Краткое руководство по проведению оценки необходимости дальнейшего финансирования текущих проектов
Испытание
К сожалению, только потому, что проект находится в стадии реализации, предполагается, что он должен продолжаться. Это представляет риск, поскольку; с момента запуска проекта мог измениться ряд факторов:
Стратегия/цели организации
Требуемые результаты
Больше нет требования к результатам
Льготы продлятся дольше/будут уменьшены
Затраты будут выше
Это приводит к очень важному моменту :
Тот факт, что проект находится в стадии реализации, не означает, что он автоматически имеет право на финансирование для продолжения.
При оценке проектов, подлежащих финансированию, следует рассмотреть все проекты, как новые предложения, так и те, которые находятся в стадии реализации.
Решение
Процесс решения этой проблемы относительно прост: необходимо составить список всех новых и существующих проектов с соответствующей информацией.
См. серию статей и презентации « Создание рабочей книги проекта ».
Затем каждый проект оценивается, чтобы определить, следует ли его продолжать в соответствии с текущей стратегией/целями. Это будет включать рассмотрение имеющегося бюджета.
Легкая оценка
Можно провести детальную проверку, чтобы определить, какие проекты следует остановить. Однако это необходимо сопоставить со стоимостью и временем завершения обзора.
Спонсор не будет благодарить ОУП, если ему потребуется 4 месяца, чтобы ему сказали, какие проекты следует остановить.
Таким образом, ответом может быть проведение быстрой и «мягкой» оценки.
Чеки
Для проведения быстрого обзора необходимо задать следующие вопросы:
Экономическое обоснование все еще актуально (Да, Нет)?
Является ли проект обязательным (Да, Нет)?
Уверенность в бюджете (высокая, средняя, низкая)?
Планировать уверенность (высокая, средняя, низкая)?
Доверие к преимуществам (высокое, среднее, низкое)?
Проект внедрения (Да, Нет)?
Формат шаблона
Учитывая простой характер оценки, размер шаблона не должен превышать 1 страницу.
Вверху зафиксируйте детали проекта:
Название/идентификатор проекта
Спонсор
Руководитель проекта
Данные о начале и завершении проекта
Бюджет текущего года
Общий бюджет проекта
Преимущества текущего года
Общие преимущества проекта
Дата оценки
В следующей части будут вопросы для оценки:
Экономическое обоснование все еще актуально (Да, Нет)?
Является ли проект обязательным (Да, Нет)?
Уверенность в бюджете (высокая, средняя, низкая)?
Планировать уверенность (высокая, средняя, низкая)?
Доверие к преимуществам (высокое, среднее, низкое)?
Проект внедрения (Да, Нет)?
ВАЖНО : Помните, что это предложения, вы можете адаптировать вопросы, соответствующие вашим потребностям.
Наконец, должен быть раздел, в котором можно добавить краткое изложение оценки и рекомендации о том, продолжать или остановить проект.
Процесс
Существует несколько способов проведения процесса оценки:
Отправьте шаблон менеджеру проекта для завершения и возврата. Затем ОУП выполнит рекомендации по оценке на основе полученных данных. Риск состоит в том, что руководитель проекта может завысить необходимость/ценность проекта.
ОУП может завершить работу, основываясь на своих знаниях о проекте. Это обеспечивает беспристрастный обзор. Однако существует риск того, что ОУП не будет знать всех подробностей.
ОУП проводит оценку совместно с руководителем проекта. Это помогает гарантировать, что оценка охватывает все существенные моменты справедливым и прозрачным образом. Это также должно означать, что руководитель проекта с большей вероятностью согласится с этой рекомендацией.
Внедрить рекомендации
Ценность проведения оценок может быть осознана только в том случае, если рекомендации будут выполнены. Это означает остановку текущих проектов, в которых это рекомендуется.
ОУП должен работать со спонсором и менеджером проекта, чтобы обеспечить выполнение этого шага. В противном случае время и бюджет будут потрачены впустую.
Более подробную информацию о сроках проверки проекта см. в разделе « Когда проводить проверку проекта» . Хотя это охватывает закрытые проверки проекта, можно применить принципы определения сроков.
Важно не предполагать, что все текущие проекты должны продолжаться. Они должны пересматриваться на регулярной основе, причем естественным моментом являются бюджетные циклы.
Использование простого процесса оценки позволит быстро принять меры. Надеемся, что это сведет к минимуму потери бюджета и времени.
К сожалению, только потому, что проект находится в стадии реализации, предполагается, что он должен продолжаться. Это представляет риск, поскольку; с момента запуска проекта мог измениться ряд факторов:
Стратегия/цели организации
Требуемые результаты
Больше нет требования к результатам
Льготы продлятся дольше/будут уменьшены
Затраты будут выше
Это приводит к очень важному моменту :
Тот факт, что проект находится в стадии реализации, не означает, что он автоматически имеет право на финансирование для продолжения.
При оценке проектов, подлежащих финансированию, следует рассмотреть все проекты, как новые предложения, так и те, которые находятся в стадии реализации.
Решение
Процесс решения этой проблемы относительно прост: необходимо составить список всех новых и существующих проектов с соответствующей информацией.
См. серию статей и презентации « Создание рабочей книги проекта ».
Затем каждый проект оценивается, чтобы определить, следует ли его продолжать в соответствии с текущей стратегией/целями. Это будет включать рассмотрение имеющегося бюджета.
Легкая оценка
Можно провести детальную проверку, чтобы определить, какие проекты следует остановить. Однако это необходимо сопоставить со стоимостью и временем завершения обзора.
Спонсор не будет благодарить ОУП, если ему потребуется 4 месяца, чтобы ему сказали, какие проекты следует остановить.
Таким образом, ответом может быть проведение быстрой и «мягкой» оценки.
Чеки
Для проведения быстрого обзора необходимо задать следующие вопросы:
Экономическое обоснование все еще актуально (Да, Нет)?
Является ли проект обязательным (Да, Нет)?
Уверенность в бюджете (высокая, средняя, низкая)?
Планировать уверенность (высокая, средняя, низкая)?
Доверие к преимуществам (высокое, среднее, низкое)?
Проект внедрения (Да, Нет)?
Формат шаблона
Учитывая простой характер оценки, размер шаблона не должен превышать 1 страницу.
Вверху зафиксируйте детали проекта:
Название/идентификатор проекта
Спонсор
Руководитель проекта
Данные о начале и завершении проекта
Бюджет текущего года
Общий бюджет проекта
Преимущества текущего года
Общие преимущества проекта
Дата оценки
В следующей части будут вопросы для оценки:
Экономическое обоснование все еще актуально (Да, Нет)?
Является ли проект обязательным (Да, Нет)?
Уверенность в бюджете (высокая, средняя, низкая)?
Планировать уверенность (высокая, средняя, низкая)?
Доверие к преимуществам (высокое, среднее, низкое)?
Проект внедрения (Да, Нет)?
ВАЖНО : Помните, что это предложения, вы можете адаптировать вопросы, соответствующие вашим потребностям.
Наконец, должен быть раздел, в котором можно добавить краткое изложение оценки и рекомендации о том, продолжать или остановить проект.
Процесс
Существует несколько способов проведения процесса оценки:
Отправьте шаблон менеджеру проекта для завершения и возврата. Затем ОУП выполнит рекомендации по оценке на основе полученных данных. Риск состоит в том, что руководитель проекта может завысить необходимость/ценность проекта.
ОУП может завершить работу, основываясь на своих знаниях о проекте. Это обеспечивает беспристрастный обзор. Однако существует риск того, что ОУП не будет знать всех подробностей.
ОУП проводит оценку совместно с руководителем проекта. Это помогает гарантировать, что оценка охватывает все существенные моменты справедливым и прозрачным образом. Это также должно означать, что руководитель проекта с большей вероятностью согласится с этой рекомендацией.
Внедрить рекомендации
Ценность проведения оценок может быть осознана только в том случае, если рекомендации будут выполнены. Это означает остановку текущих проектов, в которых это рекомендуется.
ОУП должен работать со спонсором и менеджером проекта, чтобы обеспечить выполнение этого шага. В противном случае время и бюджет будут потрачены впустую.
Более подробную информацию о сроках проверки проекта см. в разделе « Когда проводить проверку проекта» . Хотя это охватывает закрытые проверки проекта, можно применить принципы определения сроков.
Важно не предполагать, что все текущие проекты должны продолжаться. Они должны пересматриваться на регулярной основе, причем естественным моментом являются бюджетные циклы.
Использование простого процесса оценки позволит быстро принять меры. Надеемся, что это сведет к минимуму потери бюджета и времени.
