Что такое управление освоенным объёмом (EVM) и как оно работает?
Эволюция метода освоенного объёма в управлении проектами
EVM в том виде, в котором он существует сегодня, появился в 1967 году в связи с острой необходимостью Министерства обороны США (DoD) в управлении сложными программами в эпоху холодной войны. Существующим методам контроля затрат и сроков не хватало точности и интеграции, чтобы получить чёткую и полную картину выполнения проекта. Поэтому была разработана система EVM для более эффективного управления сложными проектами, такими как программы разработки баллистических ракет, что подготовило почву для её широкого внедрения в различных отраслях.
По данным Агентства по управлению оборонными контрактами (DCMA),
«Системы управления освоенным объёмом обеспечивают дисциплинированный подход к планированию и управлению реализацией программы» (DCMA).
Как работает система управления освоенными затратами?
Метод освоенного объёма основан на сборе данных об отдельных задачах и рабочих пакетах, а затем на сравнении этих данных с общим планом проекта. Сочетание этих данных позволяет проводить более глубокий анализ освоенного объёма и выявлять тенденции. Обычно используются такие инструменты, как программное обеспечение для планирования, платформы для отслеживания затрат и информационные панели.
EVM работает, объединяя три важнейших элемента: объем, график и стоимость. Процесс начинается с определения базового плана проекта, который включает общую заложенную в бюджете стоимость запланированных работ (плановое значение или PV), а затем измерения фактической стоимости (AC) и полученной стоимости (EV) выполненных работ с течением времени.
Это позволяет руководителям проектов количественно оценивать прогресс и принимать решения на основе данных, используя хорошо зарекомендовавшие себя метрики EVM. Анализируя отклонения и показатели эффективности, команды могут определить, укладываются ли они в сроки и бюджет, или выявить отклонения на ранней стадии, чтобы принять меры по их устранению. Это также позволяет более точно прогнозировать итоговую стоимость и сроки выполнения.
Как отмечает DCMA,
«Ключевой особенностью EVM является возможность отслеживать и прогнозировать эффективность проекта с помощью надежных и объективных данных».
Ключевые понятия в управлении освоенными затратами
В основе любой системы EVM лежит структурированная WBS (структура распределения работ), которая делит проект на управляемые части. Эти элементы соответствуют статьям затрат и отслеживаются с помощью ключевых показателей, таких как SPI и CPI. Эти процессы соответствуют установленным стандартам, таким как рекомендации PMI и стандарты PMBOK.
Заработанная стоимость (EV)
Заработанная стоимость (ЗС) — это ключевой показатель эффективности в рамках EVM, отражающий объем запланированной работы, выполненной на любом этапе проекта.
Плановая стоимость (PV)
Плановая стоимость (PV) — это запланированные в бюджете расходы на выполнение работ.
Фактическая стоимость (AC)
Фактическая стоимость (ФС) — это фактические затраты на выполнение завершённой работы.
Оценка на этапе завершения (EAC)
EAC предоставляет прогноз общей стоимости проекта, рассчитанный на основе фактических затрат на текущий момент и ожидаемых результатов в будущем.
Что такое система управления освоенными затратами?
Система управления освоенным объёмом (EVMS) — это люди, процессы и технологии, которые организация использует для внедрения системы управления освоенным объёмом (EVM). Она объединяет документированные процессы, вспомогательные технологии и методы управления для интеграции затрат, сроков и технических характеристик. Для организаций, реализующих федеральные программы США, внедрение EVMS должно соответствовать таким стандартам, как EIA-748, циркуляр OMB A-11, часть 7, и положения 34.201 и 34.202 Федерального положения о закупках (FAR). Эти стандарты определяют, что представляет собой полностью интегрированная система управления эффективностью. Подробное описание этих критериев можно найти в Руководстве по намерениям NDIA EVMS, которое является ценным источником информации как для обеспечения соответствия требованиям, так и для внедрения.
Преимущества системы управления освоенными затратами
Объединяя затраты, сроки и масштаб проекта в единую аналитическую систему, метод освоенного объёма предоставляет мощный набор инструментов. Анализ освоенного объёма даёт организациям чёткое представление о том, на каком этапе находится проект по сравнению с планом, что помогает им принимать более взвешенные решения на ранних этапах.
Помимо анализа освоенного объёма, EVM предлагает надёжную систему оценки эффективности проекта и прогнозирования будущих результатов.
Объективная оценка эффективности: субъективные оценки заменяются количественными данными.
Раннее выявление проблем: позволяет проектным группам принимать меры по исправлению ситуации до того, как проблемы усугубятся.
Улучшенное прогнозирование затрат и сроков: позволяет точно прогнозировать окончательную стоимость проекта и сроки его реализации.
Улучшенная видимость и контроль: позволяет в режиме реального времени отслеживать эффективность на протяжении всего жизненного цикла проекта.
Улучшение коммуникации с заинтересованными сторонами: предоставление четких и лаконичных показателей, которые легко понять
Кроме того, EVM повышает достоверность отчётности по проектам и способствует более эффективному распределению ресурсов. Это улучшает согласованность между выполнением проекта и целями организации, что может быть особенно ценно при управлении портфелем проектов и программами.
Как отмечает DCMA,
«EVM позволяет заблаговременно выявлять проблемы, связанные с затратами и графиком, и принимать меры по их устранению».
Цитата из Отчёта о подотчётности правительства США (GAO) подтверждает это:
«EVM широко известен как передовой метод оценки эффективности проектов, позволяющий принимать обоснованные решения и выявлять риски на ранних этапах». (GAO)
Ключевые инструменты системы управления освоенными затратами
Современная система управления освоенным объёмом (EVMS) объединяет несколько функциональных областей, что позволяет получить целостное представление об эффективности проекта. Эти компоненты поддерживают как основные процессы управления освоенным объёмом, так и расширенные корпоративные потребности.
Основные компоненты EVMS
ERP (система планирования ресурсов предприятия): выступает в качестве финансовой основы, интегрируя данные о затратах и фактических показателях в систему EVMS для точного отслеживания и прогнозирования.
Программное обеспечение EVM EV Costing: рассчитывает ключевые показатели освоенного объёма, такие как индекс эффективности затрат (CPI), оценка на этапе завершения (EAC) и отклонения в затратах.
Планирование, составление расписания и контроль крупномасштабных программ Планирование: и отдельных проектов с постоянным отслеживанием запланированного и фактического прогресса.
Расширенные компоненты EVMS
Управление программой: управление персоналом и другими ресурсами, контрольными точками и результатами в рамках взаимосвязанных проектов и портфелей.
Управление рисками: выявление и оценка потенциальных угроз для бюджета, объема работ или сроков, а также поддержка планирования на случай непредвиденных обстоятельств.
Управление изменениями: обеспечивает целостность исходных данных, контролируя и документируя изменения в объёме работ, стоимости или графике.
Управление качеством: обеспечивает соответствие результатов проекта требуемым стандартам, что способствует достоверности оценки эффективности.
Оценка: интеллектуальная система ценообразования и оценки проектов, которая использует анализ исторических данных для составления точных смет и прогнозирования с учетом рисков.
Управление контрактами: отслеживание контрактных обязательств, результатов и соответствия требованиям проекта.
Аналитика данных: преобразует необработанные данные о производительности EVM в полезную информацию, которая помогает руководителям принимать решения.
Эти возможности составляют основу надёжной интегрированной системы управления электромобилями.
Интеграция EVM в жизненный цикл проекта
Этап Планирования
Эффективная EVM начинается с детального планирования:
Четко определите объем работ по проекту в техническом задании (ТЗ).
Разработайте иерархическую структуру работ (ИСР), чтобы подробно описать результаты проекта.
Разработайте организационную структуру (OBS), чтобы чётко определить обязанности.
Настройте контрольные счета для эффективного управления бюджетом и расписанием.
Составьте комплексный генеральный план (Integrated Master Schedule, IMS) и поэтапный бюджет, сформировав базовый уровень оценки эффективности (Performance Measurement Baseline, PMB).
Контроль Изменений базового уровня
Контроль изменений базового уровня — это формальный процесс управления изменениями утвержденного базового уровня проекта, обеспечивающий документирование, оценку и утверждение любых модификаций перед их внедрением. Он включает в себя создание базового уровня проекта, определяющего его первоначальные параметры, такие как объем работ, сроки, бюджет и качество, а также использование системы для контроля и управления любыми изменениями этих параметров. Этот процесс помогает поддерживать стабильность проекта и обеспечивает его успешную реализацию за счет отслеживания изменений и их потенциального влияния.
Этап исполнения и мониторинга
На этапе реализации EVMS постоянно сравнивает показатели эффективности с запланированными сроками и бюджетом. К ключевым показателям относятся:
Колебания стоимости (CV): EV — AC
Отклонение от графика (SV): EV – PV
Индекс эффективности затрат (ИЭЗ): электромобиль / кондиционер
Индекс эффективности расписания (SPI): EV / PV
Показатели, метрики и индексы освоенного объёма предназначены для объективной оценки эффективности проекта в сравнении с запланированным графиком и бюджетом. Они позволяют руководителям проектов выявлять отклонения, прогнозировать будущую эффективность и принимать обоснованные решения для поддержания проекта в рамках плана, сравнивая запланированную работу с фактически выполненной работой и понесёнными расходами. Мониторинг этих показателей позволяет руководителям проектов быстро выявлять отклонения, оперативно решать проблемы и вносить обоснованные коррективы.
Стадия Закрытия
По завершении проекта руководитель проекта проводит итоговую бухгалтерию, фиксирует извлечённые уроки и документирует результаты для будущих улучшений.
Проблемы интеграции объема работ, затрат и графика в EVM
Привязка рабочих пакетов к бюджету и расписанию
Одна из основных сложностей заключается в том, чтобы точно соотнести рабочие пакеты с соответствующими бюджетами и сроками. Это особенно трудно сделать в случае крупномасштабных или высокотехнологичных проектов, где результаты работы взаимосвязаны. Несоответствие может привести к искажению анализа эффективности и ненадёжному прогнозированию.
Обеспечение качества и согласованности данных
Другой распространённой проблемой является качество данных. Из-за требований EVM к детализации и частоте обновлений любая несогласованность или неточность в отчётах о ходе работ, затратах или отслеживании ресурсов может подорвать доверие к анализу. Для обеспечения целостности данных в нескольких системах, таких как инструменты планирования, ERP-платформы и приложения для расчёта стоимости электромобилей, требуется строгое управление и совместная работа.
Интеграция разрозненных систем
Системная интеграция сама по себе является техническим препятствием. Системы планирования потребности в материалах (MRP) часто содержат подробную информацию о производстве, которая не всегда отражается в интегрированном основном графике (Integrated Master Schedule, IMS). Аналогичным образом, бухгалтерские системы могут не отслеживать фактические затраты в формате, совместимом с требованиями к отчетности EVM. Такое несоответствие может препятствовать своевременной и эффективной интеграции графиков затрат.
Эффективность работы субподрядчика и отчетность
Работа с субподрядчиками добавляет ещё один уровень сложности. Интеграция отчётов о ходе работ в основной график и циклы отчётности по затратам может привести к задержкам и проблемам с согласованием, особенно если периодичность отчётности субподрядчиков отличается от бизнес-ритма генерального подрядчика.
Различные структуры рабочих пакетов
Структуры рабочих пакетов также различаются в зависимости от среды разработки и производственной среды. В производственной среде рабочие пакеты могут быть более длительными и более тесно привязанными к системам MRP при ограниченном участии управляющих аккаунтами (CAMs). И наоборот, проекты разработки в значительной степени зависят от CAMs для определения объема работ, затрат и планирования ввода данных и управления ими.
Согласование графиков отчетности и бухгалтерского учета
Наконец, решающее значение имеют синхронизация сроков и отчетности. Обновления расписания и отчетные периоды должны совпадать — это часто называют «переносом календаря» — чтобы обеспечить сопоставимость данных и точность анализа отклонений. Без такой синхронизации расчеты SPI и CPI могут не отражать реальное состояние проекта.
Эти проблемы подчёркивают важность хорошо интегрированной системы управления освоенным объёмом (EVMS), которая обеспечивает структурированное планирование, единообразную обработку данных и чёткое распределение ролей в проектной команде.
EVM в том виде, в котором он существует сегодня, появился в 1967 году в связи с острой необходимостью Министерства обороны США (DoD) в управлении сложными программами в эпоху холодной войны. Существующим методам контроля затрат и сроков не хватало точности и интеграции, чтобы получить чёткую и полную картину выполнения проекта. Поэтому была разработана система EVM для более эффективного управления сложными проектами, такими как программы разработки баллистических ракет, что подготовило почву для её широкого внедрения в различных отраслях.
По данным Агентства по управлению оборонными контрактами (DCMA),
«Системы управления освоенным объёмом обеспечивают дисциплинированный подход к планированию и управлению реализацией программы» (DCMA).
Как работает система управления освоенными затратами?
Метод освоенного объёма основан на сборе данных об отдельных задачах и рабочих пакетах, а затем на сравнении этих данных с общим планом проекта. Сочетание этих данных позволяет проводить более глубокий анализ освоенного объёма и выявлять тенденции. Обычно используются такие инструменты, как программное обеспечение для планирования, платформы для отслеживания затрат и информационные панели.
EVM работает, объединяя три важнейших элемента: объем, график и стоимость. Процесс начинается с определения базового плана проекта, который включает общую заложенную в бюджете стоимость запланированных работ (плановое значение или PV), а затем измерения фактической стоимости (AC) и полученной стоимости (EV) выполненных работ с течением времени.
Это позволяет руководителям проектов количественно оценивать прогресс и принимать решения на основе данных, используя хорошо зарекомендовавшие себя метрики EVM. Анализируя отклонения и показатели эффективности, команды могут определить, укладываются ли они в сроки и бюджет, или выявить отклонения на ранней стадии, чтобы принять меры по их устранению. Это также позволяет более точно прогнозировать итоговую стоимость и сроки выполнения.
Как отмечает DCMA,
«Ключевой особенностью EVM является возможность отслеживать и прогнозировать эффективность проекта с помощью надежных и объективных данных».
Ключевые понятия в управлении освоенными затратами
В основе любой системы EVM лежит структурированная WBS (структура распределения работ), которая делит проект на управляемые части. Эти элементы соответствуют статьям затрат и отслеживаются с помощью ключевых показателей, таких как SPI и CPI. Эти процессы соответствуют установленным стандартам, таким как рекомендации PMI и стандарты PMBOK.
Заработанная стоимость (EV)
Заработанная стоимость (ЗС) — это ключевой показатель эффективности в рамках EVM, отражающий объем запланированной работы, выполненной на любом этапе проекта.
Плановая стоимость (PV)
Плановая стоимость (PV) — это запланированные в бюджете расходы на выполнение работ.
Фактическая стоимость (AC)
Фактическая стоимость (ФС) — это фактические затраты на выполнение завершённой работы.
Оценка на этапе завершения (EAC)
EAC предоставляет прогноз общей стоимости проекта, рассчитанный на основе фактических затрат на текущий момент и ожидаемых результатов в будущем.
Что такое система управления освоенными затратами?
Система управления освоенным объёмом (EVMS) — это люди, процессы и технологии, которые организация использует для внедрения системы управления освоенным объёмом (EVM). Она объединяет документированные процессы, вспомогательные технологии и методы управления для интеграции затрат, сроков и технических характеристик. Для организаций, реализующих федеральные программы США, внедрение EVMS должно соответствовать таким стандартам, как EIA-748, циркуляр OMB A-11, часть 7, и положения 34.201 и 34.202 Федерального положения о закупках (FAR). Эти стандарты определяют, что представляет собой полностью интегрированная система управления эффективностью. Подробное описание этих критериев можно найти в Руководстве по намерениям NDIA EVMS, которое является ценным источником информации как для обеспечения соответствия требованиям, так и для внедрения.
Преимущества системы управления освоенными затратами
Объединяя затраты, сроки и масштаб проекта в единую аналитическую систему, метод освоенного объёма предоставляет мощный набор инструментов. Анализ освоенного объёма даёт организациям чёткое представление о том, на каком этапе находится проект по сравнению с планом, что помогает им принимать более взвешенные решения на ранних этапах.
Помимо анализа освоенного объёма, EVM предлагает надёжную систему оценки эффективности проекта и прогнозирования будущих результатов.
Объективная оценка эффективности: субъективные оценки заменяются количественными данными.
Раннее выявление проблем: позволяет проектным группам принимать меры по исправлению ситуации до того, как проблемы усугубятся.
Улучшенное прогнозирование затрат и сроков: позволяет точно прогнозировать окончательную стоимость проекта и сроки его реализации.
Улучшенная видимость и контроль: позволяет в режиме реального времени отслеживать эффективность на протяжении всего жизненного цикла проекта.
Улучшение коммуникации с заинтересованными сторонами: предоставление четких и лаконичных показателей, которые легко понять
Кроме того, EVM повышает достоверность отчётности по проектам и способствует более эффективному распределению ресурсов. Это улучшает согласованность между выполнением проекта и целями организации, что может быть особенно ценно при управлении портфелем проектов и программами.
Как отмечает DCMA,
«EVM позволяет заблаговременно выявлять проблемы, связанные с затратами и графиком, и принимать меры по их устранению».
Цитата из Отчёта о подотчётности правительства США (GAO) подтверждает это:
«EVM широко известен как передовой метод оценки эффективности проектов, позволяющий принимать обоснованные решения и выявлять риски на ранних этапах». (GAO)
Ключевые инструменты системы управления освоенными затратами
Современная система управления освоенным объёмом (EVMS) объединяет несколько функциональных областей, что позволяет получить целостное представление об эффективности проекта. Эти компоненты поддерживают как основные процессы управления освоенным объёмом, так и расширенные корпоративные потребности.
Основные компоненты EVMS
ERP (система планирования ресурсов предприятия): выступает в качестве финансовой основы, интегрируя данные о затратах и фактических показателях в систему EVMS для точного отслеживания и прогнозирования.
Программное обеспечение EVM EV Costing: рассчитывает ключевые показатели освоенного объёма, такие как индекс эффективности затрат (CPI), оценка на этапе завершения (EAC) и отклонения в затратах.
Планирование, составление расписания и контроль крупномасштабных программ Планирование: и отдельных проектов с постоянным отслеживанием запланированного и фактического прогресса.
Расширенные компоненты EVMS
Управление программой: управление персоналом и другими ресурсами, контрольными точками и результатами в рамках взаимосвязанных проектов и портфелей.
Управление рисками: выявление и оценка потенциальных угроз для бюджета, объема работ или сроков, а также поддержка планирования на случай непредвиденных обстоятельств.
Управление изменениями: обеспечивает целостность исходных данных, контролируя и документируя изменения в объёме работ, стоимости или графике.
Управление качеством: обеспечивает соответствие результатов проекта требуемым стандартам, что способствует достоверности оценки эффективности.
Оценка: интеллектуальная система ценообразования и оценки проектов, которая использует анализ исторических данных для составления точных смет и прогнозирования с учетом рисков.
Управление контрактами: отслеживание контрактных обязательств, результатов и соответствия требованиям проекта.
Аналитика данных: преобразует необработанные данные о производительности EVM в полезную информацию, которая помогает руководителям принимать решения.
Эти возможности составляют основу надёжной интегрированной системы управления электромобилями.
Интеграция EVM в жизненный цикл проекта
Этап Планирования
Эффективная EVM начинается с детального планирования:
Четко определите объем работ по проекту в техническом задании (ТЗ).
Разработайте иерархическую структуру работ (ИСР), чтобы подробно описать результаты проекта.
Разработайте организационную структуру (OBS), чтобы чётко определить обязанности.
Настройте контрольные счета для эффективного управления бюджетом и расписанием.
Составьте комплексный генеральный план (Integrated Master Schedule, IMS) и поэтапный бюджет, сформировав базовый уровень оценки эффективности (Performance Measurement Baseline, PMB).
Контроль Изменений базового уровня
Контроль изменений базового уровня — это формальный процесс управления изменениями утвержденного базового уровня проекта, обеспечивающий документирование, оценку и утверждение любых модификаций перед их внедрением. Он включает в себя создание базового уровня проекта, определяющего его первоначальные параметры, такие как объем работ, сроки, бюджет и качество, а также использование системы для контроля и управления любыми изменениями этих параметров. Этот процесс помогает поддерживать стабильность проекта и обеспечивает его успешную реализацию за счет отслеживания изменений и их потенциального влияния.
Этап исполнения и мониторинга
На этапе реализации EVMS постоянно сравнивает показатели эффективности с запланированными сроками и бюджетом. К ключевым показателям относятся:
Колебания стоимости (CV): EV — AC
Отклонение от графика (SV): EV – PV
Индекс эффективности затрат (ИЭЗ): электромобиль / кондиционер
Индекс эффективности расписания (SPI): EV / PV
Показатели, метрики и индексы освоенного объёма предназначены для объективной оценки эффективности проекта в сравнении с запланированным графиком и бюджетом. Они позволяют руководителям проектов выявлять отклонения, прогнозировать будущую эффективность и принимать обоснованные решения для поддержания проекта в рамках плана, сравнивая запланированную работу с фактически выполненной работой и понесёнными расходами. Мониторинг этих показателей позволяет руководителям проектов быстро выявлять отклонения, оперативно решать проблемы и вносить обоснованные коррективы.
Стадия Закрытия
По завершении проекта руководитель проекта проводит итоговую бухгалтерию, фиксирует извлечённые уроки и документирует результаты для будущих улучшений.
Проблемы интеграции объема работ, затрат и графика в EVM
Привязка рабочих пакетов к бюджету и расписанию
Одна из основных сложностей заключается в том, чтобы точно соотнести рабочие пакеты с соответствующими бюджетами и сроками. Это особенно трудно сделать в случае крупномасштабных или высокотехнологичных проектов, где результаты работы взаимосвязаны. Несоответствие может привести к искажению анализа эффективности и ненадёжному прогнозированию.
Обеспечение качества и согласованности данных
Другой распространённой проблемой является качество данных. Из-за требований EVM к детализации и частоте обновлений любая несогласованность или неточность в отчётах о ходе работ, затратах или отслеживании ресурсов может подорвать доверие к анализу. Для обеспечения целостности данных в нескольких системах, таких как инструменты планирования, ERP-платформы и приложения для расчёта стоимости электромобилей, требуется строгое управление и совместная работа.
Интеграция разрозненных систем
Системная интеграция сама по себе является техническим препятствием. Системы планирования потребности в материалах (MRP) часто содержат подробную информацию о производстве, которая не всегда отражается в интегрированном основном графике (Integrated Master Schedule, IMS). Аналогичным образом, бухгалтерские системы могут не отслеживать фактические затраты в формате, совместимом с требованиями к отчетности EVM. Такое несоответствие может препятствовать своевременной и эффективной интеграции графиков затрат.
Эффективность работы субподрядчика и отчетность
Работа с субподрядчиками добавляет ещё один уровень сложности. Интеграция отчётов о ходе работ в основной график и циклы отчётности по затратам может привести к задержкам и проблемам с согласованием, особенно если периодичность отчётности субподрядчиков отличается от бизнес-ритма генерального подрядчика.
Различные структуры рабочих пакетов
Структуры рабочих пакетов также различаются в зависимости от среды разработки и производственной среды. В производственной среде рабочие пакеты могут быть более длительными и более тесно привязанными к системам MRP при ограниченном участии управляющих аккаунтами (CAMs). И наоборот, проекты разработки в значительной степени зависят от CAMs для определения объема работ, затрат и планирования ввода данных и управления ими.
Согласование графиков отчетности и бухгалтерского учета
Наконец, решающее значение имеют синхронизация сроков и отчетности. Обновления расписания и отчетные периоды должны совпадать — это часто называют «переносом календаря» — чтобы обеспечить сопоставимость данных и точность анализа отклонений. Без такой синхронизации расчеты SPI и CPI могут не отражать реальное состояние проекта.
Эти проблемы подчёркивают важность хорошо интегрированной системы управления освоенным объёмом (EVMS), которая обеспечивает структурированное планирование, единообразную обработку данных и чёткое распределение ролей в проектной команде.
