Планирование и организация – Как проектные офисы могут помочь менеджерам проектов?
Когда дело доходит до основных компетенций, планирование и организация — это то, где ваш офис управления проектами (PMO) должен блистать. Навыки есть не у всех, так как же PMO может помочь менеджерам проектов, когда дело доходит до планирования и организации?
Вы можете ожидать, что менеджеры проектов (PM), которые управляют вашими проектами, будут обладать определенным уровнем квалификации – они не зря достигли уровня управления. Однако не все из них преуспеют в планировании и организации как навыках, поэтому для выполнения работы им потребуется поддержка и обучение.
Гармонизация того, как все планируют и организуют свои проекты, также принесет свои плоды. Когда все проекты выполняются одинаково, вы получите последовательную отчетность. Чтобы помочь достичь этой точки, мы рассмотрим:
Критическое планирование и организационные навыки, необходимые вашим менеджерам по проектам
Как выглядят эти навыки
Как выбрать стиль обучения и ресурс для каждого элемента
Каковы ключевые навыки планирования и организации для менеджеров проектов?
Менеджеры проектов должны иметь возможность планировать и организовывать проект от начала до конечного результата. Они должны иметь возможность эффективно управлять:
Время
Инструменты
Цели
Чтобы получить наиболее эффективные результаты от своей команды.
Здесь на помощь приходит ваш PMO. Вы уже сосредоточитесь на управлении этими областями на своем уровне, поэтому вам будет легко передать эти навыки вашей команде PMO.
Давайте посмотрим, как они ломаются.
Навыки тайм-менеджмента для менеджеров проектов
Время, пожалуй, самый дефицитный ресурс в любом проекте. Хороший менеджер по проекту сможет составить план проекта на разные временные рамки — проектный, ежемесячный, еженедельный — чтобы гарантировать выполнение всех задач.
Здесь важно четко понимать методологию, которую используют ваши проекты. Любой стиль управления, от использования диаграмм Ганта до гибких рабочих процессов и досок Канбана, основан на учете времени для выполнения задач.
Проекты, которые контролируют сроки выполнения, будут реализованы вовремя, а это один из ключевых моментов, которых хотят видеть заинтересованные стороны. Даже способность быть честным и предсказать перерасход полезна.
Чтобы тренировать навыки тайм-менеджмента, обязательно обновляйте свою методологическую подготовку перед каждым проектом. На групповом занятии сообщите, что необходимо сделать, спланировав время проекта. После завершения проекта проведите анализ, чтобы увидеть, насколько хорошо план соблюдался, и предложите структурированные примеры того, как внести улучшения.
Навыки управления инструментами для менеджеров проектов
Вы предоставите вашим менеджерам по проектам множество инструментов, которыми они смогут воспользоваться при запуске своих проектов. Инструменты, которые вы должны предоставить своим менеджерам по проектам, включают в себя:
Программное обеспечение для управления людьми, временем и ресурсами
Методологии проекта
Карты процессов, процедуры и структуры
Аппаратное обеспечение, программное обеспечение, пространство и люди
Умение правильно обращаться с каждым инструментом позволит проектам под вашим PMO функционировать и реализовываться. Ваш PMO уже поработал над тем, чтобы инструменты соответствовали поставленной цели, и каждый, кто правильно их использует, получит необходимые вам данные и результаты.
Обучение, которое вы можете предложить, будет выглядеть по-разному для разных инструментов. Программное обеспечение потребует практического компьютерного обучения, чтобы менеджеры по проектам могли практиковаться в «песочнице». Использование ваших процессов может быть лучше обучено на брифингах. Методологии проекта, особенно если они новые, выиграют от структурированного обучения в классе, чтобы понять тонкости под руководством экспертов.
Управление целями для менеджеров по проектам
Каждый стиль управления проектами требует постановки целей. Это касается не только времени, но и других достижений, таких как соблюдение бюджета и соблюдение процессов.
Цели управляются посредством наличия и мониторинга эффективных KPI. Вашим менеджерам по проектам необходимо знать все тонкости измерения каждого KPI, чтобы они могли сообщить об этом своим командам и знать, как внести изменения в неудовлетворительный показатель.
У вас будут визуализации данных, отчеты и другие методы коммуникации для управления целями. Научите своих менеджеров по проектам использовать их с помощью онлайн-обучения, когда он использует панель мониторинга для просмотра данных, и удаленного сеанса, когда вы хотите подробно изучить, как менеджер может повлиять на ключевые показатели эффективности своей команды.
Вывод на дом
Понимание того, как навыки планирования и организации могут передаваться от проектного офиса к менеджерам проектов, обеспечит успешную реализацию ваших проектов. Вы сможете увидеть не только то, где находится проект, но и то, где он должен находиться в данный момент. Тщательное планирование также обеспечит готовность к использованию необходимых ресурсов и инструментов.
Вы можете ожидать, что менеджеры проектов (PM), которые управляют вашими проектами, будут обладать определенным уровнем квалификации – они не зря достигли уровня управления. Однако не все из них преуспеют в планировании и организации как навыках, поэтому для выполнения работы им потребуется поддержка и обучение.
Гармонизация того, как все планируют и организуют свои проекты, также принесет свои плоды. Когда все проекты выполняются одинаково, вы получите последовательную отчетность. Чтобы помочь достичь этой точки, мы рассмотрим:
Критическое планирование и организационные навыки, необходимые вашим менеджерам по проектам
Как выглядят эти навыки
Как выбрать стиль обучения и ресурс для каждого элемента
Каковы ключевые навыки планирования и организации для менеджеров проектов?
Менеджеры проектов должны иметь возможность планировать и организовывать проект от начала до конечного результата. Они должны иметь возможность эффективно управлять:
Время
Инструменты
Цели
Чтобы получить наиболее эффективные результаты от своей команды.
Здесь на помощь приходит ваш PMO. Вы уже сосредоточитесь на управлении этими областями на своем уровне, поэтому вам будет легко передать эти навыки вашей команде PMO.
Давайте посмотрим, как они ломаются.
Навыки тайм-менеджмента для менеджеров проектов
Время, пожалуй, самый дефицитный ресурс в любом проекте. Хороший менеджер по проекту сможет составить план проекта на разные временные рамки — проектный, ежемесячный, еженедельный — чтобы гарантировать выполнение всех задач.
Здесь важно четко понимать методологию, которую используют ваши проекты. Любой стиль управления, от использования диаграмм Ганта до гибких рабочих процессов и досок Канбана, основан на учете времени для выполнения задач.
Проекты, которые контролируют сроки выполнения, будут реализованы вовремя, а это один из ключевых моментов, которых хотят видеть заинтересованные стороны. Даже способность быть честным и предсказать перерасход полезна.
Чтобы тренировать навыки тайм-менеджмента, обязательно обновляйте свою методологическую подготовку перед каждым проектом. На групповом занятии сообщите, что необходимо сделать, спланировав время проекта. После завершения проекта проведите анализ, чтобы увидеть, насколько хорошо план соблюдался, и предложите структурированные примеры того, как внести улучшения.
Навыки управления инструментами для менеджеров проектов
Вы предоставите вашим менеджерам по проектам множество инструментов, которыми они смогут воспользоваться при запуске своих проектов. Инструменты, которые вы должны предоставить своим менеджерам по проектам, включают в себя:
Программное обеспечение для управления людьми, временем и ресурсами
Методологии проекта
Карты процессов, процедуры и структуры
Аппаратное обеспечение, программное обеспечение, пространство и люди
Умение правильно обращаться с каждым инструментом позволит проектам под вашим PMO функционировать и реализовываться. Ваш PMO уже поработал над тем, чтобы инструменты соответствовали поставленной цели, и каждый, кто правильно их использует, получит необходимые вам данные и результаты.
Обучение, которое вы можете предложить, будет выглядеть по-разному для разных инструментов. Программное обеспечение потребует практического компьютерного обучения, чтобы менеджеры по проектам могли практиковаться в «песочнице». Использование ваших процессов может быть лучше обучено на брифингах. Методологии проекта, особенно если они новые, выиграют от структурированного обучения в классе, чтобы понять тонкости под руководством экспертов.
Управление целями для менеджеров по проектам
Каждый стиль управления проектами требует постановки целей. Это касается не только времени, но и других достижений, таких как соблюдение бюджета и соблюдение процессов.
Цели управляются посредством наличия и мониторинга эффективных KPI. Вашим менеджерам по проектам необходимо знать все тонкости измерения каждого KPI, чтобы они могли сообщить об этом своим командам и знать, как внести изменения в неудовлетворительный показатель.
У вас будут визуализации данных, отчеты и другие методы коммуникации для управления целями. Научите своих менеджеров по проектам использовать их с помощью онлайн-обучения, когда он использует панель мониторинга для просмотра данных, и удаленного сеанса, когда вы хотите подробно изучить, как менеджер может повлиять на ключевые показатели эффективности своей команды.
Вывод на дом
Понимание того, как навыки планирования и организации могут передаваться от проектного офиса к менеджерам проектов, обеспечит успешную реализацию ваших проектов. Вы сможете увидеть не только то, где находится проект, но и то, где он должен находиться в данный момент. Тщательное планирование также обеспечит готовность к использованию необходимых ресурсов и инструментов.
