Как узнать, что проект завершен! Подсказка отслеживание результатов?

Как бы вы ответили на следующий вопрос спонсора проекта:

«Как я узнаю, что проект завершен?»

Это очень интересный вопрос, поскольку на самом деле спонсор проекта спрашивает:

«Достигнуты ли необходимые результаты проекта?»

Менеджер проекта думает, завершен ли проект? Ответ важен, поскольку спонсор обычно выделяет ценные ресурсы (бюджет, люди и время) для достижения результата. Поэтому спонсор вполне вправе рассчитывать на положительный ответ.

Найдите минутку, чтобы подумать о своем текущем проекте или программе, и, если этот вопрос наполняет вас страхом, паникой или просто заставляет вас чувствовать себя неловко, следующие 4 принципа могут помочь.

1.Четкие масштабы и результаты

Хотя это может показаться очевидным, существует множество активных проектов, которые не имеют четко определенной сферы применения. Еще больше не имеют четко определенных результатов.

Понимание обоих имеет решающее значение для менеджера проекта. Не зная объема и требуемого результата, как руководитель проекта может определить и направить работу для достижения требуемого результата? Ответ: не могут.

Таким образом, не имея этого четкого понимания, менеджер проекта ставит себя в невыгодное положение еще до того, как он действительно начнет. Не тот способ, которым я бы выбрал начать проект.

В начале любой работы обязательно уделите время определению объема и требуемых результатов. Продолжайте задавать вопросы до тех пор, пока вам и вашей команде не станет ясно, поскольку гораздо лучше устранить неясности в самом начале.

2. Объем документа и результаты

Если вы выполнили шаг 1, хорошая работа. Теперь вы должны задокументировать объем и результаты в четком и кратком формате, понятном всем заинтересованным сторонам. Помните, что написанное слово легко истолковать неверно. Поэтому попросите экспертную оценку, чтобы убедиться, что документ понятен.

В идеале результаты должны описывать каждый важный результат и показатели, которые будут использоваться для измерения их полноты. Согласовать их в начале проекта гораздо проще, чем ждать его завершения.

3. Согласовать объем и результаты

Важно не предполагать, что спонсор прочитал и понял детали только потому, что вы создали документ. Поэтому желательно организовать обзорную сессию со спонсором и любой другой заинтересованной стороной, чтобы обсудить с ними ключевые моменты масштаба и результатов. Этот шаг поможет обеспечить общее понимание и позволит разрешить недоразумения. Убедитесь, что документ обновлен, чтобы отразить любые изменения.

В конце сессии убедитесь, что все стороны официально признали и согласовали объем и результаты. Этот подписанный документ затем станет основой для выполнения работы менеджером проекта. Это также означает, что у менеджера проекта есть ссылка для проверки результатов по мере их завершения.

4. Отслеживайте прогресс

Потратив время на согласование результатов (результатов), важно отслеживать прогресс. Регулярная отчетность поможет. Однако для обеспечения надежного процесса результаты должны быть преобразованы в этапы и создан журнал результатов.

Это позволит отслеживать прогресс по каждому результату и укажет, где результаты задерживаются или пропускаются. Может даже существовать независимый процесс для обеспечения каждого результата и стандартный метод хранения. Это гарантирует, что все результаты можно будет найти в конце проекта.

Подробную информацию о точках данных и полях, которые следует включить в отслеживание результатов, можно найти в публикации « Отслеживание результатов проекта» (нужные поля) .

Краткое содержание

Цель проекта – достижение результата. Объем поможет определить результат, а обеспечение четкости, документирования, согласования и отслеживания объема и результатов поможет гарантировать их достижение.