4 функции PMO для повышения эффективности менеджера проекта
Частью реализации проектов в соответствии с ожиданиями является предоставление менеджерам проектов того, что им нужно для выполнения. Существуют основные функции офиса управления проектами (PMO), позволяющие повысить эффективность работы менеджеров проектов .
У разных ОУП будут разные основные функции и цели. Вы сможете провести линию между этими функциями и действиями менеджеров проектов (PM), которые руководят проектами, которые вы курируете. Офис может полагаться на них при предоставлении данных для отчетов или выделении ресурсов, необходимых для достижения контрольных показателей.
Независимо от того, как устроен ваш офис, есть функции, которые вы должны выполнять, чтобы ваши менеджеры по проектам могли эффективно выполнять свою работу. С этой целью мы рассмотрим:
Четыре ключевые функции, которые вы должны выполнять в своем PMO
Почему эти функции важны для ваших менеджеров по проектам
Как они выглядят на практике
Чем мой PMO может помочь менеджерам проектов?
Как директивный PMO, вы будете нести прямую ответственность за работу своих менеджеров по проектам, в то время как поддерживающий PMO будет предлагать документацию, процессы и т. д. Ваш офис может быть где-то посередине, но каждый офис предназначен для того, чтобы помочь менеджерам по проектам получить выполненная работа и реализация проектов.
Есть четыре ключевые функции, которые ваш проектный менеджер должен выполнять: вы создаете подходящее пространство для процветания проектных менеджеров.
1. Обмен знаниями
PMO тратит много времени на разработку процессов и понимание данных. Эту информацию необходимо передать менеджерам проектов, а также обеспечить правильное обучение для достижения успеха в методологии, которую использует ваш проект.
Каждый, кто управляет вашими проектами, должен знать, чего от него ожидать и как выполнять работу одинаково. Это будет означать, что ожидания заинтересованных сторон будут оправданы и что таланты смогут при необходимости переключаться между проектами.
Чтобы убедиться, что ваш проектный менеджер делится знаниями, вам необходимо иметь надежную систему управления обучением , к которой ваши менеджеры по проектам смогут иметь доступ. Планируйте постоянное обучение ваших менеджеров по проектам – это улучшит удержание талантов и знаний. Обязательно планируйте обучение вместе с каждым новым процессом или процедурой, которую вы внедряете.
2. Управление конфликтами
Вместо того, чтобы вмешиваться в офисную политику и разговоры о кулерах, это означает решение проблем, связанных с распределением ресурсов. Ваши проекты, скорее всего, будут конкурировать за доступ к:
Талант
Космос
Деньги
Аппаратное обеспечение
Программное обеспечение
ОУП должен гарантировать, что проекты получают то, что им нужно, когда это необходимо, и разрешать эти конфликты.
Проекты должны работать согласованно. В хорошо спланированной программе проектов будет меньше конфликтов, поскольку вы убедитесь, что ресурсов достаточно, а ограниченные навыки и пространство нужны только одной команде одновременно.
Четкое понимание приоритетов и стратегических целей проекта поможет ОУП выбрать, куда разместить ресурсы в случае конфликта. Также полезно знать возможные варианты, когда вам нужны дополнительные люди, например, увеличение команды или привлечение фрилансеров. Следите за рентабельностью инвестиций всякий раз, когда вы выбираете подобные краткосрочные варианты.
3. Координация менеджеров
Вашему офису необходимо знать навыки и способности всех доступных им менеджеров по проектам и потенциальных менеджеров по проектам. Это будет означать, что ваши проекты получат лучшего менеджера для выполнения задачи. Если каждый менеджер знает, чем занимается ваш офис и как он может использовать ваши ресурсы, проекты и команды будут соответствовать общим целям бизнеса.
Разработайте четкий план коммуникации, чтобы все уровни ваших проектов знали, что происходит. Регулярно проверяйте навыки и таланты своей команды и создавайте сети обмена опытом, чтобы руководители проектов могли поддерживать друг друга.
4. Управление программой
Некоторые ОУП будут функционировать в составе более широкого офиса управления программой или в его составе, в зависимости от размера бизнеса и общей структуры. Сильное управление программой обеспечит постоянный учет стратегических целей и наличие общей цели во всех проектах.
Наличие ключевых показателей эффективности, которые работают на достижение общей цели программы, понимание долгосрочного видения проектов и того, как они вписываются в бизнес, а также привязка всех действий к бизнес-видению и ценностям, покажет менеджерам проекта, что существует эффективное управление программой.
Вывод на дом
Внедрив в свой офис эти четыре функции PMO для повышения эффективности менеджера проекта , вы построите прочные отношения со своими менеджерами по проектам и создадите среду, в которой они смогут процветать, поскольку заботятся о более широкой картине.
У разных ОУП будут разные основные функции и цели. Вы сможете провести линию между этими функциями и действиями менеджеров проектов (PM), которые руководят проектами, которые вы курируете. Офис может полагаться на них при предоставлении данных для отчетов или выделении ресурсов, необходимых для достижения контрольных показателей.
Независимо от того, как устроен ваш офис, есть функции, которые вы должны выполнять, чтобы ваши менеджеры по проектам могли эффективно выполнять свою работу. С этой целью мы рассмотрим:
Четыре ключевые функции, которые вы должны выполнять в своем PMO
Почему эти функции важны для ваших менеджеров по проектам
Как они выглядят на практике
Чем мой PMO может помочь менеджерам проектов?
Как директивный PMO, вы будете нести прямую ответственность за работу своих менеджеров по проектам, в то время как поддерживающий PMO будет предлагать документацию, процессы и т. д. Ваш офис может быть где-то посередине, но каждый офис предназначен для того, чтобы помочь менеджерам по проектам получить выполненная работа и реализация проектов.
Есть четыре ключевые функции, которые ваш проектный менеджер должен выполнять: вы создаете подходящее пространство для процветания проектных менеджеров.
1. Обмен знаниями
PMO тратит много времени на разработку процессов и понимание данных. Эту информацию необходимо передать менеджерам проектов, а также обеспечить правильное обучение для достижения успеха в методологии, которую использует ваш проект.
Каждый, кто управляет вашими проектами, должен знать, чего от него ожидать и как выполнять работу одинаково. Это будет означать, что ожидания заинтересованных сторон будут оправданы и что таланты смогут при необходимости переключаться между проектами.
Чтобы убедиться, что ваш проектный менеджер делится знаниями, вам необходимо иметь надежную систему управления обучением , к которой ваши менеджеры по проектам смогут иметь доступ. Планируйте постоянное обучение ваших менеджеров по проектам – это улучшит удержание талантов и знаний. Обязательно планируйте обучение вместе с каждым новым процессом или процедурой, которую вы внедряете.
2. Управление конфликтами
Вместо того, чтобы вмешиваться в офисную политику и разговоры о кулерах, это означает решение проблем, связанных с распределением ресурсов. Ваши проекты, скорее всего, будут конкурировать за доступ к:
Талант
Космос
Деньги
Аппаратное обеспечение
Программное обеспечение
ОУП должен гарантировать, что проекты получают то, что им нужно, когда это необходимо, и разрешать эти конфликты.
Проекты должны работать согласованно. В хорошо спланированной программе проектов будет меньше конфликтов, поскольку вы убедитесь, что ресурсов достаточно, а ограниченные навыки и пространство нужны только одной команде одновременно.
Четкое понимание приоритетов и стратегических целей проекта поможет ОУП выбрать, куда разместить ресурсы в случае конфликта. Также полезно знать возможные варианты, когда вам нужны дополнительные люди, например, увеличение команды или привлечение фрилансеров. Следите за рентабельностью инвестиций всякий раз, когда вы выбираете подобные краткосрочные варианты.
3. Координация менеджеров
Вашему офису необходимо знать навыки и способности всех доступных им менеджеров по проектам и потенциальных менеджеров по проектам. Это будет означать, что ваши проекты получат лучшего менеджера для выполнения задачи. Если каждый менеджер знает, чем занимается ваш офис и как он может использовать ваши ресурсы, проекты и команды будут соответствовать общим целям бизнеса.
Разработайте четкий план коммуникации, чтобы все уровни ваших проектов знали, что происходит. Регулярно проверяйте навыки и таланты своей команды и создавайте сети обмена опытом, чтобы руководители проектов могли поддерживать друг друга.
4. Управление программой
Некоторые ОУП будут функционировать в составе более широкого офиса управления программой или в его составе, в зависимости от размера бизнеса и общей структуры. Сильное управление программой обеспечит постоянный учет стратегических целей и наличие общей цели во всех проектах.
Наличие ключевых показателей эффективности, которые работают на достижение общей цели программы, понимание долгосрочного видения проектов и того, как они вписываются в бизнес, а также привязка всех действий к бизнес-видению и ценностям, покажет менеджерам проекта, что существует эффективное управление программой.
Вывод на дом
Внедрив в свой офис эти четыре функции PMO для повышения эффективности менеджера проекта , вы построите прочные отношения со своими менеджерами по проектам и создадите среду, в которой они смогут процветать, поскольку заботятся о более широкой картине.
