Отслеживание результатов проекта (нужные поля)
В последнем посте «Как узнать, что проект завершен» были рассмотрены 4 принципа, которые можно использовать, чтобы гарантировать, что проект принес необходимые результаты. Одним из принципов является использование системы отслеживания результатов для мониторинга и хранения ключевых результатов проекта.
В этом посте будут подробно рассмотрены практические компоненты системы отслеживания результатов.
Прежде чем ты начнешь
Важно, чтобы руководители проектов нашли время для определения результатов проекта. В противном случае будет практически невозможно заполнить трекер доставки. Однако пока это происходит, вы можете создать шаблон для сбора и отслеживания результатов.
Обзор
Отслеживание результатов — это просто журнал результатов, которые необходимо выполнить для каждого проекта. Простое решение — использовать приложение для работы с электронными таблицами, , поскольку оно позволит фильтровать и искать данные. Также возможно создавать более сложные средства отслеживания с использованием таких приложений, как аналитические пакеты. Это позволит автоматизировать и интегрированно хранить результаты.
Ключевые данные
Ниже представлен обзор полей данных, которые вы должны собирать в своем трекере результатов.
Уникальный идентификатор
Каждому результату должна быть присвоена уникальная ссылка. Это облегчит поиск конкретного результата, особенно если трекер содержит результаты для нескольких проектов и программ. Это также поможет проследить исходные требования.
Старайтесь использовать тот же уникальный идентификатор, который используется в проекте. Это устранит риск путаницы и необходимость в таблицах перекрестных ссылок.
Структура иерархии работ (WBS)
Хорошей практикой является использование WBS при структурировании планов проектов. Поэтому вы можете захотеть сохранить WBS, назначенную результату. Однако будьте осторожны при отслеживании нескольких проектов, так как может возникнуть риск того, что одна и та же WBS может использоваться в разных проектах.
Вы даже можете рассмотреть возможность использования WBS в качестве уникального идентификатора, если нет риска возникновения дубликатов.
Описание
Это должно быть четкое и краткое описание, подробно описывающее результат. Он должен позволять любому понять, что создается, без необходимости обращаться к основному проекту. Это также полезно, если частью процесса является независимая проверка каждого результата с помощью средства отслеживания.
Бизнес-функция
Для крупной организации вы можете включить поле, чтобы указать, какой части организации принадлежит результат. Затем это позволит фильтровать данные для создания конкретных отчетов, т.е. просмотра результатов для конкретного бизнеса. Возможно, вы захотите иметь отдельные поля для каждого, если в рамках бизнеса возможно иметь функции.
Регион/Страна
Это позволяет фильтровать данные для получения отчетов по стране или региону. Опять же, вы можете захотеть использовать отдельные поля, чтобы улучшить фильтрацию и создание отчетов.
Проект/Программа
Если трекер используется для нескольких проектов, это поле позволит фильтровать по проектам.
Владелец
Это должен быть конечный владелец каждого результата. Это лицо, ответственное за окончательное утверждение и приемку результатов. Результат не должен быть помечен как закрытый, если он не подписан владельцем.
Базовая дата завершения
Чтобы отслеживать прогресс, важно установить плановую дату для каждого результата. Это позволит фильтровать трекер и выделять те, срок выполнения которых истек, чтобы можно было принять меры.
Фактическая дата завершения
Это позволит зафиксировать, когда результат будет завершен. Это важно для обеспечения контрольного журнала на случай возникновения каких-либо вопросов в будущем.
Статус поставки
Это поле позволяет отслеживать прогресс. Например, полезно знать, что результат уже начат, поскольку это дает больше уверенности в том, что он будет завершен к требуемой дате. Аналогичным образом, это позволит создавать отчеты в тех случаях, когда результаты еще не начаты, но должны быть выполнены в течение следующих 4 недель и могут потребовать внимания.
Статус РЭГ
Это можно использовать, чтобы указать, идет ли результат по графику или нет. Хотя это похоже на статус результата, он полезен для предоставления простых отчетов, в которых каждый результат может быть показан со статусом RAG. Тогда приоритет можно будет отдать тем, кто красный.
Скачать шаблон результатов проекта
Копия шаблона отслеживания результатов, описанного в этом сообщении, доступна в разделе «Шаблон Xtra Bonus» в личном кабинете участника. Просто войдите в личный кабинет участника и посетите раздел шаблонов бонусов. Этот шаблон вы найдете на вкладке «Отчетность».
Если вы еще не являетесь участником, посетите личный кабинет PM Majik , чтобы узнать больше.
Женщина указывает на знак отслеживания результатов проекта
Краткое содержание
Использование вышеизложенного для создания средства отслеживания результатов поможет вам отслеживать прогресс и позволит анализировать данные, чтобы сосредоточиться на исключениях. Также хорошей идеей будет рассмотреть возможность создания регулярных отчетов об исключениях для отправки различным владельцам. Это помогает ускорить действия, эффективно доставляя список дел в каждую область.
В этом посте будут подробно рассмотрены практические компоненты системы отслеживания результатов.
Прежде чем ты начнешь
Важно, чтобы руководители проектов нашли время для определения результатов проекта. В противном случае будет практически невозможно заполнить трекер доставки. Однако пока это происходит, вы можете создать шаблон для сбора и отслеживания результатов.
Обзор
Отслеживание результатов — это просто журнал результатов, которые необходимо выполнить для каждого проекта. Простое решение — использовать приложение для работы с электронными таблицами, , поскольку оно позволит фильтровать и искать данные. Также возможно создавать более сложные средства отслеживания с использованием таких приложений, как аналитические пакеты. Это позволит автоматизировать и интегрированно хранить результаты.
Ключевые данные
Ниже представлен обзор полей данных, которые вы должны собирать в своем трекере результатов.
Уникальный идентификатор
Каждому результату должна быть присвоена уникальная ссылка. Это облегчит поиск конкретного результата, особенно если трекер содержит результаты для нескольких проектов и программ. Это также поможет проследить исходные требования.
Старайтесь использовать тот же уникальный идентификатор, который используется в проекте. Это устранит риск путаницы и необходимость в таблицах перекрестных ссылок.
Структура иерархии работ (WBS)
Хорошей практикой является использование WBS при структурировании планов проектов. Поэтому вы можете захотеть сохранить WBS, назначенную результату. Однако будьте осторожны при отслеживании нескольких проектов, так как может возникнуть риск того, что одна и та же WBS может использоваться в разных проектах.
Вы даже можете рассмотреть возможность использования WBS в качестве уникального идентификатора, если нет риска возникновения дубликатов.
Описание
Это должно быть четкое и краткое описание, подробно описывающее результат. Он должен позволять любому понять, что создается, без необходимости обращаться к основному проекту. Это также полезно, если частью процесса является независимая проверка каждого результата с помощью средства отслеживания.
Бизнес-функция
Для крупной организации вы можете включить поле, чтобы указать, какой части организации принадлежит результат. Затем это позволит фильтровать данные для создания конкретных отчетов, т.е. просмотра результатов для конкретного бизнеса. Возможно, вы захотите иметь отдельные поля для каждого, если в рамках бизнеса возможно иметь функции.
Регион/Страна
Это позволяет фильтровать данные для получения отчетов по стране или региону. Опять же, вы можете захотеть использовать отдельные поля, чтобы улучшить фильтрацию и создание отчетов.
Проект/Программа
Если трекер используется для нескольких проектов, это поле позволит фильтровать по проектам.
Владелец
Это должен быть конечный владелец каждого результата. Это лицо, ответственное за окончательное утверждение и приемку результатов. Результат не должен быть помечен как закрытый, если он не подписан владельцем.
Базовая дата завершения
Чтобы отслеживать прогресс, важно установить плановую дату для каждого результата. Это позволит фильтровать трекер и выделять те, срок выполнения которых истек, чтобы можно было принять меры.
Фактическая дата завершения
Это позволит зафиксировать, когда результат будет завершен. Это важно для обеспечения контрольного журнала на случай возникновения каких-либо вопросов в будущем.
Статус поставки
Это поле позволяет отслеживать прогресс. Например, полезно знать, что результат уже начат, поскольку это дает больше уверенности в том, что он будет завершен к требуемой дате. Аналогичным образом, это позволит создавать отчеты в тех случаях, когда результаты еще не начаты, но должны быть выполнены в течение следующих 4 недель и могут потребовать внимания.
Статус РЭГ
Это можно использовать, чтобы указать, идет ли результат по графику или нет. Хотя это похоже на статус результата, он полезен для предоставления простых отчетов, в которых каждый результат может быть показан со статусом RAG. Тогда приоритет можно будет отдать тем, кто красный.
Скачать шаблон результатов проекта
Копия шаблона отслеживания результатов, описанного в этом сообщении, доступна в разделе «Шаблон Xtra Bonus» в личном кабинете участника. Просто войдите в личный кабинет участника и посетите раздел шаблонов бонусов. Этот шаблон вы найдете на вкладке «Отчетность».
Если вы еще не являетесь участником, посетите личный кабинет PM Majik , чтобы узнать больше.
Женщина указывает на знак отслеживания результатов проекта
Краткое содержание
Использование вышеизложенного для создания средства отслеживания результатов поможет вам отслеживать прогресс и позволит анализировать данные, чтобы сосредоточиться на исключениях. Также хорошей идеей будет рассмотреть возможность создания регулярных отчетов об исключениях для отправки различным владельцам. Это помогает ускорить действия, эффективно доставляя список дел в каждую область.
