Обзор управления преимуществами PMO
Интересно, что в большинстве случаев проект или программа запускается с целью принести ту или иную выгоду. Однако по какой-то причине многие менеджеры проектов и ОУП сосредотачивают внимание на реализации проекта вовремя, в рамках бюджета и согласованного объема, не отслеживая получение выгод.
Хотя теоретически включение согласованного объема в бюджет должно привести к получению выгод, во многих случаях это не так. Менеджер проекта нередко думает, что он не несет ответственности за предоставление соответствующих выгод.
Проблема обычно возникает, когда выгоды не связаны напрямую или не совпадают по срокам с результатами проекта. Возможно, вы захотите внедрить новую компьютерную систему, которая автоматизирует процесс. Это может привести к сокращению затрат за счет меньшего количества ресурсов. Однако может случиться так, что ресурсы не смогут быть освобождены из текущего ручного процесса до тех пор, пока система не будет запущена и проработает в течение 6 месяцев.
В этом сценарии руководитель проекта доставляет систему, а затем закрывает проект. По мнению менеджера проекта, это успех, поскольку согласованный объем работ был выполнен вовремя и в рамках бюджета. Однако эти преимущества не будут реализованы до тех пор, пока не будет перераспределена ЭПЗ.
Поэтому, чтобы избежать риска не реализации согласованных выгод, вам следует подумать о том, как могут помочь различные компоненты управления проектами и PMO.
Бизнес-кейс
В более раннем посте упоминалось, насколько важно экономическое обоснование: это контракт между спонсором и организацией. Согласие с экономическим обоснованием означает, что организация соглашается предоставить финансирование в обмен на заявленную выгоду.
Спонсор несет ответственность за обеспечение того, чтобы он (или его представитель – руководитель проекта) приносил выгоду. Таким образом, ОУП должен обеспечить отслеживание получения выгод и убедиться, что план проекта включает стратегию реализации выгод.
KPI
Реализация выгод может быть очень эмоциональной темой, особенно на этапе реализации. Чтобы избежать этого, спонсор и руководитель проекта должны постараться включить разумные ключевые показатели эффективности, достижение которых означает, что выгода может быть признана.
В идеале ключевые показатели эффективности должны быть согласованы заранее и даже включены в экономическое обоснование, поскольку обычно это вызывает гораздо меньше эмоций. Заблаговременное их согласование также помогает устранить индустрию, связанную с отслеживанием и реализацией выгод.
Отслеживание выгод
Умный проектный офис должен стремиться к согласованию значимых этапов получения выгод в рамках плана, который можно отслеживать. Это помогает отслеживать, где преимущества находятся под угрозой.
Изменить управление
Включите критерии, которые требуют применения контроля над изменениями, когда выгоды будут отличаться от тех, что были в исходном экономическом обосновании. Это гарантирует, что все будут знать, что выгоды реальны и должны быть реализованы (а не просто использованы для того, чтобы бизнес-обоснование выглядело лучше для получения финансирования).
Составление отчетов
Обеспечьте, чтобы реализация и отслеживание выгод были включены в регулярные руководящие комитеты. Это гарантирует, что все будут сосредоточены на предоставлении выгод и привлечет внимание там, где существует риск снижения выгод.
Пример отчета об отслеживании преимуществ
Когда люди поймут, что им придется нести ответственность за выполнение бизнес-кейса, вы увидите, как изменится их поведение, что приведет к более точным предложениям.
Краткое содержание
Отслеживание и реализация выгод является основной причиной выбора инвестирования ресурсов для реализации проекта. В обязанности ОУП входит обеспечение предоставления льгот и предоставление высшему руководству информации для принятия обоснованных решений (включая остановку проектов, которые не соответствуют их экономическому обоснованию).
Хотя теоретически включение согласованного объема в бюджет должно привести к получению выгод, во многих случаях это не так. Менеджер проекта нередко думает, что он не несет ответственности за предоставление соответствующих выгод.
Проблема обычно возникает, когда выгоды не связаны напрямую или не совпадают по срокам с результатами проекта. Возможно, вы захотите внедрить новую компьютерную систему, которая автоматизирует процесс. Это может привести к сокращению затрат за счет меньшего количества ресурсов. Однако может случиться так, что ресурсы не смогут быть освобождены из текущего ручного процесса до тех пор, пока система не будет запущена и проработает в течение 6 месяцев.
В этом сценарии руководитель проекта доставляет систему, а затем закрывает проект. По мнению менеджера проекта, это успех, поскольку согласованный объем работ был выполнен вовремя и в рамках бюджета. Однако эти преимущества не будут реализованы до тех пор, пока не будет перераспределена ЭПЗ.
Поэтому, чтобы избежать риска не реализации согласованных выгод, вам следует подумать о том, как могут помочь различные компоненты управления проектами и PMO.
Бизнес-кейс
В более раннем посте упоминалось, насколько важно экономическое обоснование: это контракт между спонсором и организацией. Согласие с экономическим обоснованием означает, что организация соглашается предоставить финансирование в обмен на заявленную выгоду.
Спонсор несет ответственность за обеспечение того, чтобы он (или его представитель – руководитель проекта) приносил выгоду. Таким образом, ОУП должен обеспечить отслеживание получения выгод и убедиться, что план проекта включает стратегию реализации выгод.
KPI
Реализация выгод может быть очень эмоциональной темой, особенно на этапе реализации. Чтобы избежать этого, спонсор и руководитель проекта должны постараться включить разумные ключевые показатели эффективности, достижение которых означает, что выгода может быть признана.
В идеале ключевые показатели эффективности должны быть согласованы заранее и даже включены в экономическое обоснование, поскольку обычно это вызывает гораздо меньше эмоций. Заблаговременное их согласование также помогает устранить индустрию, связанную с отслеживанием и реализацией выгод.
Отслеживание выгод
Умный проектный офис должен стремиться к согласованию значимых этапов получения выгод в рамках плана, который можно отслеживать. Это помогает отслеживать, где преимущества находятся под угрозой.
Изменить управление
Включите критерии, которые требуют применения контроля над изменениями, когда выгоды будут отличаться от тех, что были в исходном экономическом обосновании. Это гарантирует, что все будут знать, что выгоды реальны и должны быть реализованы (а не просто использованы для того, чтобы бизнес-обоснование выглядело лучше для получения финансирования).
Составление отчетов
Обеспечьте, чтобы реализация и отслеживание выгод были включены в регулярные руководящие комитеты. Это гарантирует, что все будут сосредоточены на предоставлении выгод и привлечет внимание там, где существует риск снижения выгод.
Пример отчета об отслеживании преимуществ
Когда люди поймут, что им придется нести ответственность за выполнение бизнес-кейса, вы увидите, как изменится их поведение, что приведет к более точным предложениям.
Краткое содержание
Отслеживание и реализация выгод является основной причиной выбора инвестирования ресурсов для реализации проекта. В обязанности ОУП входит обеспечение предоставления льгот и предоставление высшему руководству информации для принятия обоснованных решений (включая остановку проектов, которые не соответствуют их экономическому обоснованию).
