Получение поддержки для PMO
Возможно, вас попросили создать PMO или у вас может быть сильное желание создать PMO для вашей организации, поскольку вы верите (знаете), что он может принести пользу.
К сожалению, многие не придерживаются такого же мнения, и это сильно затруднит или даже остановит процесс создания PMO.
Это настоящий позор, поскольку организации с PMO обычно добиваются более высоких показателей успеха, чем те, у которых его нет.
Интересно, что глобальное состояние проектного офиса: анализ, проведенный ESI за 2015 год, показал, что проектные офисы по-прежнему используют классические индикаторы для измерения успеха на основе бюджета и выполнения, а не используют показатели для демонстрации ценности, предоставляемой проектным проектом.
Это, в свою очередь, означает, что высшее руководство (72% в ответах на опрос) продолжает подвергать сомнению ценность, которую приносит PMO.
Вывод заключается в том, что любой, кто приступает к получению одобрения на создание ОУП, должен убедиться, что он заслужил поддержку всех ключевых заинтересованных сторон. Когда вы думаете об этом, это ничем не отличается от обеспечения поддержки и финансирования проекта. Если экономическое обоснование не имеет смысла, вы не одобрите продолжение проекта.
Тот же принцип применим и к PMO.
Поэтому крайне важно иметь четкий структурированный подход к тому, как вы собираетесь обеспечить поддержку и финансирование вашего ОУП.
Бизнес-потребность
Каждое бизнес-кейс должно начинаться с бизнес-потребностей. Какую проблему вы намерены решить? Почему решение этой проблемы поможет? Задавая эти вопросы и отвечая на них, вы сможете понять, зачем вам нужен PMO.
Важно: хотя это и заманчиво, не пытайтесь настроить PMO, если в этом нет необходимости. Это не равнозначно ценности для вашей организации.
Примерами могут быть:
Стандартизация процесса
Независимый взгляд на статус
Улучшенная строгость
Быстрая мобилизация
Улучшенная доставка по сравнению с экономическим обоснованием.
Дополнительную информацию можно найти в статье « В чем преимущество PMO» .
Создайте бизнес-кейс PMO
Важно четко сформулировать необходимость и преимущества ОУП в форме бизнес-предложения или экономического обоснования. Это может быть стандартный шаблон бизнес-кейса или презентация.
Совет: важно знать, какой формат лучше всего находит отклик у заинтересованных сторон, которых вам нужно убедить оказать поддержку.
Например, если вы знаете, что они лучше реагируют на презентации, вам может потребоваться подготовить стандартный шаблон бизнес-кейса, а затем взять ключевые моменты и подготовить презентацию Powerpoint.
Да, это дополнительная работа. Однако, если это поможет заинтересованным сторонам принять предложение, оно того стоит.
Искусство состоит в том, чтобы представить убедительные причины, по которым организации нужен PMO. Если вы сделали домашнее задание, им должно быть легко сказать «да».
Определите, как будет выглядеть успех
Это поможет вам получить поддержку. Вам следует постараться передать, чего может ожидать спонсор в случае реализации PMO. Как это улучшит их жизнь.
Чтобы придать этому вес, важно определить, какие меры будут использоваться для демонстрации успеха. Это сделает его реальным и покажет, что вы уверены в своем предложении.
Поддержка сборки
Хотя спонсоры могут предоставлять максимальную поддержку и финансирование, будет много заинтересованных сторон, которые будут уверены в успехе ОУП (или его неудаче).
Убедитесь, что вы определили этих ключевых заинтересованных лиц, и потратьте время на то, чтобы они поняли, чего вы пытаетесь достичь. Как это им поможет, и обязательно ответьте на любые вопросы или проблемы.
Если это сделать до окончательного утверждения, это поможет спонсорам услышать положительные отзывы. Также важно действовать быстро, реагируя на негативные сообщения, которые вы можете услышать прямо или, что чаще, косвенно.
Более подробную информацию можно найти в публикации « Анализ заинтересованных сторон PMO» .
Краткое содержание
Выполнение этих шагов должно помочь создать надежное экономическое обоснование и заручиться поддержкой спонсоров и заинтересованных сторон. Это важно, поскольку без такой поддержки будет очень сложно, если не невозможно, достичь цели по созданию ОУП.
К сожалению, многие не придерживаются такого же мнения, и это сильно затруднит или даже остановит процесс создания PMO.
Это настоящий позор, поскольку организации с PMO обычно добиваются более высоких показателей успеха, чем те, у которых его нет.
Интересно, что глобальное состояние проектного офиса: анализ, проведенный ESI за 2015 год, показал, что проектные офисы по-прежнему используют классические индикаторы для измерения успеха на основе бюджета и выполнения, а не используют показатели для демонстрации ценности, предоставляемой проектным проектом.
Это, в свою очередь, означает, что высшее руководство (72% в ответах на опрос) продолжает подвергать сомнению ценность, которую приносит PMO.
Вывод заключается в том, что любой, кто приступает к получению одобрения на создание ОУП, должен убедиться, что он заслужил поддержку всех ключевых заинтересованных сторон. Когда вы думаете об этом, это ничем не отличается от обеспечения поддержки и финансирования проекта. Если экономическое обоснование не имеет смысла, вы не одобрите продолжение проекта.
Тот же принцип применим и к PMO.
Поэтому крайне важно иметь четкий структурированный подход к тому, как вы собираетесь обеспечить поддержку и финансирование вашего ОУП.
Бизнес-потребность
Каждое бизнес-кейс должно начинаться с бизнес-потребностей. Какую проблему вы намерены решить? Почему решение этой проблемы поможет? Задавая эти вопросы и отвечая на них, вы сможете понять, зачем вам нужен PMO.
Важно: хотя это и заманчиво, не пытайтесь настроить PMO, если в этом нет необходимости. Это не равнозначно ценности для вашей организации.
Примерами могут быть:
Стандартизация процесса
Независимый взгляд на статус
Улучшенная строгость
Быстрая мобилизация
Улучшенная доставка по сравнению с экономическим обоснованием.
Дополнительную информацию можно найти в статье « В чем преимущество PMO» .
Создайте бизнес-кейс PMO
Важно четко сформулировать необходимость и преимущества ОУП в форме бизнес-предложения или экономического обоснования. Это может быть стандартный шаблон бизнес-кейса или презентация.
Совет: важно знать, какой формат лучше всего находит отклик у заинтересованных сторон, которых вам нужно убедить оказать поддержку.
Например, если вы знаете, что они лучше реагируют на презентации, вам может потребоваться подготовить стандартный шаблон бизнес-кейса, а затем взять ключевые моменты и подготовить презентацию Powerpoint.
Да, это дополнительная работа. Однако, если это поможет заинтересованным сторонам принять предложение, оно того стоит.
Искусство состоит в том, чтобы представить убедительные причины, по которым организации нужен PMO. Если вы сделали домашнее задание, им должно быть легко сказать «да».
Определите, как будет выглядеть успех
Это поможет вам получить поддержку. Вам следует постараться передать, чего может ожидать спонсор в случае реализации PMO. Как это улучшит их жизнь.
Чтобы придать этому вес, важно определить, какие меры будут использоваться для демонстрации успеха. Это сделает его реальным и покажет, что вы уверены в своем предложении.
Поддержка сборки
Хотя спонсоры могут предоставлять максимальную поддержку и финансирование, будет много заинтересованных сторон, которые будут уверены в успехе ОУП (или его неудаче).
Убедитесь, что вы определили этих ключевых заинтересованных лиц, и потратьте время на то, чтобы они поняли, чего вы пытаетесь достичь. Как это им поможет, и обязательно ответьте на любые вопросы или проблемы.
Если это сделать до окончательного утверждения, это поможет спонсорам услышать положительные отзывы. Также важно действовать быстро, реагируя на негативные сообщения, которые вы можете услышать прямо или, что чаще, косвенно.
Более подробную информацию можно найти в публикации « Анализ заинтересованных сторон PMO» .
Краткое содержание
Выполнение этих шагов должно помочь создать надежное экономическое обоснование и заручиться поддержкой спонсоров и заинтересованных сторон. Это важно, поскольку без такой поддержки будет очень сложно, если не невозможно, достичь цели по созданию ОУП.
