коммуникации. Как уже отмечалось, он предоставляет руководителю проекта ценную информацию о проекте. Но он также позволяет руководителю проекта информировать заинтересованные стороны проекта, которые заинтересованы в его успехе.

Одним из наиболее распространённых отчётов по проекту является отчёт о статусе, который обычно составляется еженедельно или ежемесячно. Существуют также отчёты о ходе работы и отчёты о рабочей нагрузке, которые имеют решающее значение для управления ресурсами. Есть даже отчёты, в которых рассматриваются риски, анализ затрат и выгод и отклонения от плана проекта.

13. Диаграмма RACI

RACI — это метод управления проектами, который расшифровывается как «ответственный», «подотчётный», «с которым консультируются» и «информированный». Диаграмма RACI проясняет роли и обязанности в рамках проекта или процесса. «Ответственный» — это роль или человек, ответственный за выполнение задачи или получение результата. «Подотчётный» — это тот, кто в конечном счёте отвечает за задачу или результат и принимает окончательные решения. «С которым консультируются» — это человек или люди, которые обладают экспертными знаниями по задаче, а «информированный» — это те, кто должен быть в курсе текущего состояния и результатов.

Например, если задача состоит в разработке маркетингового плана, ответственной стороной будет команда маркетологов. Ответственным лицом будет директор по маркетингу, который утвердит план. С отделом продаж будут консультироваться, чтобы получить представление о потребностях рынка, а руководство будет получать информацию о ходе работы.

14. Журнал RAID

Аббревиатура RAID расшифровывается как «риски», «предположения», «проблемы» и «зависимости». Этот инструмент управления проектами помогает систематизировать и отслеживать ключевые области управления рисками проекта, чтобы руководитель проекта мог контролировать проект.

Он выявляет риски, документирует предположения, фиксирует проблемы и перечисляет зависимости, чтобы помочь командам заблаговременно решать проблемы до того, как они перерастут в нечто катастрофическое. Журналы RAID также помогают улучшить взаимодействие с заинтересованными сторонами и поддерживают процесс принятия решений.

15. Гибкое Управление проектами

Agile — это подход к проектам, основанный на итеративном методе с короткими сроками выполнения работ. Эти периоды называются спринтами. Спринты Agile начинаются с планирования, которое обычно осуществляется с помощью списков задач и досок канбан. Владелец продукта запрашивает работу, а команда разработчиков решает, какая работа будет выполнена в течение спринта.

Команда разработчиков имеет право решающего голоса в вопросе о том, какая работа будет выполнена в ходе спринта, в то время как владелец продукта определяет критерии, по которым работа будет считаться выполненной и одобренной.

В этом процессе мастер-скрамщик является экспертом в области фреймворка Scrum и определяет продолжительность спринта. Существуют артефакты, предоставляющие информацию команде Scrum, включая бэклог, диаграммы сгорания и пользовательские истории.