Риск расширения масштабов проекта что это такое и как с ним бороться?
Вы можете узнать больше о методологии проектного управления, используя базу знаний Института
Вы можете узнать больше о методологии проектного управления, используя базу знаний Института
Хорошо спланированные проекты должны иметь четко определенные результаты. Результаты могут расти и видоизменяться и влиять на бюджеты и сроки. Это риск расширения масштабов проекта, так что же это такое и как с этим бороться ?
Курс по управлению рисками проекта вы можете пройти в Институте ПМ3 ЕДТЕХ
Ваш офис управления проектами (PMO) будет иметь ряд ключевых показателей эффективности, которые будут уникальными для его ситуации. Как правило, большинство проектных офисов будут нести ответственность за реализацию проектов в срок, в рамках бюджета и за положительные результаты для заинтересованных сторон. Расползание границ представляет собой значительный риск несоблюдения этих требований.
При оценке рисков, с которыми сталкивается новый проект, расширение масштабов должно занимать первое место в списке, поскольку оно может иметь самые разнообразные последствия. С этой целью мы рассмотрим:
Как распознать расширение масштабов ваших проектов
Почему происходит расползание области видимости
Способы смягчения или предотвращения расширения масштабов
Что такое расползание масштаба проекта?
Расширение масштаба проекта — это когда к проекту предъявляются новые требования без выделения дополнительного времени или денег. Это может быть изменение требуемых результатов и результатов или полное добавление новых функций или результатов.
Расширение масштабов повлияет на успех проектов, поскольку потребуется дополнительная работа без каких-либо дополнительных ресурсов. Это также может создавать чрезмерный стресс для людей, требуя больше работы без бюджета на сверхурочную работу, что может повлиять на удержание сотрудников и удовлетворенность работой.
Как я могу предотвратить расширение масштабов моих проектов?
Чтобы объем проектов в вашем PMO не вышел из-под контроля, вам необходимо понять, почему происходит расширение объема. Есть множество вещей, которые могут расширить первоначальные планы проекта, и мы определили четыре основные вещи, о которых вам нужно знать и иметь планы.
Настройка параметров
На этапе планирования крайне важно иметь четкие параметры проекта. Без четкого определения объема проекта будет гораздо проще вносить дополнения и изменения.
Каждый проект должен иметь Заявление о содержании проекта, которое включается в Документ инициирования проекта. Четкое изложение того, чего именно следует ожидать от проекта, означает, что клиент или заинтересованные стороны знают, что им придется платить больше, чтобы получить что-то иное, чем было согласовано.
Привлекайте менеджеров проектов, исполнительных спонсоров и конечных пользователей к настройке параметров, чтобы все они знали результаты и функции. Привлечение их на раннем этапе должно остановить ненужные запросы — каждый знает, как будет выглядеть результат.
Привлечение клиентов
Спустя долгое время после того, как параметры были установлены с клиентом, вам необходимо убедиться, что они все еще актуальны. Наличие клиента, конечных пользователей или заинтересованных сторон в процессе реализации проекта может предотвратить возникновение серьезных проблем на более поздних этапах цикла поставки.
Даже если все участвовали в этапе планирования, нельзя предполагать, что они точно знают, что происходит неделю за неделей. Ваш проектный офис должен гарантировать, что все, кто полагается на результаты, знают, в каком направлении движется работа.
Защитите результаты проекта с помощью еженедельных обзоров и ежемесячных обзоров. Если клиент вернется и запросит совершенно другой процесс для получения конечного результата после месяцев работы, это создаст хаос. Если держать всех в курсе, ничего не зайдет слишком далеко, прежде чем будут выявлены проблемы, которые повлияют на масштаб проекта.
Расстановка приоритетов
В частности, в проектах с линейными временными рамками все этапы процесса легко считать одинаково важными. Когда объем работ меняется или элементы проекта перерасходуются и необходимо выделить время и деньги, вам нужно знать, от чего можно отказаться.
Предоставление каждой функции и результата в проекте гарантирует, что действительно важные элементы будут защищены, в то время как приятные элементы могут быть удалены, если – и когда – что-то изменится со стороны клиента или заинтересованной стороны.
Полезно иметь меню с элементами, которые можно отменить, если произойдет смещение области действия. Составьте список приоритетов, чтобы вы могли договориться о расширении масштабов и поддерживать проекты в рамках вашего PMO вовремя и в рамках бюджета.
Управление изменениями
Расширение масштабов — неизбежная часть проектов. Хотя во многих случаях можно отказаться от этого, должны быть предусмотрены процессы, когда вам придется принять изменения.
Ваши менеджеры проектов могут не захотеть обращаться к вашему проектному офису с каждым изменением и принимать решение об управлении им, а поднимать этот вопрос только при возникновении проблемы. Это плохое управление рисками: вам необходимо иметь соответствующую структуру для согласования изменений в проекте, которые будут соблюдаться.
Навыки лидерства в проектах вы можете получить, приняв участие в интерактивной программе обучения
Курс по управлению рисками проекта вы можете пройти в Институте ПМ3 ЕДТЕХ
Ваш офис управления проектами (PMO) будет иметь ряд ключевых показателей эффективности, которые будут уникальными для его ситуации. Как правило, большинство проектных офисов будут нести ответственность за реализацию проектов в срок, в рамках бюджета и за положительные результаты для заинтересованных сторон. Расползание границ представляет собой значительный риск несоблюдения этих требований.
При оценке рисков, с которыми сталкивается новый проект, расширение масштабов должно занимать первое место в списке, поскольку оно может иметь самые разнообразные последствия. С этой целью мы рассмотрим:
Как распознать расширение масштабов ваших проектов
Почему происходит расползание области видимости
Способы смягчения или предотвращения расширения масштабов
Что такое расползание масштаба проекта?
Расширение масштаба проекта — это когда к проекту предъявляются новые требования без выделения дополнительного времени или денег. Это может быть изменение требуемых результатов и результатов или полное добавление новых функций или результатов.
Расширение масштабов повлияет на успех проектов, поскольку потребуется дополнительная работа без каких-либо дополнительных ресурсов. Это также может создавать чрезмерный стресс для людей, требуя больше работы без бюджета на сверхурочную работу, что может повлиять на удержание сотрудников и удовлетворенность работой.
Как я могу предотвратить расширение масштабов моих проектов?
Чтобы объем проектов в вашем PMO не вышел из-под контроля, вам необходимо понять, почему происходит расширение объема. Есть множество вещей, которые могут расширить первоначальные планы проекта, и мы определили четыре основные вещи, о которых вам нужно знать и иметь планы.
Настройка параметров
На этапе планирования крайне важно иметь четкие параметры проекта. Без четкого определения объема проекта будет гораздо проще вносить дополнения и изменения.
Каждый проект должен иметь Заявление о содержании проекта, которое включается в Документ инициирования проекта. Четкое изложение того, чего именно следует ожидать от проекта, означает, что клиент или заинтересованные стороны знают, что им придется платить больше, чтобы получить что-то иное, чем было согласовано.
Привлекайте менеджеров проектов, исполнительных спонсоров и конечных пользователей к настройке параметров, чтобы все они знали результаты и функции. Привлечение их на раннем этапе должно остановить ненужные запросы — каждый знает, как будет выглядеть результат.
Привлечение клиентов
Спустя долгое время после того, как параметры были установлены с клиентом, вам необходимо убедиться, что они все еще актуальны. Наличие клиента, конечных пользователей или заинтересованных сторон в процессе реализации проекта может предотвратить возникновение серьезных проблем на более поздних этапах цикла поставки.
Даже если все участвовали в этапе планирования, нельзя предполагать, что они точно знают, что происходит неделю за неделей. Ваш проектный офис должен гарантировать, что все, кто полагается на результаты, знают, в каком направлении движется работа.
Защитите результаты проекта с помощью еженедельных обзоров и ежемесячных обзоров. Если клиент вернется и запросит совершенно другой процесс для получения конечного результата после месяцев работы, это создаст хаос. Если держать всех в курсе, ничего не зайдет слишком далеко, прежде чем будут выявлены проблемы, которые повлияют на масштаб проекта.
Расстановка приоритетов
В частности, в проектах с линейными временными рамками все этапы процесса легко считать одинаково важными. Когда объем работ меняется или элементы проекта перерасходуются и необходимо выделить время и деньги, вам нужно знать, от чего можно отказаться.
Предоставление каждой функции и результата в проекте гарантирует, что действительно важные элементы будут защищены, в то время как приятные элементы могут быть удалены, если – и когда – что-то изменится со стороны клиента или заинтересованной стороны.
Полезно иметь меню с элементами, которые можно отменить, если произойдет смещение области действия. Составьте список приоритетов, чтобы вы могли договориться о расширении масштабов и поддерживать проекты в рамках вашего PMO вовремя и в рамках бюджета.
Управление изменениями
Расширение масштабов — неизбежная часть проектов. Хотя во многих случаях можно отказаться от этого, должны быть предусмотрены процессы, когда вам придется принять изменения.
Ваши менеджеры проектов могут не захотеть обращаться к вашему проектному офису с каждым изменением и принимать решение об управлении им, а поднимать этот вопрос только при возникновении проблемы. Это плохое управление рисками: вам необходимо иметь соответствующую структуру для согласования изменений в проекте, которые будут соблюдаться.
Навыки лидерства в проектах вы можете получить, приняв участие в интерактивной программе обучения
