Управление портфелем корпоративных проектов (EPPM) аналогично Управлению корпоративными проектами тем, что оно позволяет крупным организациям с несколькими проектами управлять свои проекты в соответствии со своей бизнес-стратегией. Для этого проекты группируются в портфели, где анализируется их эффективность, оценка затрат и стратегическая согласованность, чтобы оптимизировать вероятность достижения бизнес-целей.
Зачем использовать управление портфелем корпоративных проектов?
Существует ряд причин, по которым организация предпочитает использовать EPPM для более эффективного управления своими проектами.
Одновременное выполнение большого количества проектов, которые не добавляют ценности организации.
Наличие проектов, которые не соответствуют стратегическим целям организации.
Опыт значительных задержек проектов, которые приводят к задержке окупаемости инвестиций
Конфликт ресурсов, приводящий к узким местам в процессе и задержкам в реализации проекта. Чаще всего возникает из-за назначения сотрудников на одновременные проекты.
Как внедрить EPPM?
Для внедрения EPPM необходимо выполнить ряд предписанных шагов.
Создайте инвентаризацию проекта
Чтобы начать процесс, определите все предлагаемые проекты и их ключевую информацию. После определения проекты следует классифицировать в соответствии со стратегическими целями организации и соответствуют ли они им. Именно здесь офис управления проектами (PMO) может сыграть ценную роль.
БЕСПЛАТНАЯ загрузка шаблона книги работ
Этот бесплатный шаблон может оказаться вам полезным: Загрузка шаблона книги работ проекта .
Разработайте стратегию
Прежде чем приступить к обеспечению согласованности проекта, необходимо четко определить бизнес-стратегию организации. Также важно информировать о процессе определения приоритетности проектов, чтобы обеспечить применение стандартизированного подхода.
На этом этапе также может быть полезно определить ответы на общие вопросы, которые могут возникнуть в ходе процесса. Люди, как правило, не склонны к переменам, поэтому такие вопросы, как «почему мы это делаем?» и «Какую пользу нам это принесет?» могут регулярно возникать в процессе реализации.
Назначьте команду внедрения
Помимо руководящего органа, состоящего из высшего руководства, команде внедрения также потребуется менеджер портфеля и, что, возможно, самое главное, технический персонал, который будет способствовать использованию новых систем.
Анализируйте каждый проект
Каждый проект необходимо оценить, выявить сильные и слабые стороны портфеля проектов.
Определите основные этапы, прогнозируемую рентабельность инвестиций, распределение ресурсов и графики отчетности, а также используйте данные, чтобы определить, существует ли какое-либо дублирование или возможность объединения проектов.
На этом этапе важно сравнить прогнозируемый технический успех проекта с ожидаемой выгодой, чтобы оценить общий риск портфеля.
Выполните анализ выравнивания
Этот анализ определит, выделены ли критически важные ресурсы на критически важные проекты и соответствуют ли эти проекты стратегическим целям организации.
Руководящие принципы определения согласованности включают степень стратегического соответствия между организацией и портфелем; экономически обоснованное приведение проектов в соответствие со стратегическими целями; вероятность того, что конечный продукт принесет ожидаемую прибыль, и оценка связанных с этим рисков.
Управление
Теперь, когда портфель проектов создан, необходимо тщательно управлять распределением ресурсов и бюджета на основе приоритетов, определенных на предыдущих этапах.
Это следует делать в тесном сотрудничестве с заинтересованными сторонами, чтобы гарантировать, что в результате получится портфель, представляющий собой здоровое сочетание риска и вознаграждения, отвечающее внутренним потребностям.
Тестируйте и адаптируйте
Хотя каждая организация хотела бы все сделать правильно с первого раза, это вряд ли произойдет.
Рекомендуется сначала протестировать процесс EPPM с избранным числом заинтересованных сторон, чтобы получить конструктивную обратную связь для улучшения процесса.
Основные советы для успеха EPPM
Реализация уже завершена, но как добиться успеха EPPM?
Уделяйте приоритетное внимание выявлению рисков и средствам их устранения.
Отмените проекты, которые больше не соответствуют стратегии организации.
Предоставьте членам команды свободу и гибкость, упростив управление временем и задачами.
Уделяйте приоритетное внимание сбору точных данных, чтобы облегчить принятие решений и соблюдение нормативных требований.
Используйте наиболее подходящие инструменты и программное обеспечение, чтобы упростить процесс и обеспечить реализацию проекта.
Избегайте микроменеджмента.
Проблемы ЭППМ
Как и везде, у EPPM есть свои проблемы, особенно когда речь идет о крупных, часто сложных организациях.
Комплексное управление
Портфели часто требуют более сложной структуры управления, чем отдельный проект, поскольку в них обычно участвуют многочисленные заинтересованные стороны из разных отделов.
Планирование и исполнение
Портфели проектов требуют обширных административных процедур, высокого уровня координации и эффективных лидерских навыков, поскольку задачи выполняются параллельно.
Финансовый менеджмент
При отслеживании и анализе крупных портфелей может быть больше места для ошибок при разрешении, регистрации и отчетности по финансовому анализу. Поэтому строгое соблюдение финансовых правил является необходимостью.
В среде, где проекты конкурируют за приоритетные и часто ограниченные ресурсы, управление портфелем корпоративных проектов может помочь сократить и расставить приоритеты, какие проекты добавляются в портфель организации, а также порядок их реализации.
Решение этой проблемы может помочь повысить рентабельность инвестиций организации и устранить неэффективность, а также помочь организации сосредоточиться на своих стратегических целях.
Несоответствие навыков
Когда организация отправляется на путь внедрения подхода управления корпоративным портфелем, важно учитывать навыки проектной команды. Этот сдвиг может стать большим шагом, если в организации будет использоваться более традиционный PMO.
Важно подумать, какое обучение можно провести для повышения квалификации проектной команды. Аналогичным образом, не упускайте из виду команду руководителей, чтобы они понимали подход и ценность, которую он принесет.